Panoramica del sistema
I reparti di un hotel non lavorano in modo isolato. Una prenotazione fatta online tocca il channel manager, il ricevimento, le pulizie e le finanze ancora prima che l'ospite arrivi. Veridien è costruito come un unico sistema integrato, così tutto il tuo team lavora sugli stessi dati. Questa pagina spiega come si collegano i moduli e dove trovare ciascuno nella barra laterale.
Immagina Veridien come una ruota: la struttura è il mozzo e ogni modulo un raggio. Ogni modulo legge e scrive sugli stessi dati condivisi (camere, ospiti, prenotazioni, conti). Una modifica in un punto si propaga agli altri.
Quando un ospite prenota, il channel manager la trasforma in una prenotazione e accanto a essa si apre un conto. Il ricevimento la vede sulla dashboard. Le pulizie preparano la camera. Durante il soggiorno gli addebiti di ristorante e servizi finiscono su quel conto. Al check-out il conto viene saldato, la camera passa a sporca e i report registrano il ricavo. Un solo percorso dell'ospite, molti moduli, un'unica fonte di verità.
Il gruppo Ricevimento è la vista operativa in tempo reale in cui il personale esegue check-in, check-out e assegnazioni delle camere. Contiene Prenotazioni, Conti e Fatture (il registro e i documenti di ogni soggiorno), Ospiti (schede ospite e storico), la Posta in arrivo (messaggi dai canali, con un contatore dei non letti nella barra laterale) e Recensioni. La Dashboard della struttura sta appena sopra e mostra gli arrivi, gli ospiti in struttura e le partenze di oggi.
Vedi Dashboard del ricevimento, Check-in, Check-out e Schede ospiti.
Prenotazioni è il posto in cui le prenotazioni vivono prima, durante e dopo un soggiorno. Qui crei prenotazioni, assegni piani tariffari, colleghi schede ospite e gestisci i blocchi per gruppi. Ogni prenotazione segue un ciclo di vita che va da Provvisoria a Confermata, poi Check-in effettuato e Check-out effettuato, oppure Annullata.
La distinzione di scopo è utile: Prenotazioni serve a pianificare le prenotazioni future, mentre la dashboard del Ricevimento serve a eseguire quello che sta succedendo adesso. Vedi Creare prenotazioni e Piani tariffari.
Concetto chiave: struttura
Una struttura è un singolo hotel, resort o altra struttura ricettiva. Ogni modulo, camera, conto e ruolo del personale esiste all'interno della struttura attiva. Se gestisci più sedi, passa dall'una all'altra con il selettore di struttura nella barra laterale. Vedi Concetti chiave.
Il gruppo Struttura riguarda la tua sede fisica e il modo in cui la vendi: Camere e tipi di camera, Pulizie, il Channel Manager, i Servizi che vendi come extra, le Email (modelli destinati agli ospiti), il tuo Sito web e il Motore di prenotazione per le prenotazioni dirette.
Vedi Gestione delle camere, Gestione delle attività e Origini delle prenotazioni.
Ogni transazione finanziaria passa da Finanze. L'oggetto centrale è il conto, il registro in corso collegato a un soggiorno. Il gruppo Finanze contiene il Giornale dei pagamenti, le Spese, i Piani tariffari, i Pacchetti, le Promozioni e i Report. Conti e Fatture stanno nel gruppo Ricevimento, accanto alle prenotazioni a cui appartengono, mentre imposte, supplementi e valute si configurano in Impostazioni della struttura.
Finanze è separato dal ricevimento perché le responsabilità sono diverse: il personale del ricevimento registra gli addebiti, mentre i responsabili finanziari li riconciliano e li fatturano. Vedi Conti, Pagamenti e liquidazioni, Fatturazione e Chiusura notturna.
Pulizie tiene traccia dello stato di pulizia e manutenzione di ogni camera. Quando un ospite fa il check-out, la camera passa a Sporca; un addetto la pulisce e la contrassegna come Pulita, e solo allora il ricevimento può assegnarla a un ospite in arrivo. Le camere possono anche essere messe Fuori servizio per manutenzione, il che le esclude dalle camere vendibili.
Vedi Gestione delle attività e Ispezioni delle camere.
Il channel manager collega la tua struttura alle OTA e sincronizza disponibilità e tariffe. Una prenotazione in arrivo da un canale diventa una prenotazione Confermata e la disponibilità scende su tutti i canali collegati per evitare l'overbooking. La chiusura di un tipo di camera per un intervallo di date si propaga verso i tuoi canali.
Vedi Configurazione del channel manager e Gestire la disponibilità.
I report stanno sotto Finanze e aggregano i dati di ogni modulo. Tra le metriche più comuni ci sono ricavo totale, occupazione, ADR (tariffa media giornaliera) e RevPAR (ricavo per camera disponibile), oltre alle scomposizioni per origine della prenotazione, metodo di pagamento e imposta. I report leggono i dati invece di modificarli, ma le indicazioni che ne escono guidano le decisioni in tutto il resto: ritoccare le tariffe, organizzare le pulizie e valutare le performance dei canali.
Vedi Dashboard delle analisi e Report.
Concetto chiave: autorizzazioni
Un'autorizzazione controlla cosa un utente può vedere e fare. Le autorizzazioni sono raggruppate in ruoli (come Titolare, Responsabile, Ricevimento, Pulizie) che un amministratore assegna a ogni account. La barra laterale mostra solo le sezioni consentite dal tuo ruolo. Vedi Utenti e ruoli.
La barra laterale è il modo principale per spostarti tra i moduli. Il selettore di struttura sta in alto e le voci sono raggruppate:
- Dashboard: la fotografia di oggi per la struttura attiva.
- Ricevimento: Prenotazioni, Conti, Fatture, Ospiti, Posta in arrivo, Recensioni.
- Struttura: Camere, Pulizie, Channel Manager, Servizi, Email, Sito web, Motore di prenotazione.
- Ristorante: Cassa, KDS, Menu, Magazzino, Report, Riconciliazione e Impostazioni del ristorante (solo per il personale food and beverage).
- Finanze: Giornale dei pagamenti, Spese, Piani tariffari, Pacchetti, Promozioni, Report.
- Impostazioni (in fondo): Registro attività e Impostazioni della struttura.
In cima alla schermata ci sono una casella di ricerca e una campanella delle notifiche, per spostarti in fretta e per gli avvisi. Il menu del tuo account ed Esci si trovano in fondo alla barra laterale.
Non vedi una sezione?
La barra laterale si basa sulle autorizzazioni. Se un modulo non c'è, il tuo ruolo non lo comprende. Contatta l'amministratore della struttura se ti serve l'accesso. Vedi Utenti e ruoli.
Un flusso semplificato di un soggiorno tipico rende evidenti i collegamenti:
- Un ospite prenota su una OTA. Il channel manager crea una prenotazione Confermata e con essa si apre un conto.
- La disponibilità scende automaticamente su tutti i canali.
- Alla data di arrivo la dashboard del Ricevimento mostra la prenotazione.
- Le pulizie preparano la camera e la contrassegnano come Pulita.
- Il ricevimento esegue il check-in e la camera passa a Occupata.
- Durante il soggiorno gli addebiti di ristorante e servizi vengono registrati sul conto.
- A fine giornata il personale esegue la routine di fine giornata per verificare che addebiti e pagamenti del giorno quadrino.
- Alla partenza il ricevimento esegue il check-out, salda il conto e la camera passa a Sporca.
- I report registrano i dati di ricavo, occupazione e origine.
Ogni passaggio coinvolge almeno due moduli che condividono gli stessi dati. È per questo che Veridien è un unico sistema integrato e non un insieme di strumenti separati.
Configura il tuo account in Primo accesso, poi leggi Concetti chiave per il vocabolario che ogni modulo dà per scontato.