Check-in
Il check-in è il momento in cui una prenotazione confermata diventa un soggiorno attivo. In Veridien, fare il check-in di un ospite significa assegnargli una camera fisica, segnare quella camera come occupata e aprire un conto con gli addebiti di camera per ogni notte del soggiorno. Questa pagina spiega come avviare un check-in, come funziona il selettore di camere, come vengono gestiti gli upgrade e come fare il check-in di una prenotazione che comprende più di una camera.
Per completare un check-in ti serve l'autorizzazione Check-in ricevimento (frontDesk.checkIn). Se il pulsante Check-in non fa nulla o restituisce un errore, chiedi a un amministratore di controllare il tuo ruolo. Vedi Utenti e ruoli.
Il check-in di una prenotazione si può fare solo quando è nello stato confermata (o parzialmente check-in effettuato). Le prenotazioni provvisorie, annullate o già partite non possono ricevere il check-in. Le prenotazioni si creano nella sezione Prenotazioni e gli arrivi del giorno compaiono nella Dashboard.
Ci sono tre modi per fare il check-in di un ospite:
- Dalla dashboard. Nel widget Arrivi e partenze, trova l'ospite nella colonna Arrivi e fai clic sul pulsante Check-in della sua riga. Il pulsante compare solo finché la prenotazione è ancora confermata.
- Dalla prenotazione. Apri la prenotazione dell'ospite e avvia il check-in da lì.
- Dal menu a tendina dello stato della prenotazione. Nella pagina di dettaglio della prenotazione, imposta lo stato su Check-in effettuato. Questa via applica lo stesso controllo di idoneità della finestra di dialogo e in più rifiuta una prenotazione senza camera assegnata, perché non ha un selettore di camere: la camera deve essere già sulla prenotazione. Se un controllo non passa, Veridien mostra una conferma Fare il check-in comunque?, e confermarla forza il controllo esattamente come fa Fai il check-in comunque nella finestra di dialogo. Un passaggio di stato non consentito (per esempio riportare un soggiorno già partito a check-in effettuato) viene rifiutato del tutto e non si può forzare.
L'intestazione della finestra di dialogo dice Check-in - [nome dell'ospite].
Quello che mostra la finestra di dialogo dipende dal fatto che alla prenotazione sia già assegnata una camera.
Se la prenotazione ha già una camera specifica collegata, la finestra mostra quel numero di camera sotto Camera assegnata e ti basta confermare. Puoi comunque aggiungere una nota (vedi sotto) prima di fare clic su Check-in.
Veridien applica un controllo di idoneità sulla camera assegnata: per il check-in deve essere Pulita e libera. Se la camera collegata è sporca, fuori servizio o ancora occupata, la finestra mostra un avviso con lo stato della camera e il pulsante Check-in diventa Fai il check-in comunque. Facendo clic si forza il controllo e si prosegue. Usa la forzatura solo quando hai verificato che la camera è davvero pronta, per esempio una camera appena rifatta ma non ancora segnata come Pulita nel sistema.
Se non c'è nessuna camera collegata, la finestra mostra il selettore di camere:
- I tipi di camera compaiono in alto come schede selezionabili. Seleziona la scheda del tipo di camera in cui vuoi sistemare l'ospite. Il tipo di camera prenotato è selezionato per impostazione predefinita.
- Sotto le schede, le camere del tipo selezionato compaiono come riquadri, ciascuno con il numero di camera, il piano e un contrassegno di stato.
- Si possono selezionare solo le camere Pulite e non già prenotate per le date del soggiorno. Le camere sporche, fuori servizio o occupate vengono mostrate ma non si possono scegliere. Una camera trattenuta da una prenotazione che si sovrappone mostra un contrassegno Prenotata.
- Fai clic sul riquadro di una camera disponibile per selezionarla. La camera selezionata viene evidenziata.
Il selettore controlla l'intervallo di date della prenotazione, quindi una camera libera stanotte ma riservata per un soggiorno che si sovrappone non viene proposta.
Assegna sempre una camera Pulita. Il selettore non ti lascia scegliere una camera sporca, e questo evita l'errore di prima impressione più diffuso: mandare un ospite in una camera che non è stata rifatta. Se non c'è nessuna camera pulita del tipo giusto, chiedi alle pulizie di dare priorità a una invece di aggirare il selettore.
Se selezioni una camera il cui tipo di camera è diverso da quello prenotato dall'ospite, la finestra mostra il messaggio:
Il tipo di camera è diverso da quello prenotato. L'operazione verrà registrata come upgrade.
Quando confermi, il check-in viene registrato come un upgrade intenzionale. È così che sposti un ospite in una categoria superiore (o diversa) al check-in, per esempio quando il tipo prenotato è esaurito o quando stai offrendo un upgrade omaggio. La prenotazione mantiene la tariffa originale a meno che tu non la cambi sulla prenotazione stessa; assegnare la camera superiore non modifica in automatico quello che viene addebitato all'ospite.
Il campo Note è facoltativo. Tutto quello che scrivi qui (per esempio “arrivo tardivo” o “ha chiesto cuscini in più”) viene aggiunto alle note particolari della prenotazione, con il prefisso [Check-in], così il resto del team ritrova il contesto più avanti.
Fai clic su Check-in per concludere. Veridien poi, in un unico passaggio:
- Porta la sistemazione a check-in effettuato e vi collega la camera selezionata.
- Segna la camera come Occupata.
- Crea un conto per la prenotazione (se non ne esiste già uno) e registra una riga di addebito camera per ogni notte del soggiorno alla tariffa notturna della prenotazione.
- Registra il check-in nel registro attività e avvisa il team del ricevimento.
Se qualcosa non va, l'operazione viene rifiutata con un messaggio chiaro e non cambia nulla. I motivi più frequenti sono:
- La camera è già occupata. Un'altra prenotazione si sovrappone alle date in quella camera. Il messaggio indica l'ospite e le date in conflitto. Scegli un'altra camera.
- Il tipo di camera non corrisponde. Hai selezionato un tipo di camera diverso senza che l'upgrade venisse riconosciuto. Riseleziona la camera in modo che compaia l'avviso di upgrade, poi conferma.
- La prenotazione non può ricevere il check-in. Il suo stato non è confermata (per esempio è stata annullata). Sistema prima lo stato della prenotazione.
Una sola prenotazione può comprendere più di una camera (una sistemazione per camera). Ogni sistemazione riceve il check-in singolarmente:
- Fai il check-in di ogni camera dalla sua riga di arrivo o dalla prenotazione.
- Lo stato complessivo della prenotazione passa a check-in effettuato solo quando tutte le sistemazioni che comprende hanno ricevuto il check-in. Fino ad allora il check-in è solo parziale e le camere rimanenti compaiono ancora tra gli arrivi.
Questo ti permette di registrare una parte del gruppo man mano che gli ospiti arrivano, senza aspettare tutta la comitiva.
Per gli arrivi di gruppo, assegna le camere in anticipo su ogni prenotazione, così al ricevimento resta solo da confermare all'arrivo. Vedi Prenotazioni di gruppo.
L'ospite ora è in struttura. Da qui:
- Il conto è disponibile e continua a raccogliere addebiti per tutto il soggiorno. Rivedilo quando vuoi prima del Check-out.
- Gli stati delle camere liberate e assegnate si riflettono nella Dashboard e in Gestione delle camere.
- Preferenze e storico vivono nella scheda dell'ospite. Vedi Schede ospiti.
Ignorare l'avviso di upgrade. Se sistemi un ospite in un tipo di camera diverso, verifica che sia voluto come upgrade e che la tariffa sulla prenotazione sia quella giusta. Il solo cambio di camera non modifica l'addebito.
Provare ad assegnare una camera prenotata. Una camera che mostra Prenotata è trattenuta da una prenotazione che si sovrappone. Selezionarla farà fallire la conferma. Scegli invece una camera libera dello stesso tipo.
Saltare la scheda dell'ospite. Le preferenze e le note precedenti sfuggono facilmente. Apri la scheda ospite per cogliere cose come la richiesta di un piano alto prima di assegnare la camera.