Utenti e ruoli
Ogni persona che lavora in Veridien deve essere membro di una struttura, e a ogni membro è assegnato un ruolo. Il ruolo è un pacchetto di autorizzazioni con un nome, che decide quali parti del sistema quella persona può aprire e quali azioni può compiere. Chi si occupa delle pulizie non ha bisogno di vedere i conti. Chi fa la chiusura notturna non ha bisogno di modificare i piani tariffari. I ruoli ti permettono di dare a ogni membro esattamente l'accesso che gli serve e nulla di più.
La gestione del team e dei ruoli vive nella pagina Team, sotto il gruppo Struttura della barra laterale. Le autorizzazioni valgono per una singola struttura: un membro che aggiungi a una struttura non ottiene automaticamente l'accesso a un'altra.
Chi può gestire il team
Invitare membri, cambiare ruoli e creare o modificare ruoli richiede le autorizzazioni Gestire i membri del team e Gestire ruoli e autorizzazioni. I ruoli integrati Titolare della struttura e Manager le comprendono. Se non vedi i controlli descritti qui, il tuo ruolo non dà la gestione del team.
Quando si crea una struttura, Veridien predispone cinque ruoli integrati. Puoi assegnarli così come sono, modificare i quattro più in basso oppure usarli come riferimento quando costruisci ruoli su misura.
| Ruolo | Che cosa può fare |
|---|---|
| Titolare della struttura | Accesso completo e senza limiti a ogni modulo e a ogni impostazione. Questo ruolo è bloccato e non si può modificare, rinominare, rimuovere o riassegnare. |
| Manager | Accesso operativo completo su prenotazioni, ricevimento, fatturazione, pulizie, tariffe, analisi e gestione del team. |
| Personale di ricevimento | Vedere e creare prenotazioni e ospiti, fare check-in e check-out agli ospiti, assegnare camere, vedere i conti e vedere camere, tariffe e stato delle pulizie. |
| Pulizie | Vedere camere, ospiti e prenotazioni, oltre ad aggiornare lo stato delle camere e modificare le assegnazioni delle pulizie. |
| Addetto alla chiusura notturna | Revisione finanziaria di fine giornata, fatturazione e reportistica: vedere e creare prenotazioni, fare check-in e check-out agli ospiti, aggiungere addebiti e registrare pagamenti, e vedere i report su occupazione, finanze e ricavi. |
Alla persona che crea una struttura viene assegnato automaticamente il ruolo Titolare della struttura. Ogni struttura mantiene esattamente un titolare, ed è per questo che quel ruolo non si può rimuovere né affidare a un ruolo su misura.
Le persone si invitano per email. Veridien manda loro un link da accettare; una volta accettato, diventano membri della struttura con il ruolo che hai scelto.
- Apri Team dal gruppo Struttura nella barra laterale.
- Scorri fino alla sezione Invita un membro del team.
- Inserisci l'indirizzo email della persona.
- Scegli un ruolo dal menu a discesa. Il ruolo Titolare della struttura non viene volutamente proposto qui.
- Fai clic su Invia invito.
L'invito compare sotto Inviti in sospeso con il ruolo assegnato e una data di scadenza. Gli inviti sono validi 7 giorni.
Nessun passaggio separato di creazione dell'account
Inserisci solo l'email e il ruolo della persona invitata, non il suo nome o la sua password. La persona sceglie da sé il proprio nome e le proprie credenziali quando accetta l'invito. Se ha già un account Veridien, accettare aggiunge semplicemente la struttura al suo account.
Ogni invito in sospeso ha due azioni:
- Reinvia manda di nuovo l'email di invito e riporta la scadenza a 7 giorni.
- Annulla revoca l'invito, così il link non può più essere usato.
Se un invito supera la data di scadenza prima di essere accettato, viene mostrato con un'etichetta Scaduto. Usa Reinvia per emettere un nuovo link valido 7 giorni.
Nella sezione Membri del team, ogni membro mostra il proprio nome, la propria email, la data di ingresso e un menu a discesa dei ruoli. Per cambiare il ruolo di qualcuno, scegli un nuovo ruolo dal suo menu a discesa. La modifica ha effetto subito, al successivo caricamento di pagina.
Il titolare della struttura è mostrato con un'etichetta fissa Titolare della struttura invece che con un menu a discesa, perché quel ruolo non si può riassegnare.
Per rimuovere qualcuno, fai clic sull'icona del cestino accanto alla sua voce in Membri del team e conferma. Perde subito l'accesso alla struttura. Non puoi rimuovere te stesso e non puoi rimuovere il titolare della struttura.
In Veridien le autorizzazioni sono organizzate in moduli (per esempio Prenotazioni, Fatturazione e conti, Pulizie, Tariffe e prezzi). All'interno di ogni modulo le autorizzazioni sono disposte ad albero: un'autorizzazione di visualizzazione al primo livello, con azioni più specifiche annidate sotto di essa.
Per esempio, il modulo Fatturazione e conti si presenta così:
- Vedere conti e addebiti
- Aggiungere addebiti al conto
- Registrare pagamenti
- Forzare i prezzi
- Stornare addebiti
- Creare e inviare fatture
Le autorizzazioni figlie hanno senso solo quando è concessa l'autorizzazione di visualizzazione da cui dipendono, quindi concedi prima la visualizzazione, poi abilita le azioni specifiche che servono a un ruolo.
L'insieme completo dei moduli comprende Struttura, Camere, Prenotazioni, Ospiti, Ricevimento, Fatturazione e conti, Pulizie, Tariffe e prezzi, Analisi e report, Servizi ed extra, Spese e utile, Addebiti, Registro attività, Channel manager, Assistente IA, Ristorante, Revenue intelligence, Modelli di email, Motore di prenotazione, Pagamenti e Impostazioni.
Le autorizzazioni non si limitano a bloccare le azioni. La barra laterale mostra solo i moduli che un ruolo può vedere, così un membro con ruolo Pulizie non vede mai i conti o i piani tariffari, e un membro con accesso alla fatturazione in sola lettura vede i conti ma non i pulsanti che aggiungono addebiti o registrano pagamenti. In questo modo la schermata di ciascuno resta concentrata sul lavoro che fa davvero.
Quando i ruoli integrati non corrispondono alla tua organizzazione (un capo turno, un analista dei ricavi, un addetto alle prenotazioni), costruisci il tuo.
- Apri Team e fai clic su Crea ruolo su misura, oppure vai all'editor dei ruoli dedicato in Impostazioni → Ruoli e fai clic su Nuovo ruolo.
- Inserisci un Nome del ruolo e una Descrizione facoltativa.
- Quando crei un nuovo ruolo puoi usare Parti da un modello per precompilare le autorizzazioni. I modelli sono Ricevimento, Manager, Sola lettura e Accesso completo. Scegli il più vicino, poi adatta.
- Imposta le autorizzazioni modulo per modulo. Ogni riquadro di modulo ha un interruttore principale che accende o spegne l'intero modulo, e singole caselle per le autorizzazioni annidate. Un Riepilogo delle autorizzazioni in alto elenca tutto quello che è abilitato in quel momento, così puoi rivedere il ruolo a colpo d'occhio.
- Fai clic su Crea ruolo (oppure su Salva modifiche quando ne modifichi uno).
Non puoi chiamare un ruolo “Titolare della struttura”; quel nome è riservato per proteggere dall'escalation di privilegi.
L'elenco Ruoli mostra ogni ruolo con la sua descrizione, il conteggio delle autorizzazioni abilitate, il numero di membri assegnati e un'etichetta Predefinito per i ruoli integrati. Apri qualsiasi ruolo tranne Titolare della struttura per modificarlo. Le modifiche si applicano a ogni membro che ha quel ruolo.
Le modifiche a un ruolo riguardano tutti quelli che ce l'hanno
Modificare un ruolo aggiorna l'accesso di tutti i membri che in quel momento lo hanno assegnato. Prima di togliere autorizzazioni a un ruolo condiviso, controlla il conteggio dei membri per sapere chi ne è toccato.
Una piccola struttura che inserisce tre nuove persone:
- Un addetto al ricevimento viene invitato con il ruolo Personale di ricevimento. Dopo aver accettato vede la dashboard del ricevimento, le prenotazioni, gli ospiti e i conti, ma non i piani tariffari, le imposte o le impostazioni del team.
- Un addetto ai piani viene invitato con il ruolo Pulizie e vede solo le camere e lo stato delle pulizie.
- Un capo turno ha bisogno di tutto quello che serve al ricevimento, più la possibilità di stornare addebiti e modificare le tariffe, ma non deve gestire il team. Il titolare duplica il contenuto del modello Manager in un nuovo ruolo su misura, toglie Gestire i membri del team e Gestire ruoli e autorizzazioni, lo salva come “Capo turno” e lo assegna.
Man mano che le responsabilità cambiano, aggiorna il ruolo di un membro dal menu a discesa oppure modifica le autorizzazioni del ruolo. Le modifiche hanno effetto al successivo caricamento di pagina del membro, senza bisogno di riconfigurare nulla.
- Impostazioni della struttura: configura il profilo della struttura, l'identità visiva e i dati di fatturazione.
- Concetti chiave: come si incastrano strutture, membri e ruoli.
- Primo accesso: che cosa vede un nuovo membro dopo aver accettato un invito.