Concetti chiave
Ogni modulo di Veridien condivide un vocabolario comune. Quando un collega dice “registralo sul conto” o “la camera è sporca”, le parole hanno un significato preciso all'interno del sistema. Imparare questi termini prima di iniziare a lavorare evita i piccoli errori che rallentano un turno: un addebito sul conto sbagliato, una camera sporca offerta a un ospite, la tariffa sbagliata applicata a una prenotazione.
Considera questa pagina un riferimento a cui tornare ogni volta che un termine non ti è chiaro.
Una struttura è l'unità di livello più alto in Veridien. Rappresenta un singolo hotel, resort, villa, guesthouse, ostello o B&B. Tutto il resto (camere, prenotazioni, conti, personale, piani tariffari, impostazioni, punti vendita) vive nel contesto di una struttura.
Ogni struttura ha un nome, uno slug URL che compare nella barra degli indirizzi, una valuta di base definitiva e un fuso orario. Se la tua organizzazione gestisce più sedi, ognuna è una struttura a sé e ti sposti tra loro con il selettore di struttura in cima alla barra laterale. Le impostazioni configurate su una struttura non si trasferiscono a un'altra.
Lavori sempre all'interno di una sola struttura alla volta. Ogni azione vale unicamente per la struttura attiva.
Una camera è un'unità fisica vendibile: la camera 101, la Garden Villa, la suite 405. Un tipo di camera raggruppa le camere che condividono caratteristiche come occupazione massima, dotazioni e tariffa base.
Gli ospiti prenotano tipi di camera; soggiornano in camere. Un ospite prenota una “Deluxe King” (tipo di camera) e al check-in il ricevimento gli assegna una camera reale di quel tipo. I tipi di camera si impostano durante la configurazione iniziale e si gestiscono poi in Camere. Vedi Gestione delle camere.
Ogni camera ha uno stato che determina cosa possono farne il ricevimento e le pulizie:
| Stato | Significato |
|---|---|
| Pulita | Pulita e pronta per essere assegnata all'ospite successivo. |
| Sporca | Da pulire. Impostata automaticamente al check-out, oppure a mano. |
| Fuori servizio | Non disponibile per manutenzione. Esclusa dalle camere vendibili. |
| Occupata | Un ospite sta soggiornando nella camera. |
Il ciclo abituale va da Occupata a Sporca (l'ospite fa il check-out), poi a Pulita (le pulizie hanno finito) e di nuovo a Occupata (il ricevimento assegna l'ospite successivo). Le camere messe Fuori servizio restano fuori da questo ciclo finché non tornano operative. La maggior parte di questi passaggi è guidata dalle pulizie; vedi Gestione delle attività e Ispezioni delle camere.
Una prenotazione è un impegno di soggiorno per un ospite: un tipo di camera, un intervallo di date e una tariffa. È l'oggetto che lega l'ospite alla struttura e coordina i reparti coinvolti nel suo soggiorno.
Ogni prenotazione attraversa un insieme definito di stati:
- Provvisoria: creata ma non ancora confermata; è da qui che partono le nuove prenotazioni, sia inserite a mano, sia ricevute dal tuo motore di prenotazione, sia arrivate da una OTA tramite il channel manager.
- Confermata: confermata e con la disponibilità bloccata; l'ospite non è ancora arrivato.
- Check-in effettuato: l'ospite è arrivato e gli è stata assegnata una camera. Un conto è attivo e gli addebiti si accumulano. La camera diventa Occupata.
- Check-out effettuato: l'ospite è partito e il conto è stato saldato. La camera passa alle pulizie come Sporca.
- Annullata: annullata prima dell'arrivo. La disponibilità viene liberata; secondo la tua politica di cancellazione può essere applicata una penale.
Ogni passaggio genera lavoro altrove: il check-in crea un conto, il check-out consegna la camera alle pulizie e un annullamento restituisce disponibilità ai tuoi canali. Vedi Creare prenotazioni, Check-in e Check-out.
Un conto è il registro finanziario in corso collegato a un soggiorno. Consideralo una nota dettagliata che raccoglie addebiti e pagamenti mentre l'ospite è in struttura.
Quando un ospite fa il check-in, si apre un conto. Gli addebiti di camera (una riga per notte, registrata alla creazione della prenotazione), gli addebiti di ristorante e servizi ed eventuali supplementi compaiono come righe a debito. I pagamenti con carta, in contanti o con altri metodi compaiono come crediti. Al check-out il saldo del conto deve arrivare a zero.
Conto e fattura
Un conto è il registro di lavoro attivo durante il soggiorno. Una fattura è il documento ufficiale generato da un conto, di solito al check-out o dopo, per i registri dell'ospite o per un'azienda. Durante il soggiorno lavori sui conti e da questi produci le fatture. Vedi Conti e Fatturazione.
Un piano tariffario definisce prezzo e condizioni per un tipo di camera. È più di un numero: un piano tariffario può portare con sé regole come i termini di cancellazione e i canali su cui viene venduto. Le tariffe base per tipo di camera si impostano in Piani tariffari. Le combinazioni costruite su un piano si trovano in Pacchetti, e gli sconti a tempo applicati sopra un piano o un pacchetto si trovano in Promozioni, entrambi nello stesso gruppo Finanze.
I piani tariffari si collegano al channel manager (quali tariffe vengono pubblicate su quale canale), alle prenotazioni (quale tariffa usa una prenotazione) e alla fatturazione (cosa viene addebitato sul conto). Vedi Piani tariffari.
Un servizio è un extra che vendi insieme a un soggiorno, come la colazione, un transfer dall'aeroporto o un trattamento alla spa. I servizi si configurano in Servizi e possono essere aggiunti a una prenotazione o registrati su un conto.
Un punto vendita è un luogo di vendita oltre ai ricavi delle camere, come un ristorante o un bar. Gli addebiti di un punto vendita possono essere registrati sul conto di un ospite in struttura oppure saldati sul momento.
L'origine della prenotazione registra da dove arriva una prenotazione: un ospite di passaggio, una telefonata, il tuo motore di prenotazione o una OTA come Booking.com o Expedia. L'origine alimenta le analisi (quali canali generano ricavi) e riflette i costi di commissione. Vedi Origini delle prenotazioni.
Il channel manager collega la tua struttura alle agenzie di viaggio online e sincronizza la disponibilità (quante camere hai da vendere) e le tariffe (a quale prezzo). Quando arriva una prenotazione da un canale, diventa una prenotazione Confermata e la disponibilità scende su tutti i canali collegati per evitare l'overbooking. Vedi Configurazione del channel manager e Gestire la disponibilità.
Le autorizzazioni sono controlli di accesso granulari (per esempio: vedere le prenotazioni, registrare un addebito, annullare un addebito). I ruoli raggruppano le autorizzazioni sotto un nome come Titolare, Responsabile, Ricevimento o Pulizie.
Quando un amministratore assegna un ruolo a un utente, quell'utente ottiene le autorizzazioni del ruolo e la barra laterale mostra solo le sezioni che quelle autorizzazioni consentono. Così l'interfaccia resta essenziale e le azioni delicate restano fuori dalla portata di chi non deve eseguirle. I ruoli si gestiscono per singola struttura in Impostazioni della struttura > Team. Vedi Utenti e ruoli.
Un percorso completo dell'ospite mostra come si incastrano i pezzi:
- Un ospite prenota una Deluxe King per tre notti su una OTA. Il channel manager crea una prenotazione Confermata e viene registrata l'origine della prenotazione.
- La disponibilità scende su tutti i canali collegati.
- All'arrivo il ricevimento assegna una camera e registra l'ingresso dell'ospite. La prenotazione passa a Check-in effettuato, la camera diventa Occupata e si apre un conto.
- L'ospite cena al ristorante (un punto vendita) e l'addebito finisce sul suo conto.
- A fine giornata il personale riconcilia i pagamenti del giorno con i conti aperti. Gli addebiti di camera sono già stati registrati notte per notte alla creazione della prenotazione, quindi non c'è nulla da registrare durante la notte (vedi Chiusura notturna).
- Alla partenza il ricevimento salda il conto, registra il check-out e la camera passa a Sporca.
- Le pulizie riportano la camera a Pulita per l'arrivo successivo.
- I report raccolgono i dati di ricavo, occupazione e origine del soggiorno.
Ogni termine di questa pagina ha avuto un ruolo. È proprio questa interconnessione a rendere importante il vocabolario prima di lavorare in un singolo modulo.
- Panoramica del sistema: come si collegano i moduli.
- Primo accesso: accedere e configurare l'account.
- Dashboard del ricevimento: la tua vista operativa quotidiana.
- Conti e Chiusura notturna: la spina dorsale finanziaria.