Gestire la disponibilità
Connettere un canale è la configurazione una tantum; tenere accurate la disponibilità e le tariffe è il lavoro di ogni giorno. Veridien se ne occupa quasi del tutto in automatico una volta che i canali sono connessi e mappati, ma è utile capire che cosa si sincronizza e quando, come inviare prezzi diversi per canale e come leggere i pannelli di monitoraggio per accorgerti presto dei problemi.
Questa pagina dà per scontato che la tua struttura sia già collegata e che almeno un canale sia connesso. In caso contrario, parti dalla Configurazione del channel manager.
Veridien invia a ogni canale connesso due tipi di dati:
- Disponibilità: quante camere di ciascun tipo mappato sono aperte alla vendita in ogni data.
- Tariffe e restrizioni: il prezzo di ogni piano tariffario mappato in ogni data, più le restrizioni come soggiorno minimo all'arrivo, soggiorno massimo, chiuso all'arrivo e chiuso alla partenza.
La disponibilità viene ricalcolata dalle tue camere reali: il totale delle camere di un tipo, meno le prenotazioni che occupano quel tipo, per ogni data. Poiché tutto è calcolato dagli stessi dati di prenotazione, una prenotazione di qualsiasi origine (diretta, dal ricevimento o da una OTA) riduce quello che le OTA possono vendere.
Non devi inviare a mano gli aggiornamenti di routine. Quando cambiano la disponibilità o i prezzi (una nuova prenotazione, una modifica, un annullamento o un cambio di prezzo di un piano tariffario), Veridien ricalcola le date interessate e invia la nuova disponibilità e le nuove tariffe a ogni canale connesso. Questa sincronizzazione quasi in tempo reale è la tua protezione principale contro la vendita della stessa camera due volte.
Ogni invio viene registrato nel registro Attività di sincronizzazione come Invio disponibilità o Invio tariffe, con stato Successo, Parziale o Errore.
Un piano tariffario può essere inviato a un prezzo diverso da quello base usando le Rettifiche delle tariffe (si configurano nella pagina Channel manager; vedi Configurazione del channel manager). Ogni rettifica è legata a un canale, a un tipo di camera e a un piano tariffario, e aumenta o riduce la tariffa base di una percentuale o di un importo fisso.
Quando le tariffe si sincronizzano, una rettifica che riguarda un piano tariffario mappato viene applicata alla tariffa inviata per quel piano. Se un piano tariffario ha più di una rettifica applicabile tra i tuoi canali connessi, si applica la prima che corrisponde. Dove non esiste una rettifica si usa la tariffa base. Un uso frequente è aggiungere una percentuale su una OTA con commissione più alta, così il tuo netto resta costante.
Le rettifiche non sono un listino a parte
Le rettifiche delle tariffe derivano sempre dal tuo piano tariffario base. Cambia il piano base e la tariffa inviata si aggiorna di conseguenza; lo scarto della rettifica resta lo stesso. È così che i tuoi prezzi restano coerenti e facili da seguire. Vedi Piani tariffari.
Quasi sempre la sincronizzazione automatica tiene tutto allineato. Una sincronizzazione completa invia disponibilità e tariffe per tutti i tipi di camera e i piani tariffari mappati su un intervallo di date (fino a circa un anno in avanti) in una sola operazione. Eseguine una quando:
- Hai appena finito di connettere un canale o di mappare camere e tariffe, per stabilire la base di partenza.
- Hai aggiunto o modificato più rettifiche delle tariffe e vuoi applicarle in una volta sola a tutto il calendario.
- La connessione è stata interrotta o degradata e vuoi essere certo che ogni data sia aggiornata.
Una sincronizzazione completa viene registrata come evento Sincronizzazione completa con il conteggio delle voci di disponibilità e di tariffa inviate. Viene eseguita anche in modo programmato, quindi il tuo calendario viene riconciliato periodicamente anche senza un intervento manuale. Se la sincronizzazione non riesce, l'errore viene registrato nel registro delle attività insieme al motivo.
Una sincronizzazione completa ha bisogno delle mappature
Una sincronizzazione completa funziona solo quando la tua struttura è collegata e almeno un tipo di camera è mappato. Se non è mappato nulla non c'è niente da inviare, e la sincronizzazione segnala un errore di prerequisito.
Le restrizioni viaggiano insieme all'invio delle tariffe per ogni piano tariffario e ogni data: soggiorno minimo all'arrivo, soggiorno massimo, chiuso all'arrivo e chiuso alla partenza. Chiuso all'arrivo impedisce che un piano tariffario venga prenotato come prima notte di un soggiorno anche quando restano camere fisicamente libere, ed è così che trattieni un canale in una certa data senza azzerare la tua disponibilità. Questi valori arrivano dai tuoi piani tariffari e dai loro intervalli stagionali, quindi gestiscili lì e non sull'extranet dell'OTA, e lascia che sia la sincronizzazione a portarli su ogni canale.
Non modificare la disponibilità sull'extranet dell'OTA
Cambiare disponibilità o tariffe direttamente sull'extranet di un canale crea un disallineamento tra quel canale e Veridien, ed è una causa frequente di overbooking. Fai sempre le modifiche in Veridien e lascia che sia il channel manager a inviarle.
Airbnb funziona in modo un po' diverso da Booking.com. Alcune prenotazioni Airbnb arrivano come richieste che devi accettare o rifiutare, e gli ospiti possono chiedere modifiche a una prenotazione esistente. Compaiono nel pannello delle richieste Airbnb nella pagina Channel manager.
Per ogni voce puoi:
- Accettare la richiesta di prenotazione o la modifica.
- Rifiutare una richiesta di prenotazione. Ti viene chiesto di scegliere un motivo del rifiuto prima che venga rimandato ad Airbnb.
- Inviare un'offerta speciale con un prezzo totale, quando vuoi proporre condizioni diverse all'ospite.
Le prenotazioni Airbnb accettate vengono importate in Veridien come qualsiasi altra prenotazione OTA e riducono la disponibilità su tutti i canali.
Due pannelli in cima alla pagina Channel manager ti dicono se la distribuzione è in salute.
Stato della connessione mostra:
- Connesso / Disconnesso: se il collegamento con l'aggregatore è attivo.
- Ultima sincronizzazione: quanto tempo fa è avvenuto l'ultimo invio o l'ultima importazione.
- Errori e Successi: i conteggi delle ultime 24 ore, con una percentuale di riuscita complessiva e uno stato In salute, Degradato o Problemi rilevati. Eventuali errori fanno comparire un avviso che ti rimanda al registro delle attività.
Attività di sincronizzazione è il registro dettagliato degli eventi. Ogni riga mostra l'ora, il tipo di evento, una freccia di direzione (invii in uscita rispetto alle importazioni in entrata), uno stato, un breve dettaglio o messaggio di errore e quante voci sono state interessate. Filtra per stato o per tipo di evento per restringere il campo, per esempio solo le righe Errore o solo le righe Importazione prenotazione. Parti da questo registro ogni volta che un ospite segnala una prenotazione che non è arrivata, o quando lo Stato della connessione mostra degli errori.
Un overbooking avviene quando si vendono più camere di quante ne esistano. La sincronizzazione automatica di Veridien riduce al minimo il rischio, ma qualche abitudine aiuta a tenerlo basso:
- Gestisci la disponibilità solo in Veridien, mai sull'extranet dell'OTA.
- Tieni corrette le mappature. Una camera mappata sul tipo sbagliato vende la disponibilità sbagliata. Rivedi le mappature dopo ogni modifica ai tuoi tipi di camera o ai tuoi piani tariffari.
- Controlla ogni giorno lo Stato della connessione, soprattutto nei periodi di forte domanda. Un canale disconnesso non riceve i tuoi aggiornamenti di disponibilità.
- Usa le restrizioni attraverso i tuoi piani tariffari (chiuso all'arrivo, soggiorno minimo) quando vuoi trattenere delle camere, invece di affidarti alla memoria.
Se un overbooking si verifica davvero, affrontalo come qualsiasi altro: cerca upgrade, partenze anticipate o camere che puoi rimettere in servizio; contatta l'ospite interessato il prima possibile e organizza un'alternativa equivalente se il trasferimento è inevitabile; e annota la causa per evitare che si ripeta. Le modifiche alle prenotazioni legate alle OTA vanno fatte sull'OTA quando è possibile, così l'ospite e l'OTA restano informati (vedi Modificare le prenotazioni).
- Configurazione del channel manager: collegare la struttura, connettere i canali e mappare.
- Piani tariffari: l'origine dei prezzi e delle restrizioni che si sincronizzano verso i canali.
- Creare prenotazioni e Dashboard del ricevimento: dove compaiono le prenotazioni OTA importate.
- Origini delle prenotazioni: come ogni canale viene contrassegnato su una prenotazione.