Modificare le prenotazioni
I programmi cambiano. Veridien ti permette di spostare le date, cambiare camera, correggere occupazione e tariffe, aggiungere o togliere camere e annullare prenotazioni, mantenendo sempre allineati la disponibilità e il conto. Quasi tutte le modifiche avvengono nella pagina di dettaglio della prenotazione oppure trascinando sul calendario.
Una prenotazione attraversa questi stati:
- Provvisoria: appena creata, non ancora definitiva.
- Confermata: la prenotazione è impegnativa.
- Check-in effettuato: l'ospite è arrivato (impostato durante il check-in).
- Check-out effettuato: il soggiorno è concluso.
- Annullata: la prenotazione è stata annullata.
Ogni camera prenotata (sistemazione) ha un proprio stato, e lo stato complessivo della prenotazione deriva da questi: se anche una sola camera ha fatto il check-in la prenotazione risulta Check-in effettuato, se tutte hanno fatto il check-out risulta Check-out effettuato, e così via. Di norma puoi far avanzare uno stato (da Provvisoria a Confermata a Check-in effettuato a Check-out effettuato) ma non riportarlo indietro.
Trova la prenotazione nella vista Elenco (cercando per nome o email dell'ospite, oppure filtrando per stato e data) o sul Calendario, poi fai clic per aprire la pagina di dettaglio. L'intestazione mostra il nome dell'ospite, il codice della prenotazione, il controllo dello stato e un menu Azioni.
Lo stato vive nell'intestazione della pagina, non nel menu Azioni:
- Quando una prenotazione è Provvisoria, accanto al controllo dello stato compare un pulsante Conferma prenotazione. Fai clic per portarla a Confermata.
- Il menu a discesa dello stato accanto ti permette di impostare lo stato direttamente, compresa la scelta Annullata che apre il flusso di annullamento.
Il menu Azioni contiene tutto il resto: Aggiungi camera, Visualizza conto, Visualizza fattura, Visualizza conferma, Visualizza ospite, Nascondi prenotazione / Mostra prenotazione ed Elimina prenotazione.
- Nascondi prenotazione esclude la prenotazione dalle statistiche senza eliminarla (Mostra prenotazione riporta tutto com'era).
- Elimina prenotazione rimuove la prenotazione, entro i limiti descritti in Eliminare una prenotazione.
Lo stato della singola camera (check-in, check-out) si gestisce nella scheda Sistemazioni e attraverso il flusso di lavoro del ricevimento. Vedi Check-in e Check-out.
Il calendario è il modo più rapido per riprogrammare un soggiorno o riassegnare una camera.
- Apri la vista Calendario nella schermata Prenotazioni.
- Trascina il blocco di una prenotazione su date nuove, su un'altra camera o su un altro tipo di camera.
- Si apre una finestra Conferma spostamento che riassume la modifica: l'eventuale cambio di camera, di tipo di camera o di date, il nuovo numero di notti e un dettaglio dei costi completo (addebiti camera, imposte e differenza rispetto al totale precedente).
- Se vuoi, fai clic su Sovrascrivi la tariffa notturna per impostare una tariffa personalizzata sul soggiorno spostato.
- Fai clic su Conferma spostamento per applicarlo.
Veridien controlla i conflitti mentre trascini: uno spostamento che si sovrapporrebbe a un'altra prenotazione attiva sulla stessa camera viene rifiutato. Il check-out e il check-in nello stesso giorno sulla stessa camera sono ammessi.
Le tariffe si ricalcolano a ogni spostamento
Quando cambi le date, il dettaglio dei costi riprezza il soggiorno usando i prezzi del piano tariffario per le nuove notti. Con i prezzi per giorno della settimana e stagionali, uno spostamento su un fine settimana o in alta stagione può cambiare il totale anche a parità di notti. Controlla il dettaglio prima di confermare e usa la sovrascrittura della tariffa se devi tenere un prezzo preciso.
Nella scheda Sistemazioni della pagina di dettaglio ogni camera prenotata ha la propria riga:
- Cambia lo stato della camera direttamente nella riga.
- Modifica la camera per correggerne le date, la camera o il tipo di camera, la tariffa o l'occupazione.
- Togli la camera dalla prenotazione. Vengono rimosse anche le relative righe del conto. Togliere l'ultima camera rimasta annulla invece l'intera prenotazione, portando la prenotazione e la sua sistemazione ad Annullata.
Per mettere un'altra camera sulla stessa prenotazione, apri la scheda Sistemazioni e scegli Aggiungi camera. La finestra di aggiunta parte dalle date già presenti sulla prenotazione. È così che una prenotazione singola diventa multi-camera dopo essere stata creata. Per le prenotazioni multi-camera in generale, vedi Prenotazioni multi-camera.
- Apri la prenotazione e porta il menu a discesa dello stato su Annullata (oppure fai clic su Annulla in una riga dell'elenco).
- Se vuoi, indica un motivo dell'annullamento.
- Conferma. La prenotazione e tutte le sue sistemazioni passano ad Annullata e le camere tornano disponibili. Il conto e le eventuali fatture vengono stornati anziché eliminati, così i documenti contabili restano per i controlli pur uscendo dalle tue statistiche. Se l'ospite ha un'email in archivio, viene inviata automaticamente un'email di annullamento.
Le prenotazioni già pagate vengono rimborsate in automatico
Se l'ospite ha già pagato, l'annullamento emette un rimborso secondo la politica di annullamento della tua struttura (la percentuale rimborsabile e il termine che hai configurato). Il rimborso viene elaborato prima che le camere tornino disponibili, quindi un rimborso non riuscito ferma l'annullamento invece di lasciarlo proseguire in silenzio.
L'annullamento è limitato e definitivo
Puoi annullare solo una prenotazione ancora Provvisoria o Confermata. Una prenotazione con check-in o check-out effettuato non si può annullare. L'annullamento non si può revocare, quindi verifica il motivo e la prenotazione prima di procedere.
Elimina prenotazione (nel menu Azioni) rimuove in modo definitivo la prenotazione, le sue sistemazioni e il conto. L'eliminazione è volutamente limitata:
- Una prenotazione con check-in o check-out effettuato non può essere eliminata.
- Una prenotazione con un pagamento registrato o una fattura emessa (non in bozza) non può essere eliminata. Veridien ti indica di annullarla, così i documenti contabili restano conservati.
Una prenotazione con la sola fattura automatica in bozza e nessun pagamento si elimina senza problemi. Per le disdette reali degli ospiti usa l'annullamento e non l'eliminazione, perché l'annullamento conserva la traccia e libera la disponibilità in modo pulito. Riserva l'eliminazione alle prenotazioni di prova o palesemente sbagliate.
Quando un ospite cambia date, camere o occupazione, modifica la prenotazione esistente invece di annullarla e crearne una nuova. La modifica conserva la storia della prenotazione, il conto e l'eventuale acconto già incassato. Annullare e riprenotare fa perdere quella continuità e storna il conto originale.
Veridien invia email automatiche per le nuove prenotazioni e per gli annullamenti. Non scrive all'ospite a ogni cambio di data o di camera, quindi quando sposti una prenotazione avvisalo direttamente. Puoi rinviare i dettagli della prenotazione dagli strumenti di conferma presenti sulla prenotazione.
Non controllare il nuovo totale. I prezzi per giorno della settimana e stagionali possono cambiare l'importo quando sposti le date. Leggi sempre il dettaglio dei costi nella finestra Conferma spostamento.
Eliminare invece di annullare. L'eliminazione è bloccata quando ci sono pagamenti o una fattura emessa, e non lascia traccia. Annulla le disdette degli ospiti, così il conto viene stornato per i controlli e la disponibilità torna libera in modo pulito.
Provare ad annullare un ospite già in struttura. Una volta fatto il check-in, la prenotazione non può più essere annullata. Gestisci le partenze anticipate con il check-out.