Check-out
Il check-out chiude il soggiorno di un ospite. In Veridien, fare il check-out ti permette di rivedere il conto, registrare il pagamento finale e finalizzare la partenza. Completandolo la prenotazione passa a check-out effettuato e la camera torna alle pulizie come Sporca, così può essere rifatta per l'arrivo successivo.
Per gestire i check-out ti serve l'autorizzazione Check-in ricevimento (frontDesk.checkIn), la stessa usata per i check-in. Vedi Utenti e ruoli.
Il check-out di una prenotazione si può fare solo quando è attualmente in check-in effettuato. La finestra di check-out si apre dalla prenotazione dell'ospite; le partenze previste per oggi sono elencate nella Dashboard, nella colonna Partenze, dove un ospite presente in struttura mostra un'etichetta In partenza.
L'intestazione della finestra dice Check-out - [nome dell'ospite] ed è divisa in due parti: il riepilogo del conto e la sezione Registra pagamento.
Il riepilogo del conto elenca ogni addebito del soggiorno, così puoi rivederlo con l'ospite prima di saldare.
- Le righe compaiono in una tabella con la data, una descrizione (per esempio “Addebito camera - Notte 1”) e l'importo, ordinate per data.
- Totale addebiti somma tutte le righe.
- I pagamenti già registrati sono elencati sotto, ciascuno con il metodo e il riferimento, e vengono sottratti dal totale. Totale pagamenti li somma.
- Saldo mostra quello che resta. È etichettato (Da saldare) e in rosso quando c'è ancora del denaro dovuto, oppure (Saldato) quando il conto è pagato per intero.
Se la prenotazione non ha ancora un conto, la finestra segnala che non ne è stato trovato nessuno; se esiste un conto senza addebiti, mostra “Nessun addebito su questo conto”.
Passa in rassegna gli addebiti con l'ospite, soprattutto le voci extra oltre alla tariffa della camera. Se un ospite contesta un addebito, verifica da dove arriva prima di cambiare qualcosa; le correzioni e le contestazioni degli addebiti si gestiscono sul conto, non saltando il pagamento al check-out.
Usa la sezione Registra pagamento per incassare il pagamento finale dell'ospite:
- Importo: digita l'importo che viene pagato. Il campo accetta un numero con al massimo due cifre decimali (per esempio,
120.00). - Metodo: scegli come sta pagando l'ospite. Quando la struttura non ha configurato metodi di pagamento propri, qui trovi il set predefinito con Contanti, Carta e Bonifico bancario; quando un titolare definisce metodi di pagamento personalizzati, questi sostituiscono il set predefinito.
- Riferimento: testo libero facoltativo per un numero di ricevuta, le ultime cifre di una carta o il riferimento di un bonifico.
Mentre digiti un importo, la finestra ricalcola il saldo residuo rispetto al totale del conto. Non sei obbligato a registrare un pagamento per fare il check-out (per esempio, un soggiorno prepagato per intero con saldo a zero), ma se c'è un saldo aperto dovresti incassarlo e registrarlo qui.
Un pagamento viene salvato solo se sono indicati sia un Importo sia un Metodo. Inserire un importo senza scegliere un metodo non registra alcun pagamento.
Fai clic su Check-out per finalizzare. Veridien poi, in un unico passaggio:
- Registra il pagamento, se ne hai inserito uno.
- Porta la prenotazione e la sua sistemazione a check-out effettuato.
- Imposta la camera su Sporca perché le pulizie possano rifarla, e registra quel cambio di stato.
- Scrive il check-out nel registro attività e avvisa il team del ricevimento.
Se l'ospite ha un indirizzo email valido in archivio, Veridien invia anche in automatico un'email di richiesta recensione dopo il soggiorno. La camera compare poi come Sporca in Gestione delle camere e nella coda delle pulizie; vedi Ispezioni delle camere.
Se l'importo che hai registrato non copre l'intero saldo, la finestra mostra un avviso:
Saldo da pagare: [importo]. L'ospite se ne andrà con addebiti non pagati.
Il pulsante Check-out diventa allora una conferma in due passaggi. Al primo clic l'etichetta cambia in Conferma il check-out con saldo aperto; devi fare clic di nuovo per procedere. Questa protezione esiste perché nessun ospite venga mai registrato in uscita con addebiti non pagati per sbaglio.
Non fare il check-out di un ospite con un saldo aperto se il tuo responsabile non lo ha autorizzato. Una volta che l'ospite è partito, recuperare il resto è molto più difficile. Incassa o registra prima il pagamento completo, oppure ottieni un'approvazione esplicita prima di confermare con un saldo.
Un soggiorno può anche ricevere il check-out impostando lo stato su Check-out effettuato nella pagina di dettaglio della prenotazione. Questa scorciatoia applica le stesse regole della finestra di dialogo:
- Applica lo stesso requisito di conto saldato. Un conto è considerato saldato solo quando ogni valuta al suo interno si azzera, quindi un saldo rimasto in una valuta blocca la scorciatoia anche se un'altra valuta è in eccesso.
- Produce gli stessi effetti collaterali: la prenotazione e la sua sistemazione passano a check-out effettuato, la camera diventa Sporca con una voce nel registro di stato camera, e viene apposta la marca temporale del check-out.
- Un passaggio di stato non consentito viene rifiutato del tutto e non si può forzare.
Due cose differiscono. La conferma non è la stessa esperienza: la finestra di dialogo dà un avviso leggero e rinomina il pulsante in Conferma il check-out con saldo aperto, mentre il menu a tendina mostra una conferma separata Fare il check-out comunque?. E il menu a tendina non può registrare un pagamento, quindi un conto aperto va prima pagato nella pagina del conto, oppure il controllo va forzato deliberatamente.
Confermare l'avviso di saldo per abitudine. Il pulsante in due passaggi c'è per un motivo. Se vedi “Conferma il check-out con saldo aperto”, fermati e incassa l'importo residuo, a meno che un responsabile non abbia approvato di lasciarlo aperto.
Registrare un importo senza un metodo. Nessun pagamento viene salvato se non è selezionato un metodo, quindi il saldo non si azzera. Scegli sempre un metodo di pagamento prima di confermare.
Non rivedere il conto con l'ospite. Prenditi un momento per scorrere le righe prima di presentarle. Cogliere un addebito sbagliato al banco è molto più facile che gestire una contestazione dopo che l'ospite se n'è andato.