Dashboard
La dashboard è la prima schermata che vedi dopo aver scelto una struttura ed è il modo più rapido per rispondere alla domanda con cui inizia ogni turno: cosa sta succedendo in questa struttura in questo momento, e cosa sta per succedere? Raccoglie in un'unica vista arrivi, partenze, ospiti presenti, stato delle camere e indicatori di performance in tempo reale, così non devi passare da una schermata all'altra.
La dashboard mostra i dati operativi solo se hai l'autorizzazione Visualizzazione ricevimento (frontDesk.view). Se al posto dei widget vedi il messaggio “Non hai le autorizzazioni per il ricevimento”, chiedi a un amministratore di modificare il tuo ruolo. Vedi Utenti e ruoli.
La dashboard è composta da widget. Ogni widget è una scheda autonoma (Arrivi e partenze, un indicatore di occupazione, schede KPI, grafici dei ricavi e così via). Puoi riorganizzare la disposizione secondo il tuo modo di lavorare:
- Usa i comandi di modifica della dashboard per aggiungere, rimuovere o spostare i widget.
- La disposizione viene salvata per singolo utente, quindi l'assetto che scegli è quello che ritrovi a ogni accesso.
Se non l'hai mai personalizzata, la disposizione predefinita contiene già i widget su cui la maggior parte dei team di ricevimento si appoggia ogni giorno, descritti qui sotto.
Il widget Arrivi e partenze è il cuore operativo della dashboard. Mostra due colonne affiancate, governate da un unico selettore di data in alto.
- Arrivi elenca gli ospiti il cui check-in è previsto nel giorno selezionato. Il numero accanto al titolo indica quanti arrivi ci sono quel giorno. Ogni riga mostra il nome dell'ospite, la camera assegnata (o il tipo di camera, se non è ancora stata assegnata una camera), la composizione del gruppo (per esempio “2 adulti” o “2 adulti, 1 bambino”) e il saldo aperto sul conto.
- Partenze elenca gli ospiti il cui check-out è previsto nel giorno selezionato. Ogni riga mostra il nome dell'ospite, la sua camera, la composizione del gruppo e il saldo aperto sul conto, così vedi a colpo d'occhio chi deve ancora pagare prima di andarsene.
Ogni riga mostra anche uno stato:
- Un arrivo ancora confermato (check-in non ancora effettuato) mostra un pulsante Check-in.
- Un arrivo di cui è già stato fatto il check-in mostra un'etichetta Check-in effettuato.
- Una partenza ancora presente in struttura mostra un'etichetta In partenza. Una volta elaborata, mostra Partito.
Il selettore di data al centro comanda entrambe le colonne insieme:
- Usa le frecce sinistra e destra per andare indietro o avanti di un giorno alla volta.
- Fai clic sulla data per aprire un calendario e saltare a una data qualsiasi.
- Quando non sei sul giorno corrente, compare un pulsante Oggi per tornarci subito.
“Oggi” è la data corrente della struttura nel suo fuso orario, non in quello del browser, quindi l'etichetta resta corretta ovunque tu stia lavorando.
- Fai clic in un punto qualsiasi della riga di un ospite per aprire la sua prenotazione.
- Fai clic sul pulsante Check-in di un arrivo confermato per aprire la finestra di check-in senza uscire dalla dashboard. Vedi Check-in per il flusso completo.
Il widget si aggiorna in tempo reale. Quando registri un check-in o un check-out, le colonne e i conteggi si aggiornano da soli.
Oltre agli arrivi e alle partenze, la dashboard mette in evidenza i numeri che dicono quanto è piena e quanto rende la struttura.
L'occupazione è calcolata sulle camere occupate rapportate all'inventario vendibile. Le camere segnate come Fuori servizio sono escluse dal totale delle camere, così la percentuale riflette quello che puoi davvero vendere invece del numero grezzo di camere.
I widget KPI mostrano tre indicatori alberghieri fondamentali, ciascuno con un andamento su 7G, 1M o 1A:
- Occupazione: notti camera occupate in percentuale sulle notti camera vendibili.
- ADR (tariffa media giornaliera): il ricavo camere diviso per il numero di notti camera vendute.
- RevPAR (ricavo per camera disponibile): il ricavo camere distribuito su tutte le notti camera disponibili.
ADR, RevPAR e ricavi derivano dagli addebiti registrati sui conti, quindi riflettono importi davvero fatturati, non stime.
Altri widget scompongono i ricavi per origine (camere, ristorante, servizi) e mostrano quante camere si trovano in ciascuno stato di pulizia. La ripartizione per stato delle camere è il modo più rapido per vedere quante camere Pulite hai a disposizione rispetto agli arrivi del giorno.
La dashboard rende di più quando la inserisci nel ritmo del turno invece di consultarla una volta sola.
Inizio turno. Apri la dashboard e confronta il numero di arrivi con il conteggio delle camere Pulite. Se gli arrivi superano le camere pronte, coordinati subito con le pulizie. Segnati le partenze ancora In partenza rimaste dal turno precedente.
Durante il turno. Torna a guardarla tra un'attività e l'altra. Fai attenzione agli arrivi che salgono mentre le camere pulite restano ferme (le partenze non vengono rimesse a posto abbastanza in fretta) e all'occupazione che si avvicina alla capienza (il margine per i walk-in si riduce). Man mano che gli ospiti fanno il check-out, verifica che le camere passino da occupate a Sporche e poi a Pulite.
Fine turno. Le partenze ancora In partenza sono potenziali check-out tardivi da segnalare al turno successivo. Gli arrivi rimasti possono essere arrivi tardivi o no-show. Un numero alto di camere Sporche segnala camere che le pulizie non hanno raggiunto.
Buttarsi sui check-in senza leggere la dashboard. Ti sfuggono i problemi che si stanno formando, come la carenza di camere, finché un ospite non è davanti al banco senza un posto dove andare.
Dimenticare le camere fuori servizio. Restano lì in silenzio ma riducono l'inventario vendibile ogni notte. Rivedile ogni giorno, così un problema risolto non tiene una camera offline. Vedi Gestione delle camere.
Non agire su quello che la dashboard mostra. I numeri servono solo se qualcuno reagisce. Quando vedi troppi arrivi per troppe poche camere pulite, o un gruppo di partenze tardive, condividilo con le pulizie e con il turno in arrivo.