Creare prenotazioni
Ogni soggiorno in Veridien nasce come prenotazione. Le nuove prenotazioni si creano con una procedura guidata in quattro passaggi che ti porta dall'origine della prenotazione e dalle date di viaggio alla scelta di camera e tariffa, fino all'ospite e a un riepilogo finale. Questa guida spiega ogni passaggio e i termini chiave che incontrerai lungo il percorso.
Apri Prenotazioni dalla barra laterale della struttura. La schermata ha due viste, che si alternano con il selettore in alto:
- Calendario (la vista predefinita) mostra una griglia in stile Gantt con le camere e le prenotazioni che le occupano.
- Elenco mostra una tabella di prenotazioni con ricerca e filtri.
Per iniziare una nuova prenotazione, fai clic su Nuova prenotazione nell'angolo in alto a destra. Si apre la procedura guidata di prenotazione in una pagina dedicata. Puoi anche aprire la procedura guidata con le date già compilate facendo clic e trascinando sulle celle vuote del calendario.
Tipo di camera è una categoria di sistemazione (per esempio Doppia Standard, King Deluxe, Suite), non una camera specifica. Prenoti un tipo di camera e una quantità; il numero della camera fisica può essere assegnato durante la procedura guidata oppure lasciato all'assegnazione automatica.
Piano tariffario è l'offerta con prezzo collegata a un tipo di camera (per esempio un piano base, Mezza pensione o Pensione completa). Ogni piano tariffario porta un prezzo per notte e, attraverso i suoi intervalli stagionali, prezzi per giorno della settimana e addebiti legati all'occupazione. Vedi Piani tariffari.
Origine della prenotazione registra da dove arriva la prenotazione. Le origini si configurano per struttura e sono raggruppate in categorie (Diretta, Aziendale, OTA). Vedi Origini delle prenotazioni.
Sistemazione è una singola camera prenotata all'interno di una prenotazione. Una prenotazione può contenere più sistemazioni (più camere), ciascuna con la propria camera, le proprie date, la propria tariffa e il proprio stato di check-in.
La procedura guidata ha quattro passaggi, mostrati nell'indicatore in cima alla scheda. Usa Avanti e Indietro per spostarti tra di essi; ogni passaggio esegue una convalida prima di lasciarti proseguire.
- Scegli un'Origine della prenotazione. Nel menu a discesa le origini sono raggruppate per categoria. Compaiono solo le origini attive.
- Fai clic sul campo Date del soggiorno e scegli una data di check-in, poi una data di check-out, nel calendario a due mesi. Le date passate sono disattivate.
- Una volta impostate entrambe le date, la scheda mostra il numero di notti.
L'origine della prenotazione conta già qui perché determina quali piani tariffari e quali imposte si applicheranno più avanti, quindi impostala prima di proseguire.
Questo passaggio elenca ogni tipo di camera con la disponibilità aggiornata per le tue date e la tua origine.
- Ogni scheda di tipo di camera mostra un indicatore di disponibilità (per esempio “3 disponibili”), l'occupazione massima e una foto, se ne è stata configurata una. I tipi esauriti o soggetti a restrizioni sono attenuati e spostati in fondo all'elenco.
- Fai clic su Seleziona su un tipo di camera per aggiungerlo alla prenotazione. Usa i controlli più e meno per indicare quante camere di quel tipo ti servono (con il limite di quelle disponibili).
- Scegli un piano tariffario dall'elenco di opzioni sotto la scheda. Il piano predefinito è preselezionato. I piani soggetti a restrizioni (per esempio quelli bloccati da una regola di soggiorno minimo) sono disattivati e riportano il motivo.
- Imposta Adulti e Bambini. L'occupazione è limitata al massimo del tipo di camera, a meno che tu non selezioni Ignora il massimo. Se prenoti più di una camera, puoi impostare l'occupazione camera per camera. Gli ospiti oltre l'occupazione base del tipo di camera aggiungono l'addebito per ospite aggiuntivo per notte previsto dal piano (corretto per fascia d'età dove è configurata), mostrato in linea.
- Sotto Assegnazione camere, puoi fare clic sui riquadri delle singole camere per fissarle. Le camere che lasci non assegnate vengono assegnate automaticamente. Se la disponibilità è spezzata tra le notti, la camera viene assegnata automaticamente al check-in.
- Espandi la griglia delle tariffe per notte per rivedere o sovrascrivere le singole tariffe notturne. Il totale della camera e il totale generale su tutti i tipi di camera selezionati si aggiornano man mano.
Puoi aggiungere più tipi di camera alla stessa prenotazione. Prenotare più di una camera tiene tutto su un'unica prenotazione che contiene più camere; vedi Prenotazioni multi-camera.
- Cerca l'ospite per nome o email nel campo Ospite. Le schede corrispondenti compaiono mentre digiti.
- Seleziona una scheda esistente per collegarla, oppure crea un nuovo ospite se non c'è corrispondenza. Le nuove schede vengono salvate nell'archivio ospiti e possono essere riutilizzate nelle prenotazioni future. Vedi Schede ospiti.
Cerca prima di creare
Cerca sempre prima, anche se l'ospite dice di essere nuovo. Una scheda può esistere già da una prenotazione precedente o annullata, e creare un duplicato divide la storia di un ospite su due schede diverse.
L'ultimo passaggio calcola il prezzo dell'intera prenotazione e ti permette di concluderla.
- Addebiti camera elenca ogni tipo di camera, il suo piano tariffario, le camere assegnate e un dettaglio per notte.
- Extra e servizi ti permette di aggiungere servizi facoltativi dal tuo catalogo. I servizi per notte sono moltiplicati per il numero di notti; i servizi una tantum sono addebitati una sola volta.
- Imposte e supplementi mostra ogni imposta applicabile. Le imposte comprese sono contrassegnate come “comprese”; quelle escluse si sommano al totale.
- Totali mostra il subtotale camere, il subtotale servizi, le imposte e il Totale generale.
- Imposta un Acconto. Digita direttamente un importo, oppure usa i pulsanti Nessun acconto / 20% / 50% / 100%. Il Saldo dovuto si aggiorna in tempo reale.
- Aggiungi eventuali Richieste particolari / Note.
- Fai clic sul pulsante di conferma in fondo per creare la prenotazione.
Dopo la conferma, una schermata di riuscita mostra la nuova prenotazione, il riepilogo del soggiorno e il totale. Da lì puoi scegliere Apri prenotazione, Invia conferma, Creane un'altra oppure Torna al calendario.
Le nuove prenotazioni nascono Confermate
Una prenotazione creata con la procedura guidata viene salvata con lo stato Confermata. Puoi comunque cambiarne lo stato più avanti dalla pagina di dettaglio della prenotazione. Vedi Modificare le prenotazioni per il flusso completo degli stati. (La finestra di aggiunta rapida sul calendario è l'unico percorso che fa nascere una prenotazione come Provvisoria.)
Un piano tariffario può essere prezzato in una valuta diversa dalla valuta base della struttura. Quando selezioni un piano del genere, i prezzi compaiono nella valuta del piano con l'equivalente in valuta base tra parentesi, e l'acconto viene incassato nella stessa valuta. I tassi di cambio arrivano dalle valute che hai configurato nelle impostazioni della struttura.
Apri la prenotazione per gestirla. La pagina di dettaglio ha schede per:
- Sistemazioni: ogni camera prenotata, il suo stato e le azioni per camera.
- Conto: addebiti, pagamenti e saldo. Vedi Conti.
- Ospiti: indica il nome degli adulti e dei bambini aggiuntivi sulla prenotazione e scarica un voucher ospite.
- Note: note interne per il personale.
- Attività: una traccia delle operazioni con data e ora (visibile agli utenti con accesso al registro attività).
Le prenotazioni che arrivano dal tuo motore di prenotazione e dalle OTA come Booking.com e Airbnb entrano automaticamente attraverso il channel manager e compaiono accanto a quelle inserite a mano, con l'origine impostata sul canale. Non devi reinserirle. Controllale per le richieste particolari e completa i dati dell'ospite, ma per le prenotazioni OTA effettua le modifiche di tariffa e di date dal lato del canale, così il channel manager può risincronizzarle. Vedi Configurazione del channel manager e Gestire la disponibilità.
Impostare l'origine della prenotazione per ultima. L'origine determina quali piani tariffari sono ammessi e quali imposte si applicano. Scegliela nel passaggio 1, prima di scegliere le camere.
Creare ospiti duplicati. Cerca nell'archivio ospiti prima di aggiungere una nuova scheda.
Saltare il passaggio dell'acconto. Se la tua struttura incassa acconti, impostane uno nel riepilogo così il saldo dovuto è corretto fin dall'inizio.