Conti
Un conto è il registro finanziario corrente del soggiorno di un ospite. Ogni addebito (camera, imposte, servizi, voci personalizzate) e ogni pagamento sono registrati sul conto, e questo ti dà un unico libro mastro per la prenotazione. La prenotazione ti dice chi soggiorna e quando; il conto ti dice quanto deve e quanto ha pagato.
Un conto viene creato automaticamente nel momento in cui si crea una prenotazione, quindi non devi mai crearne uno a mano. Dato che esiste fin dalla prenotazione, puoi registrarci un acconto molto prima dell'arrivo dell'ospite. Trovi i conti in Ricevimento > Conti nella barra laterale.
Ogni conto è in uno di due stati:
- Aperto - addebiti e pagamenti non si compensano a zero. Resta un saldo da incassare (l'ospite deve del denaro) o un saldo a credito (la struttura deve del denaro all'ospite).
- Saldato - il totale degli addebiti meno il totale dei pagamenti fa esattamente zero.
Il saldo è mostrato in rosso quando resta qualcosa da incassare e in verde quando il conto è saldato.
Puoi aprire un conto in due modi:
- Ricevimento > Conti elenca tutti i conti della struttura. Usa il pulsante Filtri per impostare lo Stato su Aperto o Saldato e per filtrare per data di check-in, e le intestazioni di colonna per ordinare per Addebiti o Saldo. Fai clic su una riga qualsiasi per aprire quel conto.
- Dalla prenotazione di un ospite, il conto di quel soggiorno è collegato direttamente.
L'elenco dei conti ha anche un pulsante Esporta che scarica la vista corrente (rispettando i filtri di stato e di data) in CSV per la tua contabilità.
La pagina di dettaglio del conto mostra il nome dell'ospite, il numero di camera, le date del soggiorno, lo stato della prenotazione e il saldo corrente. Addebiti e pagamenti stanno affiancati.
A sinistra, il libro mastro degli Addebiti elenca ogni voce raggruppata per il giorno in cui è stata registrata, dal giorno più vecchio al più recente. Ogni giorno è un pannello a sé con gli addebiti arrivati quel giorno: camera, imposte, servizi e addebiti personalizzati compaiono insieme in ordine di data invece che divisi per categoria. Il totale di tutti gli addebiti sta nell'intestazione Addebiti. Un addebito stornato resta al suo posto, barrato, con accanto il credito di contropartita.
A destra, il pannello Pagamenti elenca ogni pagamento registrato con la sua data, il suo metodo e il suo riferimento, e mostra il Saldo corrente in fondo. I totali vivono in queste due intestazioni e il saldo vive nel pannello dei pagamenti, così nessuna cifra è ripetuta in un riquadro riepilogativo separato.
Imposte comprese e ripartizione dei ricavi
Se un soggiorno usa prezzi comprensivi di imposta, il conto indica quanta imposta compresa è già incorporata negli addebiti di camera. Quando un conto contiene voci girate a terzi, il riepilogo scompone anche il totale in Ricavi dell'hotel e Partite di giro verso terzi, così vedi quello che la struttura guadagna davvero rispetto a quello che incassa per conto di un terzo.
Usa Aggiungi servizio per registrare un servizio predefinito (trasporti, ristorazione, spa e benessere, attività, lavanderia, comunicazioni e così via) già configurato nel tuo catalogo servizi.
- Fai clic su Aggiungi servizio nella barra degli strumenti del conto.
- Cerca nel catalogo e seleziona il servizio. Ogni voce mostra il suo prezzo e se è un addebito Una tantum o Per notte.
- Un servizio una tantum viene registrato subito.
- Per un servizio per notte, inserisci il Numero di notti. Veridien precompila le notti rimanenti del soggiorno e mostra il totale progressivo (prezzo unitario x notti) prima che tu confermi. Fai clic su Aggiungi servizio per registrarlo.
L'addebito compare subito nel libro mastro degli Addebiti, sotto la data di oggi.
Usa Aggiungi addebito personalizzato per tutto ciò che non è a catalogo, come un consumo dal minibar segnalato, un addebito per danni o un supplemento occasionale.
- Fai clic su Aggiungi addebito personalizzato.
- Inserisci una Descrizione e un Importo.
- Imposta il Tipo di ricavo: Ricavi dell'hotel per gli incassi che la struttura trattiene, oppure Partite di giro verso terzi per gli importi incassati per conto di qualcun altro.
- Se accetti valute estere, puoi scegliere una Valuta; l'equivalente in valuta base viene calcolato dal tasso di cambio e ti viene mostrato.
- Fai clic su Aggiungi addebito.
Gli addebiti non vengono mai eliminati. Per annullare un addebito, stornalo:
- Trova la riga dell'addebito e fai clic su Storna.
- Conferma nella finestra di dialogo.
Lo storno crea una voce di credito negativa di pari importo. L'addebito originale resta visibile barrato e il credito gli sta accanto tra gli addebiti del giorno, così la storia completa è conservata. Se storni qualcosa per errore, trova il credito e fai clic su Ripristina per riattivare l'addebito originale. Ogni storno e ogni ripristino sono scritti nel registro attività.
Lo storno non restituisce denaro
Lo storno toglie soltanto un addebito dal saldo. Non restituisce denaro all'ospite. Se un ospite ha già pagato e ha diritto a riavere del denaro, gestisci il rimborso come una questione di pagamento (vedi Pagamenti e liquidazioni).
Fai clic su Registra pagamento per imputare al conto il denaro ricevuto. Vedi Pagamenti e liquidazioni per la procedura completa, la gestione delle valute estere e le indicazioni sulla riconciliazione.
Ogni prenotazione riceve una fattura in automatico, quindi non c'è nulla da generare a mano. Quando per il soggiorno esiste una fattura, nella barra degli strumenti del conto compare un pulsante Vedi fattura che la apre. Finché la fattura è una bozza resta viva e segue il conto, così ogni addebito o pagamento che aggiungi si riflette senza rigenerare nulla. Vedi Fatturazione per il flusso completo.
La maggior parte delle voci arriva sul conto automaticamente:
- Gli addebiti di camera e le imposte vengono registrati a partire dal piano tariffario della prenotazione. Vedi Piani tariffari.
- I conti del ristorante indirizzati a una camera compaiono come addebiti.
Registri a mano solo le voci che il sistema non può raccogliere da solo, usando Aggiungi servizio o Aggiungi addebito personalizzato come descritto sopra.
Le azioni sul conto sono soggette ad autorizzazione. Un membro del personale ha bisogno di billing.view per aprire i conti, billing.addCharge per aggiungere o stornare addebiti, billing.recordPayment per registrare pagamenti e billing.createInvoice per inviare, marcare o annullare la fattura. Se un pulsante non c'è, il tuo ruolo non include quell'autorizzazione. Vedi Utenti e ruoli.