Fatturazione
Una fattura è il documento formale che consegni a un ospite o a un'azienda per il soggiorno. Se il conto è il libro mastro vivo su cui si lavora, la fattura è il documento presentabile che ne deriva. Non crei le fatture a mano: Veridien ne crea una automaticamente per ogni prenotazione. Le gestisci in Ricevimento > Fatture.
Quando una prenotazione ha un conto, Veridien crea automaticamente esattamente una fattura per quel conto. Non c'è un passaggio di “generazione” né un tipo di fattura da scegliere: ogni fattura è una fattura completa per il soggiorno. La fattura nasce come Bozza e riceve il suo numero nel momento in cui viene creata.
Finché è una bozza, la fattura resta viva: il suo contenuto viene ricalcolato dal conto ogni volta che la apri, così ogni addebito o pagamento che aggiungi al conto si riflette senza rigenerare nulla. La fattura viene congelata in un documento fisso la prima volta che la porti fuori dalla bozza (Segna come inviata o Segna come pagata). Da quel momento le sue cifre non cambiano più, anche se il conto viene modificato in seguito.
Una fattura per prenotazione
Le fatture vengono create solo quando la fatturazione è attiva per la struttura, e mai per un conto i cui addebiti risultano a credito (uno stato di rimborso). Avrai sempre al massimo una fattura per prenotazione.
Puoi raggiungere la fattura in due modi:
- Ricevimento > Fatture elenca tutte le fatture della struttura con il loro stato.
- Dal conto della prenotazione, fai clic su Vedi fattura nella barra degli strumenti per aprire la fattura di quel soggiorno.
A ogni fattura viene assegnato un numero progressivo alla creazione. Il numero è emesso automaticamente e non si può impostare a mano, e questo tiene la tua numerazione continua ai fini fiscali. Una fattura annullata o saltata lascia semplicemente un vuoto nella numerazione, ed è accettabile.
Per impostazione predefinita il numero è una semplice sequenza con zeri iniziali: 0001, 0002, 0003 e così via. Puoi personalizzare il formato nello Studio di progettazione delle fatture (vedi sotto):
- Aggiungi un prefisso, per esempio
INV. - Includi l'anno, che produce numeri come
INV-2026-0001. Quando l'anno è incluso, la sequenza riparte all'inizio di ogni anno solare; senza di esso la sequenza prosegue senza interruzioni, così i numeri semplici non si scontrano mai tra un anno e l'altro. - Cambia la larghezza del riempimento con zeri della sequenza.
Cambiare il formato riguarda solo le fatture create dopo. Non riscrive mai un numero già assegnato.
Ogni fattura ha uno stato, mostrato nell'elenco delle fatture:
- Bozza - creata, non ancora inviata, ancora viva sul conto.
- Inviata - consegnata all'ospite, o segnata come inviata a mano. Le cifre ora sono congelate.
- Pagata - segnata come pagata.
- Annullata - la fattura è stata revocata. Le fatture annullate restano nell'elenco barrate, così non se ne perde mai traccia.
Cambi lo stato dal menu delle azioni (il menu a tre puntini) su ogni riga di fattura: Segna come inviata (da Bozza), Segna come pagata (da Bozza o Inviata) e Annulla fattura. Una fattura annullata non può essere inviata né modificata.
- Nell'elenco delle fatture, apri il menu delle azioni sulla fattura e scegli Invia email.
- Il destinatario predefinito è l'indirizzo email dell'ospite in anagrafica. Se non ce n'è uno, compare un avviso e puoi digitare un indirizzo.
- Fai clic su Invia fattura.
Veridien invia la fattura come allegato PDF. L'invio registra anche il destinatario e l'ora, e porta automaticamente a Inviata una fattura in Bozza.
Dal menu delle azioni di qualsiasi fattura puoi anche:
- Vedi PDF - apre la fattura impaginata.
- Scarica PDF - salva una copia sul tuo computer.
- Stampa - apre il PDF per la stampa, per gli ospiti che al check-out vogliono una copia cartacea.
Apri lo Studio di progettazione delle fatture per decidere come si presentano le fatture. Le impostazioni valgono per ogni fattura che la struttura crea, quindi le imposti una volta sola. Un'anteprima dal vivo si aggiorna mentre modifichi, e corrisponde al PDF generato.
- Modello - scegli Predefinito o Classico.
- Colori e caratteri - imposta il colore d'accento e la tipografia.
- Impaginazione - imposta la densità (Compatta, Normale o Ampia), il margine di pagina e la dimensione e l'allineamento del logo.
- Logo - carica il logo della tua struttura (PNG, JPG o WebP, fino a 2 MB).
- Sezioni - scegli quali blocchi compaiono sulla fattura.
- Contenuto - modifica il titolo, il piè di pagina e le istruzioni di pagamento, inserendo variabili come il nome dell'ospite là dove vuoi che vengano compilate su ogni fattura.
- Impostazioni della fattura - imposta il termine di pagamento e il formato del numero di fattura descritto sopra.
I costi di elaborazione non sono supplementi per l'ospite
Il costo di elaborazione di un metodo di pagamento (per esempio una commissione su carta) è una spesa dell'esercente, congelata sul pagamento quando lo registri. Non viene mai aggiunto all'ospite come riga di fattura. Vedi Pagamenti e liquidazioni.
Inviare, marcare e annullare le fatture richiede l'autorizzazione billing.createInvoice. Vedere l'elenco delle fatture e i PDF richiede billing.view. Vedi Utenti e ruoli.
- Conti - il libro mastro da cui nascono le fatture.
- Pagamenti e liquidazioni - registrare i pagamenti che stanno dietro a una fattura.