Pagamenti e liquidazioni
Gli addebiti si accumulano su un conto per tutto il soggiorno, ma il conto non è saldato finché quegli addebiti non vengono pagati. Questa guida spiega come registrare i pagamenti su un conto, come gestire i pagamenti in altre valute e come usare il Giornale dei pagamenti per riconciliare a fine turno o a fine giornata.
Di serie, un conto offre tre metodi integrati: Contanti, Carta e Bonifico bancario.
Se definisci i tuoi metodi di pagamento in Impostazioni della struttura > Imposte (per esempio “Visa/Mastercard” o un conto bancario preciso), questi sostituiscono l'elenco integrato e la finestra di pagamento mostra i tuoi metodi con il loro nome. Ogni metodo definito dal titolare può portare un costo di elaborazione, la commissione che la banca o il gestore dei pagamenti trattiene a te. Quel costo viene congelato sul pagamento quando lo registri, così riflette la spesa della struttura in quel momento e mai un supplemento aggiunto all'ospite. Vedi Metodi di pagamento e costi di elaborazione qui sotto.
Un pagamento è la registrazione di denaro ricevuto. Veridien annota l'importo, il metodo, un riferimento facoltativo e chi lo ha registrato; non esegue la transazione sulla carta.
- Apri il conto da Ricevimento > Conti (oppure dalla prenotazione dell'ospite).
- Fai clic su Registra pagamento nella barra degli strumenti del conto.
- Inserisci l'Importo. Puoi registrare l'intero saldo o un importo parziale.
- Scegli il Metodo di pagamento. È l'insieme integrato Contanti / Carta / Bonifico bancario, oppure i metodi che hai configurato tu, se ne hai impostati.
- Se vuoi, aggiungi un Riferimento (per esempio l'ID di una transazione con carta o il numero di ricevuta), così il pagamento resta rintracciabile.
- Fai clic su Registra pagamento.
Il pagamento viene aggiunto alla tabella Pagamenti del conto e il saldo si aggiorna subito. Se l'ospite ha un indirizzo email in anagrafica, Veridien gli invia automaticamente una ricevuta di pagamento.
I pagamenti parziali vanno bene
Puoi registrare tutti i pagamenti che ti servono. Registrare un pagamento parziale lascia il conto Aperto con un saldo residuo più piccolo. Registrare l'intero saldo porta il conto a Saldato.
Se la tua struttura accetta più valute (configurate in Impostazioni della struttura > Valute), la finestra di pagamento include un selettore Valuta.
- Seleziona la valuta in cui l'ospite sta pagando. La valuta base è contrassegnata con (Base).
- Per una valuta estera compare un campo Tasso di cambio, precompilato con il tasso configurato per quella valuta. Modificalo se serve.
- Veridien mostra l'importo equivalente nella tua valuta base, così puoi controllare prima di salvare.
Il conto conserva sia l'importo originale in valuta estera sia l'equivalente in valuta base, e il saldo è sempre seguito in valuta base.
Un acconto è un pagamento registrato prima del soggiorno. Registralo con Registra pagamento, nel modo consueto. Gli addebiti di camera sono già sul conto, una riga per notte, dal momento in cui la prenotazione viene creata, quindi un acconto riduce subito il saldo da incassare invece di restare come credito in attesa che compaiano gli addebiti. Se si paga più del dovuto, il conto mostra un saldo a credito finché non vengono aggiunti gli altri addebiti del soggiorno.
Se un addebito è stato registrato per errore, stornalo sul conto invece di registrare un pagamento negativo (vedi Conti). Lo storno crea un credito che toglie l'addebito dal saldo conservando la storia.
Restituire denaro a un ospite
Lo storno di un addebito corregge il saldo del conto ma non fa tornare il denaro all'ospite. Quando un ospite ha pagato più del dovuto e ha diritto a un rimborso, esegui il rimborso dal tuo POS o dal cassetto dei contanti secondo la procedura della struttura, poi assicurati che il conto e il Giornale dei pagamenti riflettano la posizione corretta.
I metodi di pagamento definiti dal titolare vivono in Impostazioni della struttura > Imposte, sotto la pila di addebiti. Ogni metodo corrisponde a un tipo di liquidazione (contanti, carta o bonifico bancario) e può portare un solo costo di elaborazione: la commissione che una banca o un gestore di carte trattiene da quello che incassi, per esempio una percentuale di MDR sulla carta.
È un costo per la struttura, non un addebito all'ospite. Non compare mai come riga sul conto o sulla fattura e non cambia mai l'importo che l'ospite paga. Quando registri un pagamento su un metodo, Veridien congela sul pagamento il nome di quel metodo e la sua aliquota in vigore, così le modifiche successive al metodo non riscrivono mai i pagamenti passati. È questo a rendere i tuoi costi da esercente riconciliabili con gli estratti conto del gestore dei pagamenti.
Il Giornale dei pagamenti (Finanze > Giornale dei pagamenti) è il registro, per tutta la struttura, di ogni pagamento registrato su tutti i conti. Usalo per riconciliare.
Ogni voce mostra la data, l'importo (e la valuta), il metodo, il riferimento, l'ospite, il membro del personale che l'ha registrata e il conto a cui appartiene. Puoi:
- Cercare per ospite, riferimento o altri dettagli.
- Filtrare per metodo, intervallo di date, membro del personale e valuta.
- Ordinare per importo.
- Esportare i risultati filtrati in CSV per la contabilità.
A fine turno, filtra il Giornale dei pagamenti sul tuo intervallo di date (e su te stesso, con il filtro del personale) e confronta i totali con il cassetto dei contanti e con la chiusura del POS. Poiché ogni pagamento porta con sé il membro del personale e un riferimento, le differenze sono facili da ricondurre a una transazione precisa.
La maggior parte dei pagamenti si registra direttamente sul conto con Registra pagamento. Anche i conti del ristorante saldati al punto vendita e indirizzati a una camera confluiscono nel conto dell'ospite.
Registrare un pagamento richiede l'autorizzazione billing.recordPayment. Vedere i conti e il Giornale dei pagamenti richiede billing.view. Vedi Utenti e ruoli.