Schede ospiti
La scheda di un ospite è l'archivio che la struttura tiene su di lui: contatti, documento d'identità, stato, preferenze e lo storico di tutti i soggiorni collegati. È una scheda tenuta bene a permettere al ricevimento di riconoscere un ospite di ritorno e di rispettarne le preferenze senza chiedere due volte. Questa pagina spiega come trovare gli ospiti, cosa contiene una scheda, come crearne una e come le schede si collegano alle prenotazioni.
Gli ospiti si gestiscono dalla pagina Ospiti, che mostra quanti ospiti sono registrati e li elenca in una tabella con ricerca e ordinamento.
Per vedere gli ospiti serve l'autorizzazione Visualizzazione ospiti (guests.view); per crearli o modificarli serve Modifica ospiti (guests.edit). Vedi Utenti e ruoli.
Nella pagina Ospiti, usa la casella di ricerca (“Cerca per nome, email o ID...”) per filtrare l'elenco. La ricerca confronta nome, cognome, nome completo, email, telefono e ID ospite, quindi qualsiasi identificativo affidabile trova la scheda. La tabella mostra per ogni ospite nome, email, telefono, nazionalità, stato e totale delle notti soggiornate; puoi ordinare per notti e sfogliare i risultati. Fai clic sul nome di un ospite per aprire la sua scheda.
Puoi anche esportare in CSV l'elenco corrente (filtrato) con l'azione di esportazione nella barra degli strumenti della tabella.
La scheda di un ospite è organizzata in sezioni modificabili, più uno storico dei soggiorni in sola lettura.
- Nome e Cognome (obbligatori).
- Email e Telefono.
- Data di nascita.
- Nazionalità (scelta da un elenco di paesi).
- Indirizzo.
- Stato ospite: uno tra Attivo, VIP e Bloccato.
Lo stato è un campo strutturato, quindi usa quello invece di scrivere “VIP” in un campo note. VIP segnala un ospite da trattare con priorità; Bloccato segnala un ospite che la struttura non desidera ospitare.
- Tipo di documento: passaporto, carta d'identità, patente di guida o altro.
- Numero del documento.
Compilali dove la tua struttura raccoglie un documento al check-in.
Un unico campo di testo libero per le richieste ricorrenti e per il contesto utile ai soggiorni futuri, per esempio “Preferisce un piano alto, cuscini in più, check-out posticipato”. Tieni le note precise e concrete, così chi le legge dopo può agire. Questo testo è per il personale e non viene mostrato all'ospite.
La sezione Storico dei soggiorni elenca tutte le prenotazioni collegate all'ospite, con i dettagli più recenti a colpo d'occhio: tipo di camera, stato, date, notti, tariffa per notte e origine della prenotazione, con un totale progressivo delle notti soggiornate. Qui è in sola lettura; fai clic su un soggiorno per aprire la prenotazione completa. Lo storico si costruisce in automatico dalle prenotazioni dell'ospite, quindi resta aggiornato senza manutenzione manuale.
Di solito le schede nascono durante la creazione di una prenotazione: inserire un nuovo ospite su una prenotazione crea e collega la sua scheda in automatico. Vedi Creare prenotazioni.
Per crearne una direttamente, per esempio per un referente aziendale che non ha ancora prenotato, apri la pagina Ospiti e fai clic su Aggiungi ospite. Indica almeno nome e cognome. Più dettagli aggiungi (email, telefono, nazionalità, documento, preferenze), più facile sarà trovare e usare la scheda in seguito. Un nuovo ospite parte con stato Attivo.
Prima di aggiungere un ospite, cerca. Una ricerca veloce per email o telefono evita di creare una seconda scheda per una persona già presente nel sistema, cosa che spezzerebbe il suo storico su due schede.
Apri un ospite dall'elenco e modifica qualsiasi campo nelle sezioni Informazioni personali, Documento d'identità o Preferenze e note. Il pulsante Salva le modifiche si attiva solo dopo che hai fatto una modifica; fai clic per salvare. Tieni le schede aggiornate: quando un ospite ti segnala una nuova preferenza, un numero di telefono corretto o un documento, aggiorna la scheda mentre l'hai davanti.
Una prenotazione è collegata a una scheda ospite, ed è questo che fa accumulare lo storico dei soggiorni. Quando gestisci un check-in, la scheda dell'ospite e le sue preferenze sono il posto dove verificare cose come il piano richiesto o uno stato VIP prima di assegnare una camera. Vedi Check-in.
Se la prenotazione di un ospite in arrivo è collegata a una scheda che sembra vuota (senza lo storico che ti aspetteresti), cerca una scheda esistente per email o telefono, che corrispondono in modo più affidabile di un nome che un canale di prenotazione può aver scritto diversamente.
Creare una scheda senza cercare prima. È la causa principale delle schede doppie, che spezzano lo storico di un ospite. Cerca per email o telefono prima di fare clic su Aggiungi ospite.
Scrivere lo stato nel campo note. Usa il campo Stato ospite per VIP o Bloccato, così resta coerente e visibile nell'elenco, e riserva Preferenze e note al contesto che i campi strutturati non possono contenere.
Note vaghe. “Ospite difficile” non dice nulla al collega successivo. Descrivi invece la situazione specifica e come è stata risolta.
Lasciare invecchiare le schede. Una scheda vale quanto il suo ultimo aggiornamento. Annota nuove preferenze e correzioni durante il soggiorno o subito dopo.