Gestione delle attività
In Veridien le pulizie sono organizzate attorno a due schede: Stato camere e Manutenzione. Questa pagina copre la Bacheca stato camere, dove i supervisori vedono lo stato di pulizia di ogni camera, assegnano le camere agli addetti e tengono in movimento la coda delle camere sporche, così il ricevimento ha sempre camere pulite da vendere.
Per aprirla, vai su Pulizie nella barra laterale. La pagina si apre per impostazione predefinita sulla scheda Stato camere. La scheda Manutenzione è trattata in Verifica della pulizia delle camere.
Ogni camera della struttura compare come un riquadro, raggruppato in sezioni in base al suo stato attuale. Veridien usa tre stati della camera:
- Sporca: la camera va pulita. È qui che arrivano i check-out ed è da qui che parte il lavoro del tuo team.
- Pulita: la camera è stata pulita ed è pronta perché il ricevimento la assegni a un ospite in arrivo.
- Fuori servizio: la camera è esclusa dalle camere vendibili per un problema di manutenzione o operativo.
Le sezioni compaiono nell'ordine Sporca, Pulita, Fuori servizio, e l'intestazione di ogni sezione mostra quante camere contiene. Una sezione è nascosta quando non contiene camere, quindi in un pomeriggio tranquillo potresti vedere solo la sezione Pulita.
Non esiste uno stato occupata a parte
L'occupazione non è uno dei tre stati di pulizia. Una camera con un ospite che ha fatto il check-in mostra un contrassegno Occupata sul suo riquadro, ma resta comunque in una delle sezioni Sporca, Pulita o Fuori servizio. L'occupazione è determinata dalle prenotazioni, non impostata dalle pulizie. Per sapere come il ricevimento legge l'occupazione, vedi Gestione delle camere.
Ogni riquadro mostra a colpo d'occhio le informazioni che servono a un addetto o a un supervisore:
- Numero della camera in grande, in alto a sinistra.
- Tipo di camera e piano appena sotto.
- Contrassegno Occupata (in alto a destra) quando in quella camera c'è un ospite con check-in effettuato.
- Contrassegno Arrivo (in alto a destra) quando oggi è previsto l'arrivo di un ospite in quella camera. Queste camere sono la priorità della giornata.
- Addetto assegnato: quando una camera è stata assegnata, il nome dell'addetto compare con un'icona a forma di persona e il riquadro è contornato da un bordo leggero, così individui in fretta le camere assegnate.
- Note di assegnazione: ogni nota lasciata all'addetto compare su una sola riga sotto il suo nome.
La bacheca stabilisce le priorità al posto tuo. All'interno della sezione Sporca, le camere con un ospite in arrivo oggi (quelle con il contrassegno Arrivo) vengono portate in cima, davanti alle altre, che sono ordinate per numero di camera. Così le camere per cui un ospite sta aspettando sono sempre in testa alla coda delle camere sporche. Le sezioni Pulita e Fuori servizio sono ordinate per numero di camera.
Sopra le sezioni delle camere ci sono due filtri:
- Piano: restringi la bacheca a un singolo piano oppure lascialo su Tutti i piani.
- Tipo di camera: mostra un solo tipo di camera (per esempio le suite) oppure lascialo su Tutti i tipi.
Le opzioni dei filtri sono costruite sulle camere che esistono davvero nella tua struttura, quindi vedi solo i piani e i tipi che hai. Filtrare è utile quando vuoi percorrere un solo piano, o quando un addetto è responsabile di una sola categoria di camere. Se la combinazione di filtri non trova nulla, la bacheca mostra il messaggio “Nessuna camera corrisponde ai filtri”.
Le assegnazioni si fanno una camera alla volta dalla finestra di dettaglio della camera.
- Sulla Bacheca stato camere fai clic sul riquadro della camera che vuoi assegnare. Si apre la finestra di dettaglio della camera, con il numero della camera e il contrassegno del suo stato attuale in alto.
- Sotto Assegna a, apri il menu a discesa e scegli un membro del personale. L'elenco contiene tutte le persone della struttura che hanno accesso alle pulizie (il loro ruolo concede l'autorizzazione per le pulizie). Scegli Non assegnata per rimuovere un'assegnazione esistente.
- Se vuoi, scrivi una nota di assegnazione nella casella di testo sotto, per esempio “L'ospite ha chiesto asciugamani in più” o “Check-out posticipato, iniziare dopo le 13”.
- Selezionare un membro del personale salva subito l'assegnazione. Il nome dell'addetto e la tua nota compaiono ora sul riquadro della camera.
Le assegnazioni si azzerano quando una camera viene contrassegnata come pulita
Quando una camera viene impostata su Pulita, Veridien rimuove automaticamente l'assegnazione all'addetto e cancella la nota di assegnazione. La camera è finita, quindi non ha più bisogno di un responsabile. Se in seguito rimetti la stessa camera su sporca, la assegni da capo.
Puoi riassegnare una camera in qualsiasi momento riaprendo la sua finestra e scegliendo un'altra persona, oppure rimetterla su Non assegnata per riportarla nel gruppo generale.
La stessa finestra di dettaglio della camera è il punto in cui sposti una camera tra i tre stati. Sotto Cambia stato ci sono tre pulsanti: Pulita, Sporca e Fuori servizio. Il pulsante dello stato attuale della camera è evidenziato e disattivato, quindi tocchi sempre uno degli altri due.
- Contrassegna Pulita quando la camera è stata pulita e verificata ed è pronta per il ricevimento. Questo azzera anche l'assegnazione, come descritto sopra.
- Contrassegna Sporca per rimettere una camera nella coda delle pulizie, per esempio quando serve un riassetto per un ospite che resta o quando un controllo di verifica non è andato a buon fine.
- Contrassegna Fuori servizio per togliere la camera dalle camere vendibili. Usalo per le camere con un problema che le pulizie non possono risolvere da sole.
Ogni cambio di stato viene registrato con chi lo ha fatto e quando, e una notifica viene inviata al canale pulizie della struttura (per esempio “Camera 412 pulita”). Il ricevimento vede subito il nuovo stato, ed è per questo che contrassegnare una camera come pulita è il segnale che la rilascia per l'arrivo.
Fuori servizio toglie una camera dalle camere vendibili
Una camera impostata su Fuori servizio non può essere assegnata a un ospite finché qualcuno non la riporta su Sporca o Pulita. Se in quella camera c'è già un ospite prenotato, il ricevimento dovrà spostarlo. Mettiti d'accordo prima di togliere una camera dalla vendita. Vedi Gestione delle camere.
- I check-out notturni e delle prime ore hanno portato le loro camere su Sporca, quindi la sezione Sporca riempie la parte alta della bacheca. Le camere con ospiti in arrivo oggi hanno un contrassegno Arrivo e sono già ordinate in testa a quella sezione.
- Il supervisore filtra per Piano per fare le assegnazioni piano per piano, facendo clic su ogni camera sporca e assegnandola all'addetto che copre quella zona, con una nota dove c'è una richiesta particolare.
- Gli addetti puliscono le camere assegnate. Man mano che ogni camera viene verificata, il supervisore la apre e tocca Pulita. L'assegnazione si azzera, il riquadro passa alla sezione Pulita e il ricevimento riceve l'avviso che la camera è pronta.
- Se una camera non può essere resa pronta per l'ospite a causa di un guasto, il supervisore lo registra nella scheda Manutenzione e, per i problemi seri, la camera passa a Fuori servizio. Vedi Verifica della pulizia delle camere.
Quando cominciano gli arrivi, le camere con contrassegno Arrivo sono già state fatte per prime e il ricevimento ha camere pulite pronte per il check-in.
Per vedere la Bacheca stato camere serve l'accesso in visualizzazione alle pulizie. Assegnare camere e cambiare gli stati richiede l'autorizzazione di modifica delle pulizie. La scheda Manutenzione richiede l'autorizzazione di manutenzione delle pulizie. Chi non ce l'ha vede comunque la scheda, ma il contenuto è bloccato. Ruoli e livelli di autorizzazione si configurano in Utenti e ruoli.
- Verifica della pulizia delle camere: verificare le camere pulite e registrare le richieste di manutenzione.
- Gestione delle camere: come il ricevimento legge lo stato delle camere e gestisce gli spostamenti.
- Check-in: assegnare una camera pulita a un ospite in arrivo.
- Utenti e ruoli: concedere l'accesso alle pulizie.