Vue d'ensemble du système
Les services d'un hôtel ne travaillent pas chacun dans leur coin. Une réservation faite en ligne touche le gestionnaire de canaux, la réception, l'entretien et les finances avant même l'arrivée du client. Veridien est bâti comme un système intégré unique, pour que toute votre équipe travaille sur les mêmes données. Cette page explique comment les modules s'articulent et où trouver chacun d'eux dans la barre latérale.
Voyez Veridien comme une étoile. L'établissement en occupe le centre, et chaque module lit et écrit dans des données partagées (chambres, clients, réservations, notes). Un changement à un endroit se propage aux autres.
Quand un client réserve, le gestionnaire de canaux en fait une réservation et une note s'ouvre à côté. La réception la voit sur le tableau de bord. L'entretien prépare la chambre. Pendant le séjour, les frais de restaurant et de services atterrissent sur cette note. Au départ, la note se solde, la chambre bascule en sale, et les rapports captent le chiffre d'affaires. Un seul parcours client, plusieurs modules, une seule source de vérité.
Le groupe Réception est la vue d'exploitation en temps réel où le personnel enregistre les arrivées, les départs et les attributions de chambres. Il contient Réservations, Notes et Factures (le compte et les documents de chaque séjour), Clients (fiches et historique), la Boîte de réception (les messages des canaux, avec une pastille de non-lus dans la barre latérale) et les Avis. Le Tableau de bord de l'établissement se trouve juste au-dessus et affiche les arrivées du jour, les clients en séjour et les départs.
Voyez Tableau de bord de la réception, Arrivée, Départ et Fiches clients.
Réservations est l'endroit où vivent les réservations avant, pendant et après un séjour. Vous y créez des réservations, attribuez des tarifs, rattachez des fiches clients et gérez les blocages de groupes. Chaque réservation suit un cycle de vie qui va de Provisoire à Confirmée, puis Arrivée enregistrée et Départ enregistré, ou Annulée.
La différence d'intention est utile : Réservations sert à planifier les séjours à venir, tandis que le tableau de bord de la réception sert à exécuter ce qui se passe maintenant. Voyez Créer des réservations et Tarifs.
Notion clé : l'établissement
Un établissement est un seul hôtel, resort ou site d'hébergement. Chaque module, chambre, note et rôle du personnel existe à l'intérieur de l'établissement actif. Si vous gérez plusieurs sites, passez de l'un à l'autre avec le sélecteur d'établissement dans la barre latérale. Voyez Notions clés.
Le groupe Établissement couvre votre site physique et la façon dont vous le vendez : les Chambres et les types de chambres, l'Entretien, le Gestionnaire de canaux, les Services vendus en supplément, les E-mails (les modèles adressés aux clients), votre Site web et le Moteur de réservation pour les réservations directes.
Voyez Gestion des chambres, Gestion des tâches et Sources de réservation.
Toute opération financière passe par Finances. L'objet central est la note, le compte courant rattaché à un séjour. Le groupe Finances contient le Journal des paiements, les Dépenses, les Tarifs, les Forfaits, les Promotions et les Rapports. Les notes et les factures vivent dans le groupe Réception, à côté des réservations auxquelles elles appartiennent, tandis que les taxes, les frais et les devises se configurent dans les Paramètres de l'établissement.
Finances est séparé de la réception parce que les responsabilités diffèrent : le personnel de réception passe des frais, tandis que les responsables financiers les rapprochent et les facturent. Voyez Notes, Paiements et règlements, Facturation et Clôture de nuit.
L'entretien suit la propreté et l'état de maintenance de chaque chambre. Quand un client part, la chambre bascule en Sale ; un agent la nettoie et la marque Propre, et ce n'est qu'alors que la réception peut l'attribuer à un client qui arrive. Les chambres peuvent aussi être passées Hors service pour maintenance, ce qui les retire du stock vendable.
Voyez Gestion des tâches et Vérification de la propreté des chambres.
Le gestionnaire de canaux relie votre établissement aux OTA et synchronise les disponibilités et les tarifs. Une réservation entrante d'un canal devient une réservation Confirmée, et les disponibilités baissent sur tous les canaux connectés pour éviter la surréservation. Fermer un type de chambre sur une plage de dates se propage vers vos canaux.
Voyez Configuration du gestionnaire de canaux et Gérer les disponibilités.
Les rapports vivent sous Finances et agrègent les données de tous les modules. Les indicateurs courants comprennent le chiffre d'affaires total, l'occupation, l'ADR (prix moyen par nuit) et le RevPAR (revenu par chambre disponible), plus des décompositions par source de réservation, moyen de paiement et taxe. Les rapports lisent les données plutôt qu'ils ne les modifient, mais ce qu'ils révèlent guide les décisions partout ailleurs : ajuster les tarifs, planifier l'entretien et examiner la performance des canaux.
Voyez Tableau de bord analytique et Rapports.
Notion clé : les permissions
Une permission commande ce qu'un utilisateur peut voir et faire. Les permissions sont regroupées en rôles (par exemple Propriétaire, Manager, Réception, Entretien) qu'un administrateur attribue à chaque compte. La barre latérale n'affiche que les sections que votre rôle autorise. Voyez Utilisateurs et rôles.
La barre latérale est votre principal moyen de passer d'un module à l'autre. Le sélecteur d'établissement est tout en haut, et les entrées sont groupées :
- Tableau de bord : l'instantané du jour pour l'établissement actif.
- Réception : Réservations, Notes, Factures, Clients, Boîte de réception, Avis.
- Établissement : Chambres, Entretien, Gestionnaire de canaux, Services, E-mails, Site web, Moteur de réservation.
- Restaurant : Caisse, KDS, Carte, Stocks, Rapports, Rapprochement et Paramètres du restaurant (réservés au personnel de restauration).
- Finances : Journal des paiements, Dépenses, Tarifs, Forfaits, Promotions, Rapports.
- Paramètres (en bas) : Journal d'activité et Paramètres de l'établissement.
Un champ de recherche et une cloche de notifications se trouvent en haut de l'écran, pour naviguer vite et recevoir les alertes. Le menu de votre compte et Se déconnecter sont en bas de la barre latérale.
Une section n'apparaît pas ?
La barre latérale dépend des permissions. Si un module manque, votre rôle ne l'inclut pas. Contactez l'administrateur de votre établissement si vous avez besoin d'y accéder. Voyez Utilisateurs et rôles.
Le déroulé simplifié d'un séjour type renforce ces liens :
- Un client réserve sur une OTA. Le gestionnaire de canaux crée une réservation Confirmée, et une note s'ouvre avec elle.
- Les disponibilités baissent automatiquement sur tous les canaux.
- Le jour de l'arrivée, le tableau de bord de la réception affiche la réservation.
- L'entretien prépare la chambre et la marque Propre.
- La réception enregistre l'arrivée, et la chambre bascule en Occupée.
- Les frais de restaurant et de services sont passés sur la note pendant le séjour.
- À la fin de chaque journée, le personnel lance la routine de fin de journée pour vérifier que les frais et les paiements du jour s'équilibrent.
- Au départ, la réception enregistre le départ, solde la note, et la chambre bascule en Sale.
- Les rapports enregistrent le chiffre d'affaires, l'occupation et les données de source.
Chaque étape met en jeu au moins deux modules qui partagent les mêmes données. C'est pour cela que Veridien est un système intégré unique plutôt qu'un assortiment d'outils indépendants.
Configurez votre compte dans Première connexion, puis lisez Notions clés pour le vocabulaire que chaque module suppose connu.