Créer des réservations
Chaque séjour dans Veridien commence par une réservation. Les nouvelles réservations se construisent avec un assistant en quatre étapes, qui vous mène de la source de réservation et des dates de voyage au choix de la chambre et du tarif, puis au client et à un récapitulatif final. Ce guide explique chaque étape et les termes clés que vous croiserez en chemin.
Ouvrez Réservations dans la barre latérale de l'établissement. L'écran comporte deux vues, que l'on bascule avec le sélecteur du haut :
- Calendrier (la vue par défaut) affiche une grille de type Gantt des chambres et des réservations posées dessus.
- Liste affiche un tableau de réservations, avec recherche et filtres.
Pour commencer une nouvelle réservation, cliquez sur Nouvelle réservation en haut à droite. L'assistant de réservation s'ouvre sur sa propre page. Vous pouvez aussi lancer l'assistant avec les dates déjà remplies en cliquant et en faisant glisser sur des cellules vides du calendrier.
Le type de chambre est une catégorie d'hébergement (par exemple Double standard, King deluxe, Suite), pas une chambre précise. Vous réservez un type de chambre et une quantité ; un numéro de chambre physique peut être attribué pendant l'assistant, ou laissé à l'attribution automatique.
Le tarif est l'offre tarifée rattachée à un type de chambre (par exemple un tarif de base, Demi-pension ou Pension complète). Chaque tarif porte un prix par nuit et, à travers ses intervalles saisonniers, une tarification par jour de la semaine et des frais d'occupation. Voyez Tarifs.
La source de réservation enregistre d'où vient la réservation. Les sources se configurent par établissement et sont regroupées en catégories (Direct, Entreprise, OTA). Voyez Sources de réservation.
L'hébergement est une chambre réservée au sein d'une réservation. Une réservation peut contenir plusieurs hébergements (plusieurs chambres), chacun avec sa chambre, ses dates, son tarif et son statut d'arrivée.
L'assistant comporte quatre étapes, indiquées dans la barre de progression en haut de la carte. Utilisez Suivant et Précédent pour passer de l'une à l'autre ; chaque étape se valide avant de vous laisser continuer.
- Choisissez une source de réservation. Les sources sont regroupées par catégorie dans la liste déroulante. Seules les sources actives apparaissent.
- Cliquez sur le champ Dates du séjour et choisissez une date d'arrivée, puis une date de départ, dans le calendrier sur deux mois. Les dates passées sont désactivées.
- La carte affiche le nombre de nuits dès que les deux dates sont posées.
La source de réservation compte ici parce qu'elle détermine quels tarifs et quelles taxes s'appliqueront ensuite, alors renseignez-la avant de continuer.
Cette étape liste chaque type de chambre avec ses disponibilités en direct pour vos dates et votre source.
- La carte de chaque type de chambre affiche une pastille de disponibilité (par exemple « 3 disponibles »), l'occupation maximale, et une photo s'il en existe une. Les types complets ou restreints sont grisés et renvoyés en bas de la liste.
- Cliquez sur Sélectionner sur un type de chambre pour l'ajouter à la réservation. Utilisez les commandes plus et moins pour indiquer combien de chambres de ce type il vous faut (dans la limite des disponibilités).
- Choisissez un tarif dans la liste de boutons radio sous la carte. Le tarif par défaut est présélectionné. Les tarifs restreints (par exemple ceux qu'une règle de séjour minimum bloque) sont désactivés et signalés avec la raison.
- Renseignez Adultes et Enfants. L'occupation est plafonnée au maximum du type de chambre, sauf si vous cochez Forcer le maximum. Si vous réservez plus d'une chambre, vous pouvez définir l'occupation chambre par chambre. Les clients au-delà de l'occupation de base du type de chambre ajoutent les frais de client supplémentaire par nuit du tarif (ajustés par tranche d'âge lorsque celles-ci sont configurées), affichés au fil de la saisie.
- Sous Attribution des chambres, cliquez éventuellement sur des vignettes de chambres précises pour les fixer. Les chambres que vous laissez non attribuées le sont automatiquement. Si les disponibilités sont réparties entre plusieurs chambres au fil des nuits, la chambre est attribuée automatiquement à l'arrivée.
- Dépliez la grille des tarifs par nuit pour vérifier ou forcer chaque tarif de nuit. Le total de la chambre en cours et un total général sur tous les types de chambres sélectionnés se mettent à jour au fur et à mesure.
Vous pouvez ajouter plusieurs types de chambres à la même réservation. Réserver plus d'une chambre garde tout sur une seule réservation contenant plusieurs chambres ; voyez Réservations multi-chambres.
- Recherchez le client par nom ou par e-mail dans le champ Client. Les fiches correspondantes apparaissent au fil de la saisie.
- Sélectionnez une fiche existante pour la rattacher, ou créez un client s'il n'y a pas de correspondance. Les nouvelles fiches sont enregistrées dans la base clients et peuvent être réutilisées sur de futures réservations. Voyez Fiches clients.
Cherchez avant de créer
Cherchez toujours d'abord, même si le client se dit nouveau. Une fiche existe peut-être déjà à la suite d'une réservation précédente ou annulée, et créer un doublon coupe l'historique d'un client en deux fiches.
La dernière étape tarife l'ensemble de la réservation et vous permet de la finaliser.
- Frais de chambre liste chaque type de chambre, son tarif, les chambres attribuées et le détail par nuit.
- Extras et services permet de rattacher des services facultatifs depuis votre catalogue. Les services par nuit sont multipliés par le nombre de nuits ; les services ponctuels sont facturés une seule fois.
- Taxes et frais affiche chaque taxe applicable. Les taxes incluses portent la mention « incluse » ; les taxes exclusives s'ajoutent au total.
- Totaux affiche le sous-total des chambres, le sous-total des services, les taxes et le Total général.
- Définissez un acompte. Saisissez un montant directement, ou utilisez les boutons Aucun acompte / 20 % / 50 % / 100 %. Le Solde à payer se met à jour en direct.
- Ajoutez d'éventuelles demandes particulières ou notes.
- Cliquez sur le bouton de confirmation en pied de carte pour créer la réservation.
Après confirmation, un écran de succès affiche la nouvelle réservation, le récapitulatif du séjour et le total. De là, vous pouvez Voir la réservation, Envoyer la confirmation, Créer une autre réservation, ou faire Retour au calendrier.
Les nouvelles réservations démarrent en Confirmée
Une réservation créée par l'assistant est enregistrée avec le statut Confirmée. Vous pouvez encore changer son statut plus tard depuis la page de détail de la réservation. Voyez Modifier des réservations pour le cycle de statut complet. (La boîte de dialogue d'ajout rapide du calendrier est le seul chemin qui démarre une réservation en Provisoire.)
Un tarif peut être libellé dans une autre devise que la devise de base de l'établissement. Quand vous sélectionnez un tel tarif, les prix s'affichent dans la devise du tarif avec l'équivalent en devise de base entre parenthèses, et l'acompte est encaissé dans cette même devise. Les taux de change viennent des devises configurées dans les paramètres de l'établissement.
Ouvrez la réservation pour la gérer. La page de détail comporte des onglets pour :
- Hébergements : chaque chambre réservée, son statut et les actions par chambre.
- Note (le compte du séjour) : frais, paiements et solde. Voyez Notes.
- Clients : nommez les adultes et les enfants supplémentaires de la réservation, et téléchargez un bon de séjour.
- Notes : notes internes pour le personnel.
- Activité : un journal horodaté (visible par les utilisateurs ayant accès au journal d'audit).
Les réservations issues de votre moteur de réservation et des OTA comme Booking.com et Airbnb arrivent automatiquement par le gestionnaire de canaux et apparaissent aux côtés des réservations saisies à la main, avec le canal comme source de réservation. Vous n'avez pas à les ressaisir. Passez-les en revue pour les demandes particulières et les coordonnées complètes du client, mais faites les changements de tarif et de dates des réservations OTA du côté du canal, pour que le gestionnaire de canaux puisse les resynchroniser. Voyez Configuration du gestionnaire de canaux et Gérer les disponibilités.
Renseigner la source de réservation en dernier. La source détermine l'éligibilité des tarifs et les taxes. Choisissez-la à l'étape 1, avant de choisir les chambres.
Créer des clients en double. Cherchez dans la base clients avant d'ajouter une nouvelle fiche.
Sauter l'étape de l'acompte. Si votre établissement prend des acomptes, définissez-en un dans le récapitulatif pour que le solde à payer soit juste dès le départ.