Modifier des réservations
Les plans changent. Veridien vous laisse déplacer les dates, changer de chambre, ajuster l'occupation et les tarifs, ajouter ou retirer des chambres et annuler des réservations, tout en gardant les disponibilités et la note synchronisées. La plupart des changements se font sur la page de détail de la réservation ou en faisant glisser sur le calendrier.
Une réservation passe par ces statuts :
- Provisoire : tout juste créée, pas encore ferme.
- Confirmée : la réservation est engagée.
- Arrivée enregistrée : le client est arrivé (posé au moment de l'arrivée).
- Départ enregistré : le séjour est terminé.
- Annulée : la réservation a été annulée.
Chaque chambre réservée (hébergement) porte son propre statut, et le statut global de la réservation en découle : si une chambre est en arrivée enregistrée, la réservation apparaît en Arrivée enregistrée ; si toutes sont en départ enregistré, elle apparaît en Départ enregistré, et ainsi de suite. Vous pouvez en général faire avancer un statut (Provisoire, puis Confirmée, puis Arrivée enregistrée, puis Départ enregistré) mais pas le faire reculer.
Trouvez la réservation dans la vue Liste (recherchez par nom ou e-mail du client, ou filtrez par statut et par date) ou sur le Calendrier, puis cliquez dessus pour ouvrir la page de détail. L'en-tête affiche le nom du client, le code de la réservation, le contrôle de statut et un menu Actions.
Le statut vit dans l'en-tête de la page, pas dans le menu Actions :
- Quand une réservation est Provisoire, un bouton Confirmer la réservation apparaît à côté du contrôle de statut. Cliquez dessus pour la faire passer en Confirmée.
- La liste déroulante de statut juste à côté vous laisse poser le statut directement, y compris choisir Annulée pour ouvrir le parcours d'annulation.
Le menu Actions contient tout le reste : Ajouter une chambre, Voir la note, Voir la facture, Voir la confirmation, Voir le client, Masquer la réservation / Réafficher la réservation, et Supprimer la réservation.
- Masquer la réservation exclut la réservation des statistiques sans la supprimer (Réafficher la réservation fait l'inverse).
- Supprimer la réservation retire la réservation, dans les limites décrites sous Supprimer une réservation.
Le statut chambre par chambre (arrivée, départ) se gère dans l'onglet Hébergements et par le flux de la réception. Voyez Arrivée et Départ.
Le calendrier est le moyen le plus rapide de replanifier ou de réattribuer une chambre.
- Ouvrez la vue Calendrier sur l'écran Réservations.
- Faites glisser le bloc d'une réservation vers de nouvelles dates, vers une autre chambre, ou vers un autre type de chambre.
- Une boîte de dialogue Confirmer le déplacement s'ouvre et résume le changement : changement de chambre, changement de type de chambre ou changement de dates, le nouveau nombre de nuits, et un détail des coûts complet (frais de chambre, taxes et écart par rapport à l'ancien total).
- Cliquez éventuellement sur Forcer le tarif de nuit pour poser un tarif sur mesure sur le séjour déplacé.
- Cliquez sur Confirmer le déplacement pour appliquer.
Veridien vérifie les conflits pendant que vous faites glisser : un déplacement qui chevaucherait une autre réservation active sur la même chambre est refusé. Un départ et une arrivée le même jour sur une même chambre restent autorisés.
Les tarifs sont recalculés lors d'un déplacement
Quand vous changez les dates, le détail des coûts retarife le séjour avec la tarification du tarif appliquée aux nouvelles nuits. Comme les prix varient par jour de la semaine et par saison, un déplacement vers un week-end ou une haute saison peut changer le total même à nombre de nuits égal. Lisez le détail avant de confirmer, et forcez le tarif si vous devez tenir un prix précis.
Dans l'onglet Hébergements de la page de détail, chaque chambre réservée a sa propre ligne :
- Changez le statut de la chambre directement dans la ligne.
- Modifiez la chambre pour ajuster ses dates, sa chambre ou son type de chambre, son tarif ou son occupation.
- Retirez la chambre de la réservation. Les lignes de note qui s'y rattachent sont retirées aussi. Retirer la dernière chambre restante annule plutôt toute la réservation, en passant la réservation et son hébergement en Annulée.
Pour poser une chambre de plus sur la même réservation, ouvrez l'onglet Hébergements et choisissez Ajouter une chambre. La boîte de dialogue d'ajout reprend par défaut les dates de la réservation. C'est ainsi qu'une réservation simple devient une réservation multi-chambres après coup. Pour les réservations multi-chambres en général, voyez Réservations multi-chambres.
- Ouvrez la réservation et passez la liste déroulante de statut sur Annulée (ou cliquez sur Annuler dans une ligne de liste).
- Saisissez éventuellement un motif d'annulation.
- Confirmez. La réservation et tous ses hébergements passent en Annulée et les chambres retournent dans les disponibilités. La note et les éventuelles factures sont annulées plutôt que supprimées, si bien que les écritures financières survivent pour l'audit tout en sortant de vos statistiques. Si le client a un e-mail au dossier, un e-mail d'annulation part automatiquement.
Les réservations payées sont remboursées automatiquement
Si le client a déjà payé, l'annulation déclenche un remboursement selon la politique d'annulation de votre établissement (le pourcentage remboursable et le délai que vous avez configurés). Le remboursement est traité avant la libération des chambres, si bien qu'un remboursement en échec arrête l'annulation au lieu de la poursuivre en silence.
L'annulation est encadrée et définitive
Vous ne pouvez annuler qu'une réservation encore Provisoire ou Confirmée. Une réservation dont l'arrivée ou le départ est enregistré ne peut pas être annulée. L'annulation ne se défait pas : vérifiez le motif et la réservation avant de vous engager.
Supprimer la réservation (dans le menu Actions) retire définitivement la réservation, ses hébergements et la note. La suppression est volontairement encadrée :
- Une réservation dont l'arrivée ou le départ est enregistré ne peut pas être supprimée.
- Une réservation portant un paiement enregistré ou une facture émise (non brouillon) ne peut pas être supprimée. Veridien vous demande de l'annuler à la place, pour conserver les écritures financières.
Une réservation ne portant qu'une facture automatique en brouillon et aucun paiement peut être supprimée proprement. Utilisez l'annulation plutôt que la suppression pour de vraies annulations client, car l'annulation garde une trace et libère les disponibilités proprement. Réservez la suppression aux réservations de test ou manifestement erronées.
Quand un client change de dates, de chambres ou d'occupation, modifiez la réservation existante plutôt que de l'annuler et d'en créer une nouvelle. Modifier préserve l'historique de la réservation, sa note et l'acompte déjà encaissé. Annuler puis re-réserver perd cette continuité et annule la note d'origine.
Veridien envoie des e-mails automatiques pour les nouvelles réservations et les annulations. Il n'écrit pas au client à chaque changement de date ou de chambre : quand vous déplacez une réservation, dites-le donc directement au client. Vous pouvez renvoyer les détails de la réservation depuis les outils de confirmation de la réservation.
Ne pas vérifier le nouveau total. Les prix par jour de la semaine et par saison peuvent changer le prix quand vous déplacez les dates. Lisez toujours le détail des coûts dans la boîte de dialogue Confirmer le déplacement.
Supprimer au lieu d'annuler. La suppression est bloquée dès qu'il y a des paiements ou une facture émise, et elle ne laisse aucune trace. Annulez les annulations client, pour que la note soit annulée pour l'audit et que les disponibilités se libèrent proprement.
Vouloir annuler un client en séjour. Une fois l'arrivée enregistrée, une réservation ne peut plus être annulée. Traitez les départs anticipés par le départ.