Départ
Le départ clôt le séjour d'un client. Dans Veridien, enregistrer un départ vous permet de passer la note en revue, d'enregistrer un paiement final et de finaliser le départ. Une fois terminé, la réservation passe à départ enregistré et la chambre revient à l'entretien avec le statut Sale, pour être remise en état avant la prochaine arrivée.
Il vous faut la permission Arrivées en réception (frontDesk.checkIn) pour traiter les départs, la même permission que pour les arrivées. Voyez Utilisateurs et rôles.
Une réservation ne peut passer en départ que si elle est actuellement au statut arrivée enregistrée. La boîte de dialogue de départ s'ouvre depuis la réservation du client ; les départs attendus du jour sont listés sur le Tableau de bord, dans la colonne Départs, où un client en séjour porte une pastille Départ prévu.
L'en-tête de la boîte de dialogue affiche Départ - [nom du client] et se divise en deux parties : le récapitulatif de la note et la section Enregistrer un paiement.
Le récapitulatif de la note liste tous les frais du séjour, pour que vous puissiez les passer en revue avec le client avant de solder.
- Les lignes apparaissent dans un tableau avec la date, une description (par exemple « Frais de chambre - Nuit 1 ») et le montant, triées par date.
- Total des frais additionne toutes les lignes.
- Les paiements déjà enregistrés sont listés en dessous, chacun avec son moyen et sa référence, et déduits du total. Total des paiements en fait la somme.
- Solde indique ce qu'il reste. Il porte la mention (Dû) et s'affiche en rouge tant qu'il reste de l'argent à percevoir, ou (Soldé) quand la note est intégralement réglée.
Si la réservation n'a pas encore de note, la boîte de dialogue signale qu'aucune n'a été trouvée ; si une note existe sans frais, elle affiche « Aucun frais sur cette note ».
Parcourez les frais avec le client, en particulier les extras au-delà du tarif de la chambre. Si un client conteste des frais, vérifiez d'où ils viennent avant de changer quoi que ce soit ; les corrections et les litiges se traitent sur la note, pas en sautant le paiement au départ.
Servez-vous de la section Enregistrer un paiement pour saisir le paiement final du client :
- Montant : saisissez le montant réglé. Le champ accepte un nombre avec jusqu'à deux décimales (par exemple
120.00). - Moyen : choisissez comment le client règle. Tant que votre établissement n'a pas configuré ses propres moyens de paiement, vous disposez du jeu intégré Espèces, Carte et Virement bancaire ; dès qu'un propriétaire définit des moyens de paiement personnalisés, ceux-ci remplacent le jeu intégré à cet endroit.
- Référence : texte libre facultatif pour un numéro de reçu, les derniers chiffres d'une carte ou une référence de virement.
À mesure que vous saisissez un montant, la boîte de dialogue recalcule le solde restant par rapport au total de la note. Vous n'êtes pas obligé d'enregistrer un paiement pour enregistrer le départ (par exemple un séjour entièrement prépayé au solde nul), mais tout solde dû doit être encaissé et saisi ici.
Un paiement n'est enregistré que si un Montant et un Moyen sont tous les deux renseignés. Saisir un montant sans choisir de moyen ne passera aucun paiement.
Cliquez sur Enregistrer le départ pour finaliser. Veridien effectue alors, en une seule étape :
- L'enregistrement du paiement, si vous en avez saisi un.
- Le passage de la réservation et de son hébergement à départ enregistré.
- Le passage de la chambre à Sale pour que l'entretien la traite, et la consignation de ce changement de statut.
- L'inscription du départ au journal d'audit et la notification de l'équipe de réception.
Si le client a une adresse e-mail valide dans sa fiche, Veridien envoie aussi automatiquement un e-mail de demande d'avis après séjour. La chambre apparaît ensuite comme Sale dans la Gestion des chambres et dans la file d'attente de l'entretien ; voyez Vérification de la propreté des chambres.
Si le montant que vous avez saisi ne couvre pas la totalité du solde, la boîte de dialogue affiche un avertissement :
Solde dû : [montant]. Le client repartira avec des frais impayés.
Le bouton Enregistrer le départ devient alors une confirmation en deux temps. Un premier clic change le libellé en Confirmer le départ avec un solde dû ; il faut cliquer une seconde fois pour poursuivre. Ce garde-fou existe pour qu'aucun client ne reparte par accident avec des frais impayés.
N'enregistrez pas le départ d'un client avec un solde dû sans l'accord de votre responsable. Une fois le client parti, récupérer le reliquat est bien plus difficile. Encaissez ou enregistrez d'abord le paiement complet, ou obtenez une autorisation explicite avant de confirmer avec un solde.
Un séjour peut aussi être clôturé en passant le statut de la réservation à Départ enregistré sur la page de détail de la réservation. Ce raccourci applique les mêmes règles que la boîte de dialogue :
- Il impose la même exigence de note soldée. Une note n'est soldée que si chaque devise qu'elle porte revient à zéro, donc un solde restant dans une devise bloque le raccourci même si une autre devise est trop payée.
- Il produit les mêmes effets : la réservation et son hébergement passent à départ enregistré, la chambre bascule sur Sale avec une entrée au journal des statuts de chambre, et l'horodatage du départ est apposé.
- Un changement de statut interdit est refusé net et ne peut pas être forcé.
Deux choses diffèrent. La confirmation n'est pas la même expérience : la boîte de dialogue affiche un avertissement souple et renomme son bouton en Confirmer le départ avec un solde dû, tandis que la liste déroulante affiche une confirmation distincte Enregistrer le départ quand même ?. Et la liste déroulante ne peut pas enregistrer de paiement, donc une note non soldée doit d'abord être réglée depuis la page de la note, ou le contrôle doit être forcé délibérément.
Confirmer l'avertissement de solde par habitude. Le bouton en deux temps est là pour une raison. Si vous voyez « Confirmer le départ avec un solde dû », arrêtez-vous et encaissez le reliquat, sauf si un responsable a accepté de le laisser ouvert.
Saisir un montant sans moyen de paiement. Aucun paiement n'est enregistré tant qu'un moyen n'est pas sélectionné, donc le solde ne sera pas apuré. Choisissez toujours un moyen de paiement avant de confirmer.
Ne pas passer la note en revue avec le client. Prenez un instant pour parcourir les lignes avant de les présenter. Repérer des frais mal passés au comptoir est bien plus simple que de gérer un litige une fois le client parti.