Tableau de bord
Le tableau de bord est le premier écran que vous voyez après avoir choisi un établissement, et c'est le moyen le plus rapide de répondre à la question par laquelle commence chaque service : que se passe-t-il dans cet établissement en ce moment, et que va-t-il se passer ensuite ? Il rassemble en une seule vue les arrivées, les départs, le nombre de clients en séjour, l'état des chambres et les indicateurs de performance en direct, pour vous éviter de naviguer entre plusieurs écrans.
Le tableau de bord n'affiche les données d'exploitation que si vous avez la permission Consultation de la réception (frontDesk.view). Si vous voyez un message « Vous n'avez pas les permissions de réception » à la place des widgets, demandez à un administrateur d'ajuster votre rôle. Voyez Utilisateurs et rôles.
Le tableau de bord est construit à partir de widgets. Chaque widget est une carte autonome (Arrivées et départs, une jauge d'occupation, des cartes KPI, des graphiques de chiffre d'affaires, et ainsi de suite). Vous pouvez réorganiser la disposition selon votre façon de travailler :
- Servez-vous des commandes d'édition du tableau de bord pour ajouter, retirer ou déplacer des widgets.
- Votre disposition est enregistrée par utilisateur, donc l'agencement que vous choisissez est celui que vous retrouvez à chaque connexion.
Si vous ne l'avez jamais personnalisée, la disposition par défaut contient déjà les widgets sur lesquels la plupart des équipes de réception s'appuient au quotidien, décrits ci-dessous.
Le widget Arrivées et départs est le cœur opérationnel du tableau de bord. Il affiche deux colonnes côte à côte, pilotées par un unique sélecteur de date en haut.
- Arrivées liste les clients dont l'arrivée est prévue le jour sélectionné. Le compteur à côté du titre indique le nombre d'arrivées pour ce jour. Chaque ligne montre le nom du client, la chambre attribuée (ou le type de chambre si aucune chambre n'est encore attribuée), la composition du séjour (par exemple « 2 adultes » ou « 2 adultes, 1 enfant ») et le solde dû sur la note.
- Départs liste les clients dont le départ est prévu le jour sélectionné. Chaque ligne montre le nom du client, sa chambre, la composition du séjour et le solde dû sur la note, pour voir d'un coup d'œil qui doit encore de l'argent avant de partir.
Chaque ligne affiche aussi un statut :
- Une arrivée encore confirmée (pas encore enregistrée) affiche un bouton Enregistrer l'arrivée.
- Une arrivée déjà enregistrée affiche une pastille Arrivée enregistrée.
- Un départ encore en séjour affiche une pastille Départ prévu. Une fois traité, il affiche Parti.
Le sélecteur de date au milieu pilote les deux colonnes à la fois :
- Utilisez les flèches gauche et droite pour reculer ou avancer d'un jour.
- Cliquez sur la date pour ouvrir un calendrier et sauter à n'importe quelle date.
- Quand vous n'êtes pas sur le jour en cours, un bouton Aujourd'hui apparaît pour y revenir directement.
« Aujourd'hui » désigne la date courante de l'établissement dans son propre fuseau horaire, pas celui de votre navigateur, donc le libellé reste juste quel que soit l'endroit d'où vous travaillez.
- Cliquez n'importe où sur la ligne d'un client pour ouvrir sa réservation.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer l'arrivée d'une arrivée confirmée pour ouvrir la boîte de dialogue d'arrivée sans quitter le tableau de bord. Voyez Arrivée pour le déroulé complet.
Le widget se met à jour en temps réel. Quand vous enregistrez une arrivée ou un départ, les colonnes et les compteurs se rafraîchissent automatiquement.
Au-delà des arrivées et des départs, le tableau de bord fait remonter les chiffres qui vous disent à quel point l'établissement est plein et productif.
L'occupation est calculée à partir des chambres occupées rapportées aux stocks vendables. Les chambres marquées Hors service sont exclues du total des chambres, pour que le pourcentage reflète ce que vous pouvez réellement vendre plutôt que le nombre brut de chambres.
Les widgets KPI montrent trois indicateurs hôteliers fondamentaux, chacun avec une tendance sur 7J, 1M ou 1A :
- Occupation : nuitées occupées en pourcentage des nuitées vendables.
- ADR (prix moyen par nuit) : chiffre d'affaires hébergement divisé par le nombre de nuitées vendues.
- RevPAR (revenu par chambre disponible) : chiffre d'affaires hébergement réparti sur toutes les nuitées disponibles.
L'ADR, le RevPAR et le chiffre d'affaires sont dérivés des frais passés sur les notes, donc ils reflètent des montants réellement facturés, pas des estimations.
D'autres widgets répartissent le chiffre d'affaires par source (chambres, restaurant, services) et affichent le nombre de chambres dans chaque statut d'entretien. La répartition par statut de chambre est le moyen le plus rapide de voir combien de chambres Propres vous avez à disposition face aux arrivées du jour.
Le tableau de bord est le plus utile quand vous l'intégrez au rythme de votre service plutôt que de le consulter une seule fois.
Début de service. Ouvrez le tableau de bord et comparez le nombre d'arrivées à votre compte de chambres Propres. Si les arrivées dépassent les chambres prêtes, coordonnez-vous tôt avec l'entretien. Repérez les départs encore en Départ prévu laissés par le service précédent.
Pendant le service. Revenez-y entre deux tâches. Surveillez les arrivées qui montent alors que les chambres propres stagnent (les départs ne sont pas remis en état assez vite), et l'occupation qui approche la capacité (la marge pour les passages spontanés se réduit). À mesure que les clients partent, vérifiez que les chambres passent d'occupées à Sales, puis à Propres.
Fin de service. Les départs encore en Départ prévu sont autant de départs tardifs potentiels à signaler au service suivant. Les arrivées restantes peuvent être des arrivées tardives ou des non-présentations. Un nombre élevé de chambres Sales signale des chambres que l'entretien n'a pas atteintes.
Se jeter dans les arrivées sans lire le tableau de bord. Vous passez à côté des problèmes qui se forment, comme un manque de chambres, jusqu'à ce qu'un client se présente au comptoir sans nulle part où aller.
Oublier les chambres hors service. Elles restent discrètes mais réduisent les stocks vendables chaque nuit. Passez-les en revue tous les jours pour qu'un problème résolu ne garde pas une chambre hors ligne. Voyez Gestion des chambres.
Ne pas agir sur ce que montre le tableau de bord. Les chiffres ne servent que si quelqu'un y réagit. Quand vous voyez trop d'arrivées pour trop peu de chambres propres, ou une grappe de départs tardifs, partagez-le avec l'entretien et le service entrant.