Utilisateurs et rôles
Toute personne qui travaille dans Veridien doit être membre d'un établissement, et chaque membre se voit attribuer un rôle. Le rôle est un ensemble nommé de permissions qui décide des parties du système que cette personne peut ouvrir et des actions qu'elle peut effectuer. Un agent d'entretien n'a pas besoin de voir les notes. Un auditeur de nuit n'a pas besoin de modifier les tarifs. Les rôles vous permettent de donner à chaque membre exactement l'accès dont il a besoin, et rien de plus.
La gestion de l'équipe et des rôles vit sur la page Équipe, dans le groupe Établissement de la barre latérale. Les permissions sont limitées à un seul établissement : un membre que vous ajoutez à un établissement n'obtient pas automatiquement l'accès à un autre.
Qui peut gérer l'équipe
Inviter des membres, changer des rôles et créer ou modifier des rôles exigent les permissions Gérer les membres de l'équipe et Gérer les rôles et permissions. Les rôles intégrés Propriétaire de l'établissement et Manager les comprennent. Si vous ne voyez pas les commandes décrites ici, votre rôle ne donne pas la gestion de l'équipe.
À la création d'un établissement, Veridien met en place cinq rôles intégrés. Vous pouvez les attribuer tels quels, modifier les quatre derniers, ou vous en servir de référence pour construire des rôles personnalisés.
| Rôle | Ce qu'il peut faire |
|---|---|
| Propriétaire de l'établissement | Accès complet et sans restriction à tous les modules et paramètres. Ce rôle est verrouillé : il ne peut être ni modifié, ni renommé, ni supprimé, ni réattribué. |
| Manager | Accès opérationnel complet sur les réservations, la réception, la facturation, l'entretien, les tarifs, les analyses et la gestion de l'équipe. |
| Personnel de réception | Voir et créer réservations et clients, enregistrer arrivées et départs, attribuer des chambres, voir les notes, et voir les chambres, les tarifs et le statut d'entretien. |
| Entretien | Voir les chambres, les clients et les réservations, plus mettre à jour le statut des chambres et modifier les affectations d'entretien. |
| Auditeur de nuit | Revue financière de fin de journée, facturation et rapports : voir et créer des réservations, enregistrer arrivées et départs, passer des frais et enregistrer des paiements, et consulter les rapports d'occupation, financiers et de chiffre d'affaires. |
La personne qui crée un établissement reçoit automatiquement le rôle Propriétaire de l'établissement. Chaque établissement garde exactement un propriétaire, et c'est pourquoi ce rôle ne peut être ni supprimé ni confié à un rôle personnalisé.
Vous invitez les gens par e-mail. Veridien leur envoie un lien à accepter ; une fois qu'ils l'acceptent, ils deviennent membres de l'établissement avec le rôle que vous avez choisi.
- Ouvrez Équipe dans le groupe Établissement de la barre latérale.
- Descendez jusqu'à la section Inviter un membre de l'équipe.
- Saisissez l'adresse e-mail de la personne.
- Choisissez un rôle dans la liste déroulante. Le rôle Propriétaire de l'établissement n'y est volontairement pas proposé.
- Cliquez sur Envoyer l'invitation.
L'invitation apparaît sous Invitations en attente avec le rôle attribué et une date d'expiration. Les invitations sont valables 7 jours.
Pas d'étape de création de compte séparée
Vous ne saisissez que l'e-mail et le rôle de l'invité, pas son nom ni son mot de passe. La personne choisit elle-même son nom et ses identifiants au moment d'accepter l'invitation. Si elle a déjà un compte Veridien, accepter ajoute simplement l'établissement à son compte.
Chaque invitation en attente comporte deux actions :
- Renvoyer envoie de nouveau l'e-mail d'invitation et réinitialise le délai de 7 jours.
- Annuler révoque l'invitation pour que le lien ne puisse plus servir.
Si une invitation dépasse sa date d'expiration avant d'être acceptée, elle s'affiche avec une pastille Expirée. Servez-vous de Renvoyer pour émettre un nouveau lien de 7 jours.
Dans la section Membres de l'équipe, chaque membre affiche son nom, son e-mail, sa date d'entrée dans l'équipe et une liste déroulante de rôle. Pour changer le rôle de quelqu'un, choisissez un nouveau rôle dans sa liste déroulante. Le changement prend effet immédiatement, au prochain chargement de page.
Le propriétaire de l'établissement s'affiche avec une pastille fixe Propriétaire de l'établissement au lieu d'une liste déroulante, parce que ce rôle ne peut pas être réattribué.
Pour retirer quelqu'un, cliquez sur l'icône corbeille à côté de son entrée dans Membres de l'équipe et confirmez. Il perd l'accès à l'établissement immédiatement. Vous ne pouvez pas vous retirer vous-même, et vous ne pouvez pas retirer le propriétaire de l'établissement.
Dans Veridien, les permissions sont organisées en modules (par exemple Réservations, Facturation et notes, Entretien, Tarifs et prix). À l'intérieur de chaque module, les permissions sont disposées en arbre : une permission de consultation de premier niveau, avec des actions plus précises imbriquées en dessous.
Par exemple, le module Facturation et notes ressemble à ceci :
- Voir les notes et les frais
- Passer des frais sur une note
- Enregistrer des paiements
- Forcer les prix
- Annuler des frais
- Créer et envoyer des factures
Les permissions enfants n'ont de sens que si la permission de consultation parente est accordée : accordez donc d'abord la permission de consultation, puis activez les actions précises dont un rôle a besoin.
L'ensemble complet des modules comprend Établissement, Chambres, Réservations, Clients, Réception, Facturation et notes, Entretien, Tarifs et prix, Analyses et rapports, Services et extras, Dépenses et résultat, Frais, Journal d'audit, Gestionnaire de canaux, Assistant IA, Restaurant, Intelligence du revenu, Modèles d'e-mails, Moteur de réservation, Paiements et Paramètres.
Les permissions ne font pas que bloquer des actions. La barre latérale n'affiche que les modules qu'un rôle peut voir : un membre de l'entretien ne voit donc jamais les notes ni les tarifs, et un membre avec un accès facturation en lecture seule voit les notes mais pas les boutons qui passent des frais ou enregistrent des paiements. L'écran de chacun reste ainsi concentré sur le travail qu'il fait réellement.
Quand les rôles intégrés ne collent pas à votre organisation (un chef de service, un analyste revenue management, un agent de réservation), construisez le vôtre.
- Ouvrez Équipe et cliquez sur Créer un rôle personnalisé, ou allez dans l'éditeur de rôles dédié sous Paramètres → Rôles et cliquez sur Nouveau rôle.
- Saisissez un Nom du rôle et une Description facultative.
- À la création d'un rôle, vous pouvez Partir d'un modèle pour pré-remplir les permissions. Les modèles sont Réception, Manager, Lecture seule et Accès complet. Choisissez le plus proche, puis ajustez.
- Réglez les permissions module par module. Chaque carte de module a un interrupteur principal qui active ou désactive le module entier, et des cases à cocher individuelles pour les permissions imbriquées. Un Récapitulatif des permissions en haut liste tout ce qui est actuellement activé, pour que vous puissiez relire le rôle d'un coup d'œil.
- Cliquez sur Créer le rôle (ou Enregistrer les modifications en modification).
Vous ne pouvez pas nommer un rôle « Propriétaire de l'établissement » ; ce nom est réservé pour se prémunir contre une élévation de privilèges.
La liste Rôles affiche chaque rôle avec sa description, un compte des permissions activées, le nombre de membres qui l'ont et une pastille Par défaut pour les rôles intégrés. Ouvrez n'importe quel rôle sauf Propriétaire de l'établissement pour le modifier. Les changements s'appliquent à tous les membres qui portent ce rôle.
Modifier un rôle touche tous ceux qui l'ont
Modifier un rôle met à jour l'accès de tous les membres qui y sont rattachés. Avant de retirer des permissions d'un rôle partagé, regardez le nombre de membres pour savoir qui est concerné.
Un petit établissement accueille trois nouveaux membres du personnel :
- Un agent de réception est invité avec le rôle Personnel de réception. Après acceptation, il voit le tableau de bord de la réception, les réservations, les clients et les notes, mais ni les tarifs, ni les taxes, ni les paramètres d'équipe.
- Un agent d'entretien est invité avec le rôle Entretien et ne voit que les chambres et le statut d'entretien.
- Un chef de service a besoin de tout ce que fait la réception, plus la possibilité d'annuler des frais et de modifier les tarifs, mais il ne doit pas gérer l'équipe. Le propriétaire reprend le modèle Manager dans un nouveau rôle personnalisé, retire Gérer les membres de l'équipe et Gérer les rôles et permissions, l'enregistre sous le nom « Chef de service » et l'attribue.
Au fil des changements de responsabilités, mettez à jour le rôle d'un membre depuis la liste déroulante ou ajustez les permissions du rôle. Les changements prennent effet au prochain chargement de page du membre, sans aucune reconfiguration.
- Paramètres de l'établissement : configurez le profil de l'établissement, l'identité visuelle et les détails de facturation.
- Notions clés : comment établissements, membres et rôles s'articulent.
- Première connexion : ce qu'un nouveau membre voit après avoir accepté une invitation.