Paramètres de l'établissement
La page Paramètres de l'établissement porte l'identité de base de votre établissement : son nom, son type, ses coordonnées, son adresse et ses horaires de séjour. Ouvrez-la depuis Paramètres dans la barre latérale. La page est organisée en onglets en haut de l'écran : Général, Politiques, Réservations, Documents, Équipe, Taxes, Devises, Sources de réservation et Clés d'API. L'essentiel de l'onglet Général se configure une fois pendant la mise en route et n'est revu que si quelque chose change.
Qui peut modifier les paramètres
Consulter la page Paramètres exige la permission Voir les paramètres. Enregistrer des modifications sur le profil de l'établissement exige Modifier les paramètres de l'établissement. Les rôles intégrés Propriétaire de l'établissement et Manager les comprennent.
Cette page se concentre sur l'onglet Général. L'identité visuelle qui apparaît sur les factures (logo, numéro d'immatriculation fiscale et pied de page) vit sur l'onglet Documents, dans le Studio de conception des factures ; les taxes, les devises et les sources de réservation ont chacune leur propre onglet sur cette page. Voyez Où se trouvent les autres paramètres plus bas.
L'onglet Général s'ouvre sur les détails utilisés dans tout le système et sur les documents imprimés, regroupés en quelques sections.
Établissement
- Nom de l'établissement. Le nom officiel de votre hôtel. Il apparaît dans le sélecteur d'établissement de la barre latérale, sur les factures et sur les rapports.
- Type d'établissement. La nature de l'établissement : hôtel, resort ou maison d'hôtes, par exemple.
- Classement. Un classement facultatif de 1 à 5 étoiles.
Contact
- E-mail de contact et Téléphone de contact. L'e-mail et le téléphone principaux que les clients et la plateforme utilisent pour joindre l'établissement.
- Coordonnées complémentaires. Un champ de texte libre facultatif pour les horaires de la réception, les numéros alternatifs et autres notes du même ordre affichées sur les documents destinés aux clients.
Adresse
Des champs d'adresse structurés : ligne d'adresse 1 et 2, ville, région ou département, code postal et pays. Ils sont utilisés sur les factures, les cartes et les indications d'accès pour les clients.
Horaires de séjour
- Heure d'arrivée et Heure de départ. Les heures d'arrivée et de départ par défaut de l'établissement, affichées dans son fuseau horaire.
- Fuseau horaire. Affiché pour référence et verrouillé après la création (voyez Fuseau horaire).
Faites vos modifications et cliquez sur Enregistrer les paramètres. Une confirmation apparaît une fois les changements enregistrés.
Le fuseau horaire de votre établissement détermine l'affichage de chaque date et de chaque heure : arrivées et départs des réservations, horodatages des notes, plages de dates des rapports et entrées du journal d'audit.
Le fuseau horaire est verrouillé après la création
Le fuseau horaire est fixé à la création de l'établissement et ne peut pas être changé ensuite. Cela garde cohérents les rapports historiques, les notes et les horodatages d'audit. Le champ sur la page Paramètres est affiché pour référence seulement et est désactivé. Si vous avez réellement besoin d'un autre fuseau horaire, créez l'établissement avec le bon ou contactez le support.
L'identité visuelle qui apparaît sur les factures et les autres documents destinés aux clients se configure sur l'onglet Documents, dans le Studio de conception des factures, et non sur l'onglet Général.
Dans le Studio de conception des factures, cliquez sur Téléverser un logo (ou Remplacer le logo s'il en existe déjà un) et choisissez un fichier image. Le logo est affiché en aperçu une fois téléversé.
- Formats acceptés : PNG, JPG, WebP ou GIF.
- Taille de fichier maximale : 2 Mo. Les fichiers plus lourds sont rejetés avec une erreur.
Le logo est affiché à côté des informations de votre établissement sur les factures.
Saisissez le numéro d'immatriculation fiscale ou de TVA de votre établissement (par exemple VAT-123456789) dans le Studio de conception des factures. Il est imprimé sur les factures là où la réglementation locale exige qu'il figure. Il ne s'agit que de l'identifiant d'immatriculation ; les taux de taxe réellement appliqués aux frais se configurent sur l'onglet Taxes.
Un bloc de texte libre qui apparaît au bas de chaque facture. Servez-vous-en pour vos conditions de paiement, un message de remerciement ou toute mention standard que vos clients doivent voir (par exemple « Merci de votre séjour. Conditions de paiement : 30 jours net. »).
Les paramètres de l'établissement comportent aussi des réglages pour les réservations masquées. Masquer une réservation la retire du calendrier et des listes standard sans la supprimer, ce qui est utile pour les blocages, les immobilisations pour maintenance ou les réservations internes que vous ne voulez pas voir encombrer la vue du quotidien.
- La bascule Afficher les réservations masquées commande si les réservations masquées apparaissent dans vos vues.
- Le gestionnaire de réservations masquées liste les réservations actuellement masquées, pour que vous puissiez les passer en revue ou les rétablir.
Au bas de la page, la Zone dangereuse contient l'action Supprimer cet établissement.
Supprimer un établissement est définitif
Supprimer un établissement retire définitivement l'établissement et toutes ses données, réservations, notes, clients et rapports compris. C'est irréversible. Ne supprimez un établissement que si vous êtes certain de ne plus en avoir besoin.
Une partie de la configuration vit sur d'autres onglets de cette page, et une autre sur des pages distinctes de la barre latérale :
- Taxes. Un onglet de cette page. Là où vous définissez les règles fiscales appliquées aux frais.
- Devises. Un onglet de cette page. Là où vous gérez les devises avec lesquelles votre établissement travaille.
- Sources de réservation. Un onglet de cette page. Là où vous enregistrez les canaux dont proviennent les réservations. Voyez Sources de réservation.
- Services. Dans le groupe Établissement de la barre latérale. Là où vous construisez le catalogue des extras (transfert aéroport, départ tardif, et ainsi de suite) que le personnel peut passer sur une note.
- Dépenses. Dans le groupe Finances de la barre latérale. Là où vous suivez les dépenses et le résultat de l'établissement.
- Tarifs. Dans le groupe Finances de la barre latérale. Là où vous définissez les tarifs facturés aux clients. Voyez Tarifs.
- Utilisateurs et rôles : invitez des membres de l'équipe et contrôlez qui peut modifier les paramètres.
- Sources de réservation : suivez la provenance des réservations.
- Facturation : comment l'identité visuelle configurée ici apparaît sur les documents.