Facturation
Une facture est le document officiel que vous remettez à un client ou à une entreprise pour un séjour. Là où une note est le grand livre de travail vivant, une facture est le document présentable qui en est tiré. Vous ne créez pas les factures à la main : Veridien en crée une automatiquement pour chaque réservation. Vous les gérez sous Réception > Factures.
Quand une réservation a une note, Veridien crée pour elle exactement une facture, automatiquement. Il n'y a pas d'étape « générer » ni de type de facture à choisir : chaque facture est une facture complète du séjour. La facture est créée à l'état Brouillon et reçoit son numéro au moment même de sa création.
Tant qu'elle est un brouillon, la facture reste vivante : son contenu est recalculé à partir de la note chaque fois que vous l'ouvrez, si bien que les frais ou paiements que vous ajoutez à la note s'y reflètent sans rien régénérer. La facture est figée en document définitif la première fois que vous la sortez du brouillon (Marquer comme envoyée ou Marquer comme payée). À partir de là, ses chiffres ne bougent plus, même si la note est modifiée ensuite.
Une facture par réservation
Les factures ne sont créées que si la facturation est activée pour l'établissement, et jamais pour une note dont les frais aboutissent à un crédit (un état de remboursement). Vous aurez toujours au plus une facture par réservation.
Vous pouvez atteindre la facture de deux façons :
- Réception > Factures liste toutes les factures de l'établissement avec leur statut.
- Depuis la note de la réservation, cliquez sur Voir la facture dans la barre d'outils pour ouvrir la facture de ce séjour.
Chaque facture reçoit un numéro séquentiel à sa création. Le numéro est attribué automatiquement et ne peut pas être saisi à la main, ce qui garde votre numérotation continue à des fins fiscales. Une facture annulée ou sautée laisse simplement un trou, ce qui est acceptable.
Par défaut, le numéro est une séquence simple complétée par des zéros : 0001, 0002, 0003, et ainsi de suite. Vous pouvez personnaliser le format dans le Studio de conception des factures (voyez plus bas) :
- Ajouter un préfixe, par exemple
INV. - Inclure l'année, ce qui produit des numéros comme
INV-2026-0001. Quand l'année est incluse, la séquence repart à zéro au début de chaque année civile ; sans elle, la séquence court en continu pour que des numéros simples n'entrent jamais en collision d'une année sur l'autre. - Changer la largeur de la séquence, c'est-à-dire le nombre de chiffres.
Changer le format n'a d'effet que sur les factures créées ensuite. Il ne réécrit jamais un numéro déjà attribué.
Chaque facture porte un statut, affiché dans la liste des factures :
- Brouillon - créée, pas encore envoyée, toujours vivante face à la note.
- Envoyée - remise au client, ou marquée comme envoyée à la main. Les chiffres sont désormais figés.
- Payée - marquée comme payée.
- Annulée - annulée. Les factures annulées restent dans la liste, barrées, pour que la trace ne soit jamais perdue.
Vous changez le statut depuis le menu d'actions (le menu à trois points) de chaque ligne de facture : Marquer comme envoyée (depuis Brouillon), Marquer comme payée (depuis Brouillon ou Envoyée) et Annuler la facture. Une facture annulée ne peut plus être envoyée ni modifiée.
- Dans la liste des factures, ouvrez le menu d'actions de la facture et choisissez Envoyer par e-mail.
- Le destinataire est par défaut l'adresse e-mail du client enregistrée dans sa fiche. S'il n'y en a pas, un avertissement apparaît et vous pouvez saisir une adresse.
- Cliquez sur Envoyer la facture.
Veridien envoie la facture en pièce jointe PDF. L'envoi enregistre aussi le destinataire et l'heure, et fait automatiquement passer une facture Brouillon à Envoyée.
Depuis le menu d'actions de n'importe quelle facture, vous pouvez aussi :
- Voir le PDF - ouvrir la facture rendue.
- Télécharger le PDF - enregistrer une copie sur votre ordinateur.
- Imprimer - ouvrir le PDF pour impression, pour les clients qui veulent une copie papier au départ.
Ouvrez le Studio de conception des factures pour maîtriser leur apparence. Les réglages s'appliquent à toutes les factures créées par l'établissement, vous ne les définissez donc qu'une fois. Un aperçu en direct se met à jour au fil de vos modifications, et il correspond au PDF généré.
- Modèle - choisissez Par défaut ou Classique.
- Couleurs et polices - définissez la couleur d'accent et la typographie.
- Mise en page - réglez la densité (Compacte, Normale ou Aérée), la marge de page, et la taille et l'alignement du logo.
- Logo - téléversez le logo de votre établissement (PNG, JPG ou WebP, jusqu'à 2 Mo).
- Sections - activez ou désactivez les blocs qui figurent sur la facture.
- Contenu - modifiez le titre, le pied de page et les instructions de paiement, en insérant des variables comme le nom du client là où vous voulez qu'elles soient remplies facture par facture.
- Réglages de facturation - définissez le délai de paiement et le format de numéro de facture décrit plus haut.
Les frais de traitement ne sont pas des suppléments client
Les frais de traitement d'un moyen de paiement (par exemple une commission carte) sont une dépense pour le commerçant, figée sur le paiement au moment où vous l'enregistrez. Ils ne sont jamais ajoutés au client comme ligne de facture. Voyez Paiements et règlements.
Envoyer, marquer et annuler des factures exige la permission billing.createInvoice. Consulter la liste des factures et les PDF exige billing.view. Voyez Utilisateurs et rôles.
- Notes - le grand livre à partir duquel les factures sont bâties.
- Paiements et règlements - enregistrer les paiements derrière une facture.