Notes
Une note est le relevé financier courant du séjour d'un client. Tous les frais (chambre, taxes, services, articles personnalisés) et tous les paiements y sont enregistrés, ce qui vous donne un grand livre unique pour la réservation. La réservation vous dit qui séjourne et quand ; la note vous dit combien le client doit et ce qu'il a payé.
Une note est créée automatiquement dès la création d'une réservation, vous n'avez donc jamais à en créer une à la main. Comme elle existe dès la réservation, vous pouvez y enregistrer un acompte bien avant l'arrivée du client. Vous trouverez les notes sous Réception > Notes dans la barre latérale.
Chaque note est soit :
- Ouverte - les frais et les paiements ne s'annulent pas. Il reste un solde dû (le client doit de l'argent) ou un solde créditeur (l'établissement doit de l'argent au client).
- Soldée - le total des frais moins le total des paiements donne exactement zéro.
Le solde s'affiche en rouge tant qu'il reste quelque chose à percevoir, et en vert quand la note est soldée.
Vous pouvez ouvrir une note de deux façons :
- Réception > Notes liste toutes les notes de l'établissement. Servez-vous du bouton Filtres pour régler le Statut sur Ouverte ou Soldée et pour filtrer par date d'arrivée, et des en-têtes de colonnes pour trier par Frais ou par Solde. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la note correspondante.
- Depuis la réservation d'un client, la note du séjour est liée directement.
La liste des notes dispose aussi d'un bouton Exporter qui télécharge la vue courante (filtres de statut et de date compris) en CSV pour vos archives comptables.
La page de détail de la note affiche le nom du client, le numéro de chambre, les dates du séjour, le statut de la réservation et le solde courant. Les frais et les paiements sont côte à côte.
À gauche, le grand livre des Frais liste chaque ligne regroupée par jour de passage en compte, du jour le plus ancien au plus récent. Chaque jour forme son propre panneau avec les frais tombés ce jour-là : chambre, taxes, services et frais personnalisés apparaissent ensemble dans l'ordre des dates plutôt que séparés par catégorie. Le total de tous les frais s'affiche dans l'en-tête Frais. Une ligne de frais annulée reste en place, barrée, avec son avoir de contrepartie affiché à côté.
À droite, le panneau Paiements liste chaque paiement enregistré avec sa date, son moyen et sa référence, et affiche le Solde courant en bas. Les totaux vivent dans ces deux en-têtes et le solde vit dans le panneau des paiements, de sorte qu'aucun chiffre n'est répété dans un encadré récapitulatif séparé.
Taxes incluses et répartition du revenu
Si un séjour utilise une tarification taxes comprises, la note indique combien de taxe incluse est déjà intégrée aux frais de chambre. Quand une note contient des articles reversés à un tiers, le récapitulatif décompose aussi le total en Chiffre d'affaires de l'hôtel et Reversement à un tiers, pour que vous voyiez ce que l'établissement gagne réellement par rapport à ce qu'il encaisse pour le compte d'un tiers.
Servez-vous d'Ajouter un service pour passer un service prédéfini (transport, restauration, spa et bien-être, activités, blanchisserie, communication, et ainsi de suite) qui a été configuré dans votre catalogue de services.
- Cliquez sur Ajouter un service dans la barre d'outils de la note.
- Cherchez dans le catalogue et sélectionnez le service. Chaque entrée indique son prix et s'il s'agit d'un frais Ponctuel ou Par nuit.
- Un service ponctuel est passé immédiatement.
- Pour un service par nuit, saisissez le Nombre de nuits. Veridien pré-remplit les nuits restantes du séjour et affiche le total courant (prix unitaire x nuits) avant que vous confirmiez. Cliquez sur Ajouter un service pour le passer.
Les frais apparaissent aussitôt dans le grand livre des Frais, à la date du jour.
Servez-vous d'Ajouter des frais personnalisés pour tout ce qui n'est pas au catalogue, comme un article de minibar signalé, des frais de dégâts ou un supplément ponctuel.
- Cliquez sur Ajouter des frais personnalisés.
- Saisissez une Description et un Montant.
- Réglez le Type de revenu : Chiffre d'affaires de l'hôtel pour un revenu que l'établissement conserve, ou Reversement à un tiers pour des montants encaissés pour le compte d'un autre.
- Si vous acceptez les devises étrangères, vous pouvez choisir une Devise ; l'équivalent en devise de base est calculé à partir du taux de change et vous est affiché.
- Cliquez sur Ajouter les frais.
Les frais ne sont jamais supprimés. Pour annuler une ligne de frais, passez-la en annulée :
- Trouvez la ligne de frais et cliquez sur Annuler.
- Confirmez dans la boîte de dialogue.
L'annulation crée une écriture négative correspondante, un avoir. La ligne d'origine reste visible, barrée, et l'avoir se place à côté d'elle dans les frais du jour, si bien que tout l'historique est conservé. Si vous annulez quelque chose par erreur, trouvez l'avoir et cliquez sur Rétablir pour réactiver la ligne d'origine. Chaque annulation et chaque rétablissement sont inscrits au journal d'activité.
Annuler des frais ne rembourse pas d'argent
L'annulation retire seulement des frais du solde. Elle ne rend pas d'argent au client. Si un client a déjà payé et qu'il faut lui rendre de l'argent, traitez le remboursement comme une affaire de paiement (voyez Paiements et règlements).
Cliquez sur Enregistrer un paiement pour passer l'argent reçu sur la note. Voyez Paiements et règlements pour la marche à suivre complète, le traitement des devises étrangères et les conseils de rapprochement.
Chaque réservation reçoit une facture automatiquement, il n'y a donc rien à générer à la main. Quand une facture existe pour le séjour, un bouton Voir la facture apparaît dans la barre d'outils de la note et l'ouvre. Tant que la facture est un brouillon, elle reste vivante et suit la note : les frais ou paiements que vous ajoutez s'y reflètent sans rien régénérer. Voyez Facturation pour le déroulé complet.
La plupart des lignes arrivent sur la note automatiquement :
- Les frais de chambre et les taxes sont passés depuis le tarif de la réservation. Voyez Tarifs.
- Les additions de restaurant renvoyées sur une chambre apparaissent en frais.
Vous ne passez manuellement que les éléments que le système ne peut pas capter tout seul, avec Ajouter un service ou Ajouter des frais personnalisés comme décrit plus haut.
Les actions sur une note sont soumises à permission. Un membre du personnel a besoin de billing.view pour ouvrir les notes, de billing.addCharge pour ajouter ou annuler des frais, de billing.recordPayment pour enregistrer des paiements, et de billing.createInvoice pour envoyer, marquer ou annuler la facture. Si un bouton manque, c'est que votre rôle ne comporte pas cette permission. Voyez Utilisateurs et rôles.