Paiements et règlements
Les frais s'accumulent sur une note tout au long d'un séjour, mais la note n'est pas soldée tant que ces frais ne sont pas payés. Ce guide couvre l'enregistrement des paiements sur une note, le traitement des paiements dans d'autres devises et l'usage du Journal des paiements pour rapprocher en fin de service ou de journée.
Par défaut, une note propose trois moyens intégrés : Espèces, Carte et Virement bancaire.
Si vous définissez vos propres moyens de paiement sous Paramètres de l'établissement > Taxes (par exemple « Visa/Mastercard » ou un compte bancaire précis), ils remplacent la liste intégrée, et la boîte de dialogue de paiement affiche vos moyens nommés à la place. Chaque moyen défini par le propriétaire peut porter des frais de traitement, la commission commerçant que la banque ou le prestataire vous prélève. Ce coût est figé sur le paiement au moment où vous l'enregistrez, de sorte qu'il reflète la dépense de l'établissement à cet instant et jamais un supplément ajouté au client. Voyez Moyens de paiement et frais de traitement plus bas.
Un paiement est l'enregistrement d'une somme reçue. Veridien consigne le montant, le moyen, une référence facultative et l'auteur de la saisie ; il ne passe pas la carte lui-même.
- Ouvrez la note depuis Réception > Notes (ou depuis la réservation du client).
- Cliquez sur Enregistrer un paiement dans la barre d'outils de la note.
- Saisissez le Montant. Vous pouvez enregistrer la totalité du solde ou un montant partiel.
- Choisissez le Moyen de paiement. C'est soit le jeu intégré Espèces / Carte / Virement bancaire, soit vos propres moyens configurés, si vous en avez mis en place.
- Ajoutez éventuellement une Référence (par exemple un identifiant de transaction carte ou un numéro de reçu) pour pouvoir retrouver le paiement plus tard.
- Cliquez sur Enregistrer le paiement.
Le paiement est ajouté au tableau Paiements de la note et le solde se met à jour immédiatement. Si le client a une adresse e-mail dans sa fiche, Veridien lui envoie automatiquement un reçu de paiement.
Les paiements partiels sont normaux
Vous pouvez enregistrer autant de paiements qu'il le faut. Enregistrer un paiement partiel laisse la note Ouverte avec un solde dû plus faible. Enregistrer la totalité du solde fait passer la note à Soldée.
Si votre établissement accepte plusieurs devises (configurées sous Paramètres de l'établissement > Devises), la boîte de dialogue de paiement comporte un sélecteur de Devise.
- Choisissez la devise dans laquelle le client paie. La devise de base porte la mention (Base).
- Pour une devise étrangère, un champ Taux de change apparaît, pré-rempli avec le taux configuré pour cette devise. Ajustez-le si besoin.
- Veridien affiche le montant équivalent dans votre devise de base pour que vous puissiez vérifier avant d'enregistrer.
La note conserve à la fois le montant étranger d'origine et l'équivalent en devise de base, et le solde est toujours suivi en devise de base.
Un acompte est un paiement enregistré avant le séjour. Enregistrez-le avec Enregistrer un paiement, de la façon habituelle. Les frais de chambre sont déjà sur la note, une ligne par nuit, dès la création de la réservation : un acompte réduit donc le solde dû immédiatement, au lieu de rester en crédit à attendre l'arrivée des frais. En cas de trop-perçu, la note affiche un solde créditeur jusqu'à ce que le reste des frais du séjour soit ajouté.
Si des frais ont été passés par erreur, annulez-les sur la note plutôt que d'enregistrer un paiement négatif (voyez Notes). L'annulation crée un avoir qui retire ces frais du solde tout en conservant l'historique.
Rendre de l'argent à un client
Annuler des frais ajuste le solde de la note mais ne renvoie pas d'argent au client. Quand un client a trop payé et qu'un remboursement lui est dû, effectuez le remboursement par votre terminal de paiement ou votre caisse selon la procédure de votre établissement, puis assurez-vous que la note et le journal des paiements reflètent la position corrigée.
Les moyens de paiement définis par le propriétaire vivent sous Paramètres de l'établissement > Taxes, sous la pile de frais. Chaque moyen correspond à un type de règlement (espèces, carte ou virement bancaire) et peut porter un seul frais de traitement : la commission commerçant qu'une banque ou un prestataire carte prélève sur ce que vous encaissez, par exemple un pourcentage de commission carte (MDR).
C'est un coût pour l'établissement, pas des frais pour le client. Il n'apparaît jamais en ligne sur la note ni sur la facture et ne change jamais le montant que le client paie. Quand vous enregistrez un paiement sur un moyen, Veridien fige le nom de ce moyen et son taux effectif sur le paiement, de sorte que des modifications ultérieures du moyen ne réécrivent jamais les paiements passés. Vos coûts de commerçant restent ainsi rapprochables de vos relevés de prestataire.
Le Journal des paiements (Finances > Journal des paiements) est le registre, à l'échelle de l'établissement, de tous les paiements enregistrés sur toutes les notes. Servez-vous-en pour rapprocher.
Chaque entrée indique la date, le montant (et la devise), le moyen, la référence, le client, le membre du personnel qui l'a enregistré et la note à laquelle elle appartient. Vous pouvez :
- Rechercher par client, référence ou autre détail.
- Filtrer par moyen, plage de dates, membre du personnel et devise.
- Trier par montant.
- Exporter les résultats filtrés en CSV pour la comptabilité.
En fin de service, filtrez le journal des paiements sur votre plage de dates (et sur vous-même, avec le filtre par membre du personnel) et comparez les totaux à votre caisse et au règlement de votre terminal carte. Comme chaque paiement porte le membre du personnel et une référence, les écarts se remontent facilement jusqu'à une transaction précise.
La plupart des paiements sont enregistrés directement sur la note avec Enregistrer un paiement. Les additions de restaurant réglées au point de vente et renvoyées sur une chambre alimentent elles aussi la note du client.
Enregistrer un paiement exige la permission billing.recordPayment. Consulter les notes et le journal des paiements exige billing.view. Voyez Utilisateurs et rôles.