Notions clés
Chaque module de Veridien partage un vocabulaire commun. Quand un collègue dit « passe-le sur la note » ou « la chambre est sale », ces mots ont un sens précis dans le système. Apprendre ces termes avant de commencer à travailler évite les petites erreurs qui ralentissent un service : des frais passés sur la mauvaise note, une chambre sale proposée à un client, le mauvais tarif appliqué à une réservation.
Traitez cette page comme une référence à laquelle revenir dès qu'un terme n'est pas clair.
Un établissement est l'unité de plus haut niveau dans Veridien. Il représente un seul hôtel, resort, villa, maison d'hôtes, auberge de jeunesse ou B&B. Tout le reste (chambres, réservations, notes, personnel, tarifs, paramètres, points de vente) vit dans le contexte d'un établissement.
Chaque établissement a un nom, un slug d'URL qui apparaît dans la barre d'adresse, une devise de base permanente et un fuseau horaire. Si votre organisation exploite plusieurs sites, chacun est un établissement distinct, et vous passez de l'un à l'autre avec le sélecteur d'établissement en haut de la barre latérale. Les paramètres configurés sur un établissement ne se reportent pas sur un autre.
Vous travaillez toujours dans un seul établissement à la fois. Chaque action ne s'applique qu'à cet établissement actif.
Une chambre est une unité physique vendable : la chambre 101, la Garden Villa, la suite 405. Un type de chambre regroupe les chambres qui partagent des caractéristiques comme la capacité maximale, les équipements et un tarif de base.
Les clients réservent des types de chambres ; ils séjournent dans des chambres. Un client réserve une « Deluxe King » (type de chambre), et à l'arrivée la réception lui attribue une chambre réelle de ce type. Vous créez les types de chambres pendant la mise en route et les gérez ensuite sous Chambres. Voyez Gestion des chambres.
Chaque chambre porte un statut qui commande ce que la réception et l'entretien peuvent en faire :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Propre | Nettoyée et prête à être attribuée au client suivant. |
| Sale | À nettoyer. Défini automatiquement au départ, ou à la main. |
| Hors service | Indisponible pour cause de maintenance. Retirée du stock vendable. |
| Occupée | Un client séjourne actuellement dans la chambre. |
Le cycle habituel va d'Occupée à Sale (le client part), puis à Propre (l'entretien a terminé) et de nouveau à Occupée (la réception y installe le client suivant). Les chambres passées Hors service sortent de ce cycle jusqu'à leur remise en service. C'est l'entretien qui conduit la plupart de ces transitions ; voyez Gestion des tâches et Vérification de la propreté des chambres.
Une réservation est un séjour réservé pour un client : un type de chambre, une plage de dates et un tarif. C'est l'objet qui relie le client à l'établissement et qui coordonne les services qui touchent à son séjour.
Chaque réservation traverse un ensemble défini de statuts :
- Provisoire : créée mais pas encore ferme ; c'est là que démarrent les nouvelles réservations, qu'elles soient saisies directement, prises sur votre moteur de réservation ou reçues d'une OTA via le gestionnaire de canaux.
- Confirmée : ferme et bloquant des disponibilités ; le client n'est pas encore arrivé.
- Arrivée enregistrée : le client est arrivé et une chambre lui a été attribuée. Une note est ouverte et les frais s'y accumulent. La chambre devient Occupée.
- Départ enregistré : le client est parti et la note a été soldée. La chambre est rendue à l'entretien en statut Sale.
- Annulée : annulée avant l'arrivée. Les disponibilités sont libérées ; des frais peuvent s'appliquer selon votre politique d'annulation.
Chaque transition déclenche du travail ailleurs : l'arrivée crée une note, le départ remet la chambre à l'entretien, et une annulation rend des disponibilités à vos canaux. Voyez Créer des réservations, Arrivée et Départ.
Une note est le compte financier courant rattaché à un séjour. Voyez-la comme un relevé détaillé qui rassemble les frais et les paiements pendant que le client est en séjour.
Quand un client arrive, une note s'ouvre. Les frais de chambre (une ligne par nuit, passée à la création de la réservation), les frais de restaurant et de services, et tous les autres frais apparaissent en lignes au débit. Les paiements par carte, en espèces ou par un autre moyen apparaissent au crédit. Au départ, le solde de la note doit atteindre zéro.
Note ou facture ?
Une note est le compte de travail vivant pendant le séjour. Une facture est le document officiel produit à partir d'une note, en général au départ ou après, pour les archives du client ou pour un compte entreprise. Vous travaillez sur les notes pendant le séjour et vous en tirez des factures. Voyez Notes et Facturation.
Un tarif définit le prix et les conditions d'un type de chambre. C'est plus qu'un montant : un tarif peut porter des règles comme les conditions d'annulation et les canaux sur lesquels il se vend. Vous définissez les tarifs de base par type de chambre sous Tarifs. Les offres groupées bâties sur un tarif vivent sous Forfaits, et les remises à durée limitée posées sur un tarif ou un forfait vivent sous Promotions, toutes deux dans le même groupe Finances.
Les tarifs sont reliés au gestionnaire de canaux (quels tarifs se publient sur quel canal), aux réservations (quel tarif une réservation utilise) et à la facturation (ce qui est porté sur la note). Voyez Tarifs.
Un service est une prestation en supplément que vous vendez à côté d'un séjour, comme le petit-déjeuner, un transfert aéroport ou un soin au spa. Les services se configurent sous Services et peuvent être ajoutés à une réservation ou passés sur une note.
Un point de vente est un point d'encaissement au-delà du chiffre d'affaires hébergement, comme un restaurant ou un bar. Les frais d'un point de vente peuvent être passés sur la note d'un client en séjour ou réglés sur place.
Une source de réservation enregistre d'où vient une réservation : un client de passage, un appel téléphonique, votre propre moteur de réservation, ou une OTA comme Booking.com ou Expedia. La source alimente les analyses (quels canaux produisent du chiffre d'affaires) et reflète le coût des commissions. Voyez Sources de réservation.
Le gestionnaire de canaux relie votre établissement aux agences de voyage en ligne et synchronise les disponibilités (combien de chambres vous avez à vendre) et les tarifs (à quel prix). Quand une réservation arrive d'un canal, elle devient une réservation Confirmée, et les disponibilités baissent sur tous les canaux connectés pour éviter la surréservation. Voyez Configuration du gestionnaire de canaux et Gérer les disponibilités.
Les permissions sont des contrôles d'accès fins (par exemple : voir les réservations, passer des frais, annuler des frais). Les rôles regroupent des permissions sous un nom comme Propriétaire, Manager, Réception ou Entretien.
Quand un administrateur attribue un rôle à un utilisateur, celui-ci obtient les permissions du rôle, et la barre latérale n'affiche que les sections que ces permissions autorisent. Cela garde l'interface concentrée sur l'essentiel et tient les actions sensibles à l'écart du personnel qui ne doit pas les effectuer. Les rôles se gèrent par établissement sous Paramètres de l'établissement > Équipe. Voyez Utilisateurs et rôles.
Un parcours client complet montre comment les pièces s'emboîtent :
- Un client réserve une Deluxe King pour trois nuits sur une OTA. Le gestionnaire de canaux crée une réservation Confirmée et la source de réservation est enregistrée.
- Les disponibilités baissent sur tous les canaux connectés.
- À l'arrivée, la réception attribue une chambre et enregistre l'arrivée du client. La réservation passe en Arrivée enregistrée, la chambre devient Occupée, et une note s'ouvre.
- Le client dîne au restaurant (un point de vente) et les frais sont passés sur sa note.
- À la fermeture, le personnel rapproche les paiements du jour des notes ouvertes. Les frais de chambre ont déjà été passés nuit par nuit à la création de la réservation, si bien que rien n'est à passer pendant la nuit (voyez Clôture de nuit).
- Au départ, la réception solde la note, enregistre le départ du client, et la chambre bascule en Sale.
- L'entretien nettoie la chambre et la remet en Propre pour l'arrivée suivante.
- Les rapports captent le chiffre d'affaires, l'occupation et les données de source du séjour.
Chaque terme de cette page a joué un rôle. C'est cette interconnexion qui rend le vocabulaire important avant de travailler dans un module donné.
- Vue d'ensemble du système : comment les modules s'articulent.
- Première connexion : se connecter et configurer son compte.
- Tableau de bord de la réception : votre vue d'exploitation quotidienne.
- Notes et Clôture de nuit : la colonne vertébrale financière.