Clôture de nuit
Une clôture de nuit est la routine de fin de journée qui confirme que les frais et les paiements du jour sont complets et équilibrés avant que la journée d'exploitation bascule.
La clôture de nuit automatisée est en cours de développement
Une fonctionnalité dédiée de clôture de nuit automatisée n'est pas encore disponible dans Veridien. Elle arrivera dans une prochaine version. D'ici là, servez-vous de la routine manuelle ci-dessous, qui ne s'appuie que sur des outils qui existent aujourd'hui.
Effectuez ces vérifications à la fermeture, chaque jour.
Ouvrez Finances > Journal des paiements et filtrez sur la plage de dates du jour. Comparez les totaux enregistrés à votre caisse et au règlement de votre terminal de paiement. Si vous clôturez votre propre service, filtrez aussi sur votre nom. Chaque paiement porte un moyen, une référence et le membre du personnel qui l'a enregistré, de sorte que tout écart peut être remonté jusqu'à une transaction précise. Voyez Paiements et règlements.
Ouvrez Réception > Notes, cliquez sur Filtres et réglez le Statut sur Ouverte. Vérifiez que la note de chaque client en séjour reflète bien les frais qui auraient dû être passés aujourd'hui (chambre, taxes et services éventuels). Ajoutez les services ou frais personnalisés manquants avant de clôturer. Voyez Notes.
Vérifiez que chaque client parti aujourd'hui a une note Soldée et, là où c'est exigé, une facture finalisée. Voyez Départ et Facturation.
Depuis la liste des notes et le journal des paiements, servez-vous d'Exporter pour enregistrer un instantané CSV de la journée pour votre passation comptable.
- Des notes qui devraient être soldées mais affichent encore un solde dû.
- Des paiements du journal que vous ne pouvez rapprocher d'aucun total de caisse ou de terminal.
- Des clients partis sans facture définitive, là où votre établissement en exige une.
Résoudre cela chaque nuit garde vos écritures propres et évite les problèmes de rapprochement, bien plus difficiles à corriger après coup.