Arrivée
L'arrivée est le moment où une réservation confirmée devient un séjour en cours. Dans Veridien, enregistrer l'arrivée d'un client lui attribue une chambre physique, marque cette chambre comme occupée et ouvre une note portant les frais de chambre de chaque nuit du séjour. Cette page couvre le démarrage d'une arrivée, le fonctionnement du sélecteur de chambre, le traitement des surclassements et l'enregistrement d'une réservation qui porte plusieurs chambres.
Il vous faut la permission Arrivées en réception (frontDesk.checkIn) pour enregistrer une arrivée. Si le bouton Enregistrer l'arrivée ne fait rien ou renvoie une erreur, interrogez un administrateur sur votre rôle. Voyez Utilisateurs et rôles.
Une réservation ne peut passer en arrivée que si elle est au statut confirmée (ou partiellement arrivée enregistrée). Les réservations provisoires, annulées ou déjà parties ne peuvent pas être enregistrées. Les réservations se créent dans la section Réservations, et les arrivées du jour apparaissent sur le Tableau de bord.
Il y a trois façons d'enregistrer l'arrivée d'un client :
- Depuis le tableau de bord. Dans le widget Arrivées et départs, trouvez le client dans la colonne Arrivées et cliquez sur le bouton Enregistrer l'arrivée de sa ligne. Le bouton n'apparaît que tant que la réservation est encore confirmée.
- Depuis la réservation. Ouvrez la réservation du client et démarrez l'arrivée depuis là.
- Depuis la liste déroulante de statut de la réservation. Sur la page de détail de la réservation, passez le statut de la réservation à Arrivée enregistrée. Ce chemin applique le même contrôle de disponibilité que la boîte de dialogue et refuse en plus une réservation sans chambre attribuée, car il n'a pas de sélecteur de chambre : la chambre doit déjà figurer sur la réservation. Si un contrôle échoue, Veridien affiche une confirmation Enregistrer l'arrivée quand même ?, et confirmer passe outre le contrôle exactement comme Enregistrer l'arrivée quand même dans la boîte de dialogue. Un changement de statut interdit (par exemple un séjour déjà parti ramené à une arrivée enregistrée) est refusé net et ne peut pas être forcé.
L'en-tête de la boîte de dialogue affiche Arrivée - [nom du client].
Ce que montre la boîte de dialogue dépend de la présence ou non d'une chambre déjà attribuée à la réservation.
Si la réservation porte déjà une chambre précise, la boîte de dialogue affiche ce numéro de chambre sous Chambre attribuée et il vous suffit de confirmer. Vous pouvez encore ajouter une note (voir plus bas) avant de cliquer sur Enregistrer l'arrivée.
Veridien applique un contrôle de disponibilité sur la chambre attribuée : elle doit être Propre et libre pour que l'arrivée passe. Si la chambre rattachée est sale, hors service ou encore occupée, la boîte de dialogue affiche un avertissement nommant le statut de la chambre, et le bouton Enregistrer l'arrivée devient Enregistrer l'arrivée quand même. Cliquer dessus passe outre le contrôle et poursuit. N'utilisez ce passage en force que lorsque vous avez vérifié que la chambre est réellement prête, par exemple une chambre qui vient d'être faite mais pas encore marquée Propre dans le système.
Si aucune chambre n'est rattachée, la boîte de dialogue affiche le sélecteur de chambre :
- Les types de chambres apparaissent en onglets sélectionnables en haut. Choisissez l'onglet du type de chambre dans lequel vous voulez placer le client. Le type de chambre réservé est sélectionné par défaut.
- Sous les onglets, les chambres du type sélectionné apparaissent sous forme de cartes, chacune indiquant le numéro de chambre, l'étage et un badge de statut.
- Seules les chambres Propres et non déjà réservées sur les dates du séjour sont sélectionnables. Les chambres sales, hors service ou occupées sont affichées mais ne peuvent pas être choisies. Une chambre retenue par une réservation qui se chevauche porte un badge Réservée.
- Cliquez sur la carte d'une chambre disponible pour la sélectionner. La chambre sélectionnée est mise en évidence.
Le sélecteur tient compte de la plage de dates de la réservation, donc une chambre libre ce soir mais réservée pour un séjour qui se chevauche ne vous sera pas proposée.
Attribuez toujours une chambre Propre. Le sélecteur ne vous laissera pas choisir une chambre sale, ce qui évite l'échec de première impression le plus courant : envoyer un client dans une chambre qui n'a pas été faite. Si aucune chambre propre du bon type n'est disponible, demandez à l'entretien d'en prioriser une plutôt que de contourner le sélecteur.
Si vous sélectionnez une chambre dont le type de chambre diffère de celui réservé par le client, la boîte de dialogue affiche le message :
Le type de chambre diffère de la réservation. L'opération sera traitée comme un surclassement.
À la confirmation, l'arrivée est enregistrée comme un surclassement volontaire. C'est ainsi que vous placez un client dans une catégorie supérieure (ou différente) à l'arrivée, par exemple quand le type réservé est complet ou que vous offrez un surclassement. La réservation conserve son tarif d'origine tant que vous ne le changez pas sur la réservation elle-même ; attribuer la chambre surclassée ne modifie pas automatiquement ce qui est facturé au client.
Le champ Notes est facultatif. Tout ce que vous y saisissez (par exemple « arrivée tardive » ou « demande des oreillers supplémentaires ») est ajouté aux notes particulières de la réservation, préfixé par [Check-in], pour que le reste de l'équipe retrouve le contexte plus tard.
Cliquez sur Enregistrer l'arrivée pour terminer. Veridien effectue alors, en une seule étape :
- Le passage de l'hébergement au statut arrivée enregistrée et le rattachement de la chambre sélectionnée.
- Le marquage de la chambre comme Occupée.
- La création d'une note pour la réservation (s'il n'en existe pas déjà une) et la passation d'une ligne de frais de chambre pour chaque nuit du séjour, au tarif par nuit de la réservation.
- L'inscription de l'arrivée au journal d'audit et la notification de l'équipe de réception.
Si quelque chose ne va pas, l'action est rejetée avec un message clair et rien ne change. Les causes les plus fréquentes sont :
- La chambre est déjà occupée. Une autre réservation chevauche les dates dans cette chambre. Le message nomme le client et les dates en conflit. Choisissez une autre chambre.
- Le type de chambre ne correspond pas. Vous avez sélectionné un autre type de chambre sans que le surclassement soit reconnu. Resélectionnez la chambre pour que l'avis de surclassement apparaisse, puis confirmez.
- La réservation ne peut pas passer en arrivée. Son statut n'est pas confirmé (par exemple elle a été annulée). Réglez d'abord le statut de la réservation.
Une même réservation peut porter plusieurs chambres (un hébergement par chambre). Chaque hébergement passe en arrivée individuellement :
- Enregistrez chaque chambre depuis sa propre ligne d'arrivée ou depuis la réservation.
- Le statut global de la réservation devient arrivée enregistrée seulement une fois que tous ses hébergements le sont. Jusque-là, elle est partiellement enregistrée, et les chambres restantes figurent toujours parmi les arrivées.
Vous pouvez ainsi enregistrer une partie d'un groupe au fur et à mesure des arrivées, sans attendre tout le monde.
Pour les arrivées de groupe, attribuez les chambres à l'avance sur chaque réservation, afin que la réception n'ait plus qu'à confirmer le jour venu. Voyez Réservations multi-chambres.
Le client est désormais en séjour. À partir de là :
- La note est disponible et continue de collecter des frais pendant le séjour. Consultez-la à tout moment avant le Départ.
- Les statuts des chambres libérées et attribuées se reflètent sur le Tableau de bord et dans la Gestion des chambres.
- Les préférences et l'historique vivent sur la fiche du client. Voyez Fiches clients.
Ignorer l'avis de surclassement. Si vous placez un client dans un autre type de chambre, vérifiez que c'est bien un surclassement voulu et que le tarif sur la réservation est celui que vous souhaitez. Le changement de chambre seul n'ajuste pas les frais.
Essayer d'attribuer une chambre réservée. Une chambre affichant Réservée est retenue par une réservation qui se chevauche. La sélectionner échouera à la confirmation. Choisissez plutôt une chambre libre du même type.
Passer à côté de la fiche client. Les préférences et les notes antérieures sont faciles à manquer. Ouvrez la fiche du client pour repérer une demande comme un étage élevé avant d'attribuer la chambre.