Gestion des tâches
L'entretien dans Veridien s'organise autour de deux onglets : Statut des chambres et Maintenance. Cette page couvre le tableau de statut des chambres, où les superviseurs voient l'état de nettoyage de chaque chambre, affectent les chambres aux agents et font avancer la file des chambres sales pour que la réception ait toujours des chambres propres à vendre.
Pour l'ouvrir, allez dans Entretien dans la barre latérale. La page s'ouvre par défaut sur l'onglet Statut des chambres. L'onglet Maintenance est traité dans Vérification de la propreté des chambres.
Chaque chambre de l'établissement apparaît sous forme de carte, groupée en sections selon son statut du moment. Veridien utilise trois statuts de chambre :
- Sale : la chambre a besoin d'être nettoyée. C'est là qu'atterrissent les départs et là que commence le travail de votre équipe.
- Propre : la chambre a été nettoyée et la réception peut l'attribuer à un client qui arrive.
- Hors service : la chambre est retirée du stock vendable à cause d'un problème de maintenance ou d'exploitation.
Les sections s'affichent dans l'ordre Sale, Propre, Hors service, et l'en-tête de chaque section indique le nombre de chambres qu'elle contient. Une section est masquée quand elle ne contient aucune chambre : un après-midi calme, vous ne verrez peut-être qu'une section Propre.
Il n'y a pas de statut occupé distinct
L'occupation ne fait pas partie des trois statuts de nettoyage. Une chambre où un client est actuellement en séjour porte un badge Occupée sur sa carte, mais elle reste dans l'une des sections Sale, Propre ou Hors service. L'occupation découle des réservations, elle n'est pas définie par l'entretien. Pour savoir comment la réception lit l'occupation, voyez Gestion des chambres.
Chaque carte affiche ce qu'un agent ou un superviseur doit voir d'un coup d'œil :
- Numéro de chambre en gros caractères, en haut à gauche.
- Type de chambre et étage en dessous.
- Badge Occupée (en haut à droite) quand un client est actuellement en séjour dans cette chambre.
- Badge Arrivée (en haut à droite) quand un client doit arriver dans cette chambre aujourd'hui. Ces chambres sont la priorité de la journée.
- Agent affecté : quand une chambre a été affectée, le nom de l'agent apparaît avec une icône de personne, et la carte est entourée d'un liseré discret pour repérer vite les chambres affectées.
- Notes d'affectation : toute note laissée à l'agent apparaît sur une seule ligne sous son nom.
Le tableau fait la priorisation à votre place. Dans la section Sale, les chambres où un client arrive aujourd'hui (celles qui portent un badge Arrivée) sont remontées en tête, devant les autres, classées par numéro de chambre. Les chambres qu'un client attend sont donc toujours en début de file. Les sections Propre et Hors service sont triées par numéro de chambre.
Deux filtres se trouvent au-dessus des sections de chambres :
- Étage : restreindre le tableau à un seul étage, ou le laisser sur Tous les étages.
- Type de chambre : n'afficher qu'un seul type de chambre (les suites, par exemple), ou le laisser sur Tous les types.
Les options des filtres sont construites à partir des chambres qui existent réellement dans votre établissement : vous ne voyez donc que les étages et les types que vous avez. Le filtrage est utile quand vous voulez parcourir un seul étage, ou quand un agent est responsable d'une seule catégorie de chambres. Si la combinaison de filtres ne correspond à rien, le tableau affiche le message « Aucune chambre ne correspond aux filtres ».
Les affectations se font une chambre à la fois, depuis la boîte de dialogue de détail de la chambre.
- Sur le tableau de statut des chambres, cliquez sur la carte de la chambre à affecter. La boîte de dialogue de détail s'ouvre, avec le numéro de chambre et son badge de statut actuel en haut.
- Sous Affecter à, ouvrez la liste déroulante et choisissez un membre du personnel. La liste contient toutes les personnes de l'établissement qui ont accès à l'entretien (leur rôle accorde la permission d'entretien). Choisissez Non affectée pour effacer une affectation existante.
- Saisissez éventuellement une note d'affectation dans le champ de texte en dessous, par exemple « Le client a demandé des serviettes supplémentaires » ou « Départ tardif, commencer après 13 h ».
- Choisir un membre du personnel enregistre l'affectation immédiatement. Le nom de l'agent et votre note apparaissent désormais sur la carte de la chambre.
Les affectations s'effacent quand une chambre est marquée propre
Quand une chambre passe en Propre, Veridien retire automatiquement l'affectation de l'agent et efface la note d'affectation. La chambre est terminée, elle n'a donc plus besoin de responsable. Si vous remettez plus tard cette même chambre en sale, vous l'affectez à nouveau.
Vous pouvez réaffecter une chambre à tout moment en rouvrant sa boîte de dialogue et en choisissant un autre membre du personnel, ou la remettre sur Non affectée pour la renvoyer dans le pool commun.
C'est dans cette même boîte de dialogue de détail que vous faites passer une chambre d'un statut à l'autre. Sous Changer le statut se trouvent trois boutons : Propre, Sale et Hors service. Le bouton du statut actuel de la chambre est mis en évidence et désactivé, vous appuyez donc toujours sur l'un des deux autres.
- Marquer propre quand la chambre a été nettoyée et vérifiée, et qu'elle est prête pour la réception. Cela efface aussi l'affectation, comme décrit plus haut.
- Marquer sale pour remettre une chambre dans la file de nettoyage, par exemple lorsqu'une recouche est nécessaire ou qu'une vérification a échoué.
- Marquer hors service pour retirer la chambre du stock vendable. Utilisez-le pour les chambres dont le problème dépasse ce que l'entretien peut régler seul.
Chaque changement de statut est enregistré avec son auteur et son horodatage, et une notification part sur le canal d'entretien de l'établissement (par exemple « Chambre 412 nettoyée »). La réception voit le nouveau statut aussitôt : c'est pourquoi marquer une chambre propre est le signal qui la libère pour une arrivée.
Hors service retire une chambre du stock
Une chambre passée Hors service ne peut plus être attribuée à un client tant que quelqu'un ne la remet pas en Sale ou en Propre. Si un client y est déjà réservé, la réception devra le déplacer. Concertez-vous avant de retirer une chambre de la vente. Voyez Gestion des chambres.
- Les départs de la nuit et du petit matin ont mis leurs chambres en Sale, si bien que la section Sale occupe le haut du tableau. Les chambres où des clients arrivent aujourd'hui portent un badge Arrivée et sont déjà remontées en tête de cette section.
- Le superviseur filtre par Étage pour distribuer les affectations étage par étage, en cliquant sur chaque chambre sale et en l'affectant à l'agent qui travaille ce secteur, avec une note là où il y a une demande particulière.
- Les agents nettoient les chambres qui leur sont affectées. À mesure que chaque chambre est vérifiée, le superviseur l'ouvre et appuie sur Propre. L'affectation s'efface, la carte passe dans la section Propre, et la réception est prévenue que la chambre est prête.
- Si une chambre ne peut pas être rendue prête à cause d'un défaut, le superviseur le consigne dans l'onglet Maintenance et, pour les problèmes sérieux, la chambre passe Hors service. Voyez Vérification de la propreté des chambres.
Au moment où les arrivées commencent, les chambres portant un badge Arrivée ont été traitées en premier, et la réception a des chambres propres prêtes pour l'arrivée.
Voir le tableau de statut des chambres demande l'accès en lecture à l'entretien. Affecter des chambres et changer des statuts demandent la permission de mise à jour de l'entretien. L'onglet Maintenance demande la permission de maintenance de l'entretien. Le personnel qui ne l'a pas voit quand même l'onglet, mais son contenu est bloqué. Les rôles et les niveaux de permission se configurent dans Utilisateurs et rôles.
- Vérification de la propreté des chambres : vérifier les chambres propres et consigner les demandes de maintenance.
- Gestion des chambres : comment la réception lit le statut des chambres et gère les déplacements.
- Arrivée : attribuer une chambre propre à un client qui arrive.
- Utilisateurs et rôles : accorder l'accès à l'entretien.