Visión general del sistema
Los departamentos de un hotel no trabajan aislados. Una reserva hecha por internet pasa por el gestor de canales, la recepción, la limpieza y las finanzas antes incluso de que el huésped llegue. Veridien está construido como un sistema único e integrado para que todo tu equipo trabaje con los mismos datos. Esta página explica cómo se conectan los módulos y dónde encontrar cada uno en la barra lateral.
Piensa en Veridien como un eje con radios. El establecimiento está en el centro, y cada módulo lee y escribe sobre datos compartidos (habitaciones, huéspedes, reservas, cuentas). Un cambio en un sitio se propaga a los demás.
Cuando un huésped reserva, el gestor de canales lo convierte en una reserva y se abre una cuenta junto a ella. Recepción la ve en el panel. Limpieza prepara la habitación. Durante la estancia, los cargos de restaurante y de servicios caen en esa cuenta. En el check-out la cuenta se liquida, la habitación pasa a sucia y los informes recogen los ingresos. Un recorrido de huésped, muchos módulos, una sola fuente de verdad.
El grupo Recepción es la vista operativa en tiempo real donde el equipo hace check-ins, check-outs y asignaciones de habitación. Contiene Reservas, Cuentas y Facturas (el registro y los documentos de cada estancia), Huéspedes (fichas e historial), la Bandeja de entrada (mensajes de los canales, con una etiqueta de no leídos en la barra lateral) y Reseñas. El Panel del establecimiento está justo encima y muestra las llegadas, los huéspedes alojados y las salidas del día.
Consulta Panel de recepción, Check-in, Check-out y Perfiles de huéspedes.
En Reservas viven las reservas antes, durante y después de una estancia. Aquí creas reservas, asignas tarifas, vinculas fichas de huésped y gestionas bloqueos de grupo. Cada reserva sigue un ciclo de vida que va de Provisional a Confirmada, a Check-in realizado, a Check-out realizado, o bien Cancelada.
La diferencia de intención es útil: Reservas trata de planificar reservas futuras, mientras que el panel de recepción trata de ejecutar lo que está pasando ahora mismo. Consulta Crear reservas y Tarifas.
Concepto clave: establecimiento
Un establecimiento es un único hotel, resort o alojamiento. Todos los módulos, habitaciones, cuentas y roles del personal existen dentro del establecimiento activo. Si gestionas varios sitios, cambia entre ellos con el selector de establecimiento de la barra lateral. Consulta Conceptos clave.
El grupo Establecimiento cubre tu sitio físico y cómo lo vendes: Habitaciones y tipos de habitación, Limpieza, el Gestor de canales, los Servicios que vendes como extras, los Correos (plantillas para el huésped), tu Sitio web y el Motor de reservas para las reservas directas.
Consulta Gestión de habitaciones, Gestión de tareas y Orígenes de reserva.
Todas las transacciones financieras pasan por Finanzas. El objeto central es la cuenta, el registro abierto asociado a una estancia. El grupo Finanzas contiene el Diario de pagos, los Gastos, las Tarifas, los Paquetes, las Promociones y los Informes. Las cuentas y las facturas viven en el grupo Recepción, junto a las reservas a las que pertenecen, mientras que los impuestos, las tasas y las monedas se configuran en Ajustes del establecimiento.
Finanzas está separada de recepción porque las responsabilidades son distintas: el personal de recepción anota cargos, mientras que los responsables financieros los concilian y facturan. Consulta Cuentas, Pagos y liquidaciones, Facturación y Cierre nocturno.
Limpieza controla el estado de limpieza y de mantenimiento de cada habitación. Cuando un huésped hace el check-out, la habitación pasa a Sucia; el personal de limpieza la limpia y la marca Limpia, y solo entonces puede recepción asignársela a un huésped que llega. Las habitaciones también pueden ponerse Fuera de servicio por mantenimiento, lo que las saca del inventario vendible.
Consulta Gestión de tareas y Verificación de limpieza de habitaciones.
El gestor de canales conecta tu establecimiento con las OTA y sincroniza la disponibilidad y las tarifas. Una reserva entrante de un canal se convierte en una reserva Confirmada, y la disponibilidad baja en todos los canales conectados para evitar la sobreventa. Cerrar un tipo de habitación para un rango de fechas se propaga hacia fuera, a tus canales.
Consulta Configuración del gestor de canales y Gestionar la disponibilidad.
Los informes viven dentro de Finanzas y agregan datos de todos los módulos. Las métricas habituales incluyen los ingresos totales, la ocupación, el ADR (tarifa media diaria) y el RevPAR (ingresos por habitación disponible), además de desgloses por origen de reserva, método de pago e impuesto. Los informes leen datos en lugar de cambiarlos, pero lo que revelan dirige decisiones en todos los demás sitios: ajustar tarifas, planificar la limpieza y revisar el rendimiento de los canales.
Consulta Panel de analítica e Informes.
Concepto clave: permisos
Un permiso controla lo que un usuario puede ver y hacer. Los permisos se agrupan en roles (como Propietario, Gerente, Recepción o Limpieza) que un administrador asigna a cada cuenta. La barra lateral solo muestra las secciones que tu rol permite. Consulta Usuarios y roles.
La barra lateral es tu vía principal para moverte entre módulos. El selector de establecimiento está arriba del todo, y los elementos se agrupan así:
- Panel: la foto del día del establecimiento activo.
- Recepción: Reservas, Cuentas, Facturas, Huéspedes, Bandeja de entrada, Reseñas.
- Establecimiento: Habitaciones, Limpieza, Gestor de canales, Servicios, Correos, Sitio web, Motor de reservas.
- Restaurante: Caja, KDS, Carta, Inventario, Informes, Conciliación y Ajustes del restaurante (solo para el personal de restauración).
- Finanzas: Diario de pagos, Gastos, Tarifas, Paquetes, Promociones, Informes.
- Ajustes (abajo): Registro de actividad y Ajustes del establecimiento.
Un cuadro de búsqueda y una campana de notificaciones están en la parte superior de la pantalla para navegar rápido y ver avisos. El menú de tu cuenta y Cerrar sesión están al final de la barra lateral.
¿No ves una sección?
La barra lateral depende de los permisos. Si falta un módulo, tu rol no lo incluye. Habla con el administrador de tu establecimiento si necesitas acceso. Consulta Usuarios y roles.
Un flujo simplificado de una estancia típica refuerza las conexiones:
- Un huésped reserva en una OTA. El gestor de canales crea una reserva Confirmada y con ella se abre una cuenta.
- La disponibilidad baja automáticamente en todos los canales.
- El día de la llegada, el panel de recepción muestra la reserva.
- Limpieza prepara la habitación y la marca Limpia.
- Recepción hace el check-in y la habitación pasa a Ocupada.
- Los cargos de restaurante y de servicios se anotan en la cuenta durante la estancia.
- Al final de cada día, el equipo ejecuta la rutina de cierre del día para confirmar que los cargos y los pagos de la jornada cuadran.
- A la salida, recepción hace el check-out, liquida la cuenta y la habitación pasa a Sucia.
- Los informes registran los datos de ingresos, ocupación y origen.
Cada paso implica al menos a dos módulos compartiendo los mismos datos. Por eso Veridien es un sistema integrado y no un conjunto de herramientas sueltas.
Configura tu cuenta en Primer inicio de sesión y luego lee Conceptos clave para el vocabulario que todos los módulos dan por sabido.