Facturación
Una factura es el documento formal que entregas a un huésped o a una empresa por su estancia. Mientras que la cuenta es el libro vivo con el que trabajas, la factura es el registro presentable que se construye a partir de ella. Las facturas no se crean a mano: Veridien crea una automáticamente para cada reserva. Se gestionan en Recepción > Facturas.
Cuando una reserva tiene cuenta, Veridien crea para ella exactamente una factura de forma automática. No hay ningún paso de "generar" ni ningún tipo de factura que elegir: toda factura es una factura completa de la estancia. La factura se crea como Borrador y recibe su número en el mismo momento en que se crea.
Mientras es un borrador, la factura se mantiene viva: su contenido se recalcula a partir de la cuenta cada vez que la abres, así que cualquier cargo o pago que añadas a la cuenta se refleja sin regenerar nada. La factura se congela en un registro fijo la primera vez que la sacas del borrador (Marcar como enviada o Marcar como pagada). A partir de ese momento sus cifras ya no cambian, aunque después se edite la cuenta.
Una factura por reserva
Las facturas solo se crean cuando la facturación está activada para el establecimiento, y nunca para una cuenta cuyos cargos queden en saldo a favor (un estado de reembolso). Siempre tendrás como máximo una factura por reserva.
Puedes llegar a la factura de dos maneras:
- Recepción > Facturas enumera todas las facturas del establecimiento con su estado.
- Desde la cuenta de la reserva, haz clic en Ver factura en la barra de herramientas para abrir la factura de esa estancia.
Cada factura recibe un número secuencial al crearse. El número se emite automáticamente y no se puede fijar a mano, lo que mantiene tu numeración sin roturas a efectos fiscales. Una factura anulada u omitida deja simplemente un hueco, y eso es aceptable.
Por defecto el número es una secuencia sencilla rellenada con ceros: 0001, 0002, 0003, y así sucesivamente. Puedes personalizar el formato en el Estudio de diseño de facturas (ver más abajo):
- Añade un prefijo, por ejemplo
INV. - Incluye el año, lo que produce números como
INV-2026-0001. Cuando se incluye el año, la secuencia se reinicia al empezar cada año natural; sin él, la secuencia corre de forma continua para que los números simples nunca choquen entre años. - Cambia el ancho del relleno de la secuencia.
Cambiar el formato solo afecta a las facturas creadas después. Nunca reescribe un número que ya se ha asignado.
Cada factura tiene un estado, que se muestra en la lista de Facturación:
- Borrador: creada, todavía sin enviar, aún viva contra la cuenta.
- Enviada: entregada al huésped, o marcada como enviada a mano. Las cifras quedan congeladas.
- Pagada: marcada como pagada.
- Anulada: cancelada. Las facturas anuladas siguen en la lista, tachadas, para que el registro no se pierda nunca.
El estado se cambia desde el menú de acciones (el menú de tres puntos) de cada fila de factura: Marcar como enviada (desde Borrador), Marcar como pagada (desde Borrador o Enviada) y Anular factura. Una factura anulada no se puede enviar ni modificar.
- En la lista de Facturación, abre el menú de acciones de la factura y elige Enviar correo.
- El destinatario es, por defecto, el correo del huésped que consta en su ficha. Si no hay ninguno, aparece un aviso y puedes escribir una dirección.
- Haz clic en Enviar factura.
Veridien envía la factura como PDF adjunto. El envío también registra el destinatario y la hora, y pasa automáticamente a Enviada una factura en Borrador.
Desde el menú de acciones de cualquier factura también puedes:
- Ver PDF: abrir la factura ya compuesta.
- Descargar PDF: guardar una copia en tu ordenador.
- Imprimir: abrir el PDF para imprimirlo, para los huéspedes que quieren una copia en papel al salir.
Abre el Estudio de diseño de facturas para controlar el aspecto de las facturas. Los ajustes se aplican a todas las facturas que cree el establecimiento, así que se configuran una sola vez. La vista previa se actualiza en vivo mientras editas y coincide con el PDF generado.
- Plantilla: elige Predeterminada o Clásica.
- Colores y tipografías: define el color de acento y la tipografía.
- Composición: define la densidad (Compacta, Normal o Amplia), el margen de página y el tamaño y la alineación del logotipo.
- Logotipo: sube el logotipo de tu establecimiento (PNG, JPG o WebP, hasta 2 MB).
- Secciones: elige qué bloques aparecen en la factura.
- Contenido: edita el título, el pie y las instrucciones de pago, e inserta variables como el nombre del huésped allí donde quieras que se rellenen en cada factura.
- Ajustes de facturación: define el plazo de vencimiento del pago y el formato de número de factura descrito arriba.
Los costes de procesamiento no son recargos al huésped
El coste de procesamiento de un método de pago (por ejemplo, una comisión de tarjeta) es un gasto del comercio que se congela en el pago cuando lo registras. Nunca se le añade al huésped como una línea de la factura. Consulta Pagos y liquidaciones.
Enviar, marcar y anular facturas requiere el permiso billing.createInvoice. Ver la lista de facturas y los PDF requiere billing.view. Consulta Usuarios y roles.
- Cuentas: el libro a partir del cual se construyen las facturas.
- Pagos y liquidaciones: registrar los pagos que hay detrás de una factura.