Cuentas
Una cuenta es el registro financiero abierto de la estancia de un huésped. Cada cargo (habitación, impuestos, servicios, líneas personalizadas) y cada pago se anotan en la cuenta, lo que te da un único libro para la reserva. La reserva te dice quién se aloja y cuándo; la cuenta te dice cuánto debe y qué ha pagado.
La cuenta se crea automáticamente en el momento en que se crea la reserva, así que nunca tienes que crear una a mano. Como existe desde la reserva en adelante, puedes registrar un depósito en ella mucho antes de que el huésped llegue. Encontrarás las cuentas en Recepción > Cuentas, en la barra lateral.
Cada cuenta está en uno de estos dos estados:
- Abierta: los cargos y los pagos no se compensan a cero. Todavía hay un saldo pendiente (el huésped debe dinero) o un saldo a favor (el establecimiento le debe al huésped).
- Liquidada: el total de cargos menos el total de pagos es exactamente cero.
El saldo se muestra en rojo cuando queda algo por pagar y en verde cuando la cuenta está liquidada.
Puedes abrir una cuenta de dos maneras:
- Recepción > Cuentas enumera todas las cuentas del establecimiento. Usa el botón Filtros para poner Estado en Abierta o Liquidada y para filtrar por fecha de check-in, y las cabeceras de columna para ordenar por Cargos o por Saldo. Haz clic en cualquier fila para abrir esa cuenta.
- Desde la reserva del huésped, la cuenta de esa estancia está enlazada directamente.
La lista de Cuentas también tiene un botón Exportar que descarga la vista actual (respetando los filtros de estado y de fecha) en CSV para tu contabilidad.
La página de detalle de la cuenta muestra el nombre del huésped, el número de habitación, las fechas de la estancia, el estado de la reserva y el saldo actual. Los cargos y los pagos aparecen uno al lado del otro.
A la izquierda, el libro de Cargos enumera cada línea agrupada por el día en que se anotó, empezando por el día más antiguo. Cada día es su propio panel con los cargos que cayeron ese día: habitación, impuestos, servicios y cargos personalizados aparecen juntos por orden de fecha en lugar de separados por categoría. El total de todos los cargos se muestra en la cabecera Cargos. Un cargo anulado se queda en su sitio, tachado, con su abono compensatorio al lado.
A la derecha, el panel Pagos enumera cada pago registrado con su fecha, su método y su referencia, y muestra el Saldo acumulado abajo. Los totales viven en esas dos cabeceras y el saldo vive en el panel de pagos, así que ninguna cifra se repite en un cuadro de resumen aparte.
Impuestos inclusivos y reparto de ingresos
Si una estancia usa precios con impuestos incluidos, la cuenta indica cuánto impuesto inclusivo va ya dentro de los cargos de habitación. Cuando una cuenta contiene líneas que se cobran por cuenta de terceros, el resumen también divide el total en Ingresos del hotel y Cobros por cuenta de terceros, para que veas lo que el establecimiento gana de verdad frente a lo que cobra en nombre de otro.
Usa Añadir servicio para anotar un servicio predefinido (transporte, restauración, spa y bienestar, actividades, lavandería, comunicaciones, etc.) que se haya configurado en tu catálogo de servicios.
- Haz clic en Añadir servicio en la barra de herramientas de la cuenta.
- Busca en el catálogo y selecciona el servicio. Cada entrada muestra su precio y si es un cargo Único o Por noche.
- Un servicio único se anota de inmediato.
- Para un servicio por noche, indica el Número de noches. Veridien rellena por adelantado las noches que quedan de la estancia y muestra el total acumulado (precio unitario x noches) antes de que confirmes. Haz clic en Añadir servicio para anotarlo.
El cargo aparece al momento en el libro de Cargos, con la fecha de hoy.
Usa Añadir cargo personalizado para cualquier cosa que no esté en el catálogo, como un consumo de minibar comunicado, una tasa por daños o un recargo puntual.
- Haz clic en Añadir cargo personalizado.
- Escribe una Descripción y un Importe.
- Indica el Tipo de ingreso: Ingresos del hotel para el dinero que se queda el establecimiento, o Cobro por cuenta de terceros para importes cobrados en nombre de otro.
- Si aceptas monedas extranjeras, puedes elegir una Moneda; el equivalente en moneda base se calcula con el tipo de cambio y se te muestra.
- Haz clic en Añadir cargo.
Los cargos nunca se borran. Para cancelar un cargo, anúlalo:
- Busca la fila del cargo y haz clic en Anular.
- Confirma en el diálogo.
Anular crea una entrada de abono negativa equivalente. El cargo original sigue visible y tachado, y el abono queda a su lado entre los cargos del día, de modo que se conserva todo el histórico. Si anulas algo por error, busca el abono y haz clic en Deshacer para reactivar el cargo original. Cada anulación y cada deshacer se escriben en el registro de actividad.
Anular no devuelve dinero
Anular solo quita un cargo del saldo. No devuelve dinero al huésped. Si un huésped ya ha pagado y hay que devolverle dinero, gestiona el reembolso como un asunto de pagos (consulta Pagos y liquidaciones).
Haz clic en Registrar pago para anotar el dinero recibido en la cuenta. Consulta Pagos y liquidaciones para ver el paso a paso completo, el tratamiento de las monedas extranjeras y las pautas de conciliación.
Cada reserva recibe una factura automáticamente, así que no hay nada que generar a mano. Cuando existe una factura para la estancia, aparece un botón Ver factura en la barra de herramientas de la cuenta que la abre. Mientras la factura es un borrador se mantiene viva, siguiendo a la cuenta, así que cualquier cargo o pago que añadas se refleja sin regenerar nada. Consulta Facturación para ver el flujo completo.
La mayoría de las líneas llegan a la cuenta automáticamente:
- Los cargos de habitación y los impuestos se anotan desde la tarifa de la reserva. Consulta Tarifas.
- Las cuentas de restaurante cargadas a una habitación aparecen como cargos.
Solo anotas a mano las líneas que el sistema no puede capturar por sí solo, con Añadir servicio o Añadir cargo personalizado, tal como se describe arriba.
Las acciones sobre la cuenta están sujetas a permisos. Un miembro del equipo necesita billing.view para abrir cuentas, billing.addCharge para añadir o anular cargos, billing.recordPayment para registrar pagos y billing.createInvoice para enviar, marcar o anular la factura. Si falta un botón, tu rol no incluye ese permiso. Consulta Usuarios y roles.