Usuarios y roles
Toda persona que trabaja en Veridien tiene que ser miembro de un establecimiento, y a cada miembro se le asigna un rol. El rol es un paquete de permisos con nombre que decide qué partes del sistema puede abrir esa persona y qué acciones puede realizar. Una camarera de piso no necesita ver cuentas. Un auditor nocturno no necesita editar tarifas. Los roles te permiten dar a cada miembro exactamente el acceso que necesita y nada más.
La gestión del equipo y de los roles vive en la página Equipo, dentro del grupo Establecimiento de la barra lateral. Los permisos tienen el alcance de un solo establecimiento: un miembro que añades a un establecimiento no obtiene acceso automáticamente a otro.
Quién puede gestionar el equipo
Invitar a miembros, cambiar roles y crear o editar roles requiere los permisos Gestionar miembros del equipo y Gestionar roles y permisos. Los roles integrados Propietario del establecimiento y Gerente los incluyen. Si no ves los controles que se describen aquí, tu rol no otorga la gestión del equipo.
Cuando se crea un establecimiento, Veridien crea cinco roles integrados. Puedes asignarlos tal cual, editar los cuatro últimos o usarlos como referencia al construir roles a medida.
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Propietario del establecimiento | Acceso total y sin restricciones a todos los módulos y ajustes. Este rol está bloqueado y no se puede editar, renombrar, eliminar ni reasignar. |
| Gerente | Acceso operativo completo a reservas, recepción, facturación, limpieza, tarifas, analítica y gestión del equipo. |
| Personal de recepción | Ver y crear reservas y huéspedes, hacer el check-in y el check-out, asignar habitaciones, ver cuentas y ver habitaciones, tarifas y estado de limpieza. |
| Limpieza | Ver habitaciones, huéspedes y reservas, además de actualizar el estado de las habitaciones y editar las asignaciones de limpieza. |
| Auditor nocturno | Revisión financiera de fin de día, facturación e informes: ver y crear reservas, hacer el check-in y el check-out, añadir cargos y registrar pagos, y ver informes de ocupación, financieros y de ingresos. |
La persona que crea un establecimiento recibe automáticamente el rol de Propietario del establecimiento. Cada establecimiento conserva exactamente un Propietario del establecimiento, y por eso ese rol no se puede eliminar ni entregar a un rol a medida.
Invitas a las personas por correo. Veridien les envía un enlace para aceptar; una vez que aceptan, pasan a ser miembros del establecimiento con el rol que hayas elegido.
- Abre Equipo desde el grupo Establecimiento de la barra lateral.
- Baja hasta la sección Invitar a un miembro del equipo.
- Escribe la dirección de correo de la persona.
- Elige un rol en el desplegable. El rol de Propietario del establecimiento no se ofrece aquí, a propósito.
- Haz clic en Enviar invitación.
La invitación aparece en Invitaciones pendientes con el rol asignado y una fecha de caducidad. Las invitaciones son válidas durante 7 días.
No hay un paso aparte de creación de cuenta
Solo introduces el correo y el rol de la persona invitada, no su nombre ni su contraseña. Esa persona define su propio nombre y sus credenciales al aceptar la invitación. Si ya tiene una cuenta de Veridien, aceptar simplemente añade el establecimiento a su cuenta.
Cada invitación pendiente tiene dos acciones:
- Reenviar vuelve a enviar el correo de invitación y reinicia la caducidad de 7 días.
- Cancelar revoca la invitación para que el enlace ya no se pueda usar.
Si una invitación pasa su fecha de caducidad antes de aceptarse, se muestra con una etiqueta de Caducada. Usa Reenviar para emitir un enlace nuevo de 7 días.
En la sección Miembros del equipo, cada miembro muestra su nombre, su correo, su fecha de incorporación y un desplegable de rol. Para cambiar el rol de alguien, elige uno nuevo en su desplegable. El cambio surte efecto de inmediato, la próxima vez que esa persona cargue una página.
El Propietario del establecimiento aparece con una etiqueta fija de Propietario del establecimiento en lugar de un desplegable, porque ese rol no se puede reasignar.
Para eliminar a alguien, haz clic en el icono de la papelera junto a su entrada en Miembros del equipo y confirma. Pierde el acceso al establecimiento de inmediato. No puedes eliminarte a ti mismo ni al Propietario del establecimiento.
Los permisos de Veridien están organizados en módulos (por ejemplo, Reservas, Facturación y cuentas, Limpieza, Tarifas y precios). Dentro de cada módulo, los permisos se organizan como un árbol: un permiso de ver de primer nivel, con acciones más concretas anidadas debajo.
Por ejemplo, el módulo Facturación y cuentas tiene este aspecto:
- Ver cuentas y cargos
- Añadir cargos a la cuenta
- Registrar pagos
- Sobrescribir precios
- Anular cargos
- Crear y enviar facturas
Los permisos hijo solo tienen sentido cuando se concede el permiso de ver del padre, así que concede primero el permiso de ver y después activa las acciones concretas que necesita un rol.
El conjunto completo de módulos incluye Establecimiento, Habitaciones, Reservas, Huéspedes, Recepción, Facturación y cuentas, Limpieza, Tarifas y precios, Analítica e informes, Servicios y extras, Gastos y beneficio, Cargos, Registro de auditoría, Gestor de canales, Asistente de IA, Restaurante, Inteligencia de ingresos, Plantillas de correo, Motor de reservas, Pagos y Ajustes.
Los permisos hacen algo más que bloquear acciones. La barra lateral solo muestra los módulos que un rol puede ver, así que un miembro de Limpieza nunca ve cuentas ni tarifas, y un miembro con acceso de solo lectura a facturación ve las cuentas pero no los botones que añaden cargos o registran pagos. Así la pantalla de cada persona se mantiene centrada en el trabajo que realmente hace.
Cuando los roles integrados no encajan con tu estructura (un jefe de guardia, un analista de ingresos, un agente de reservas), construye el tuyo.
- Abre Equipo y haz clic en Crear rol a medida, o ve al editor de roles dedicado en Ajustes → Roles y haz clic en Nuevo rol.
- Escribe un Nombre del rol y una Descripción opcional.
- Al crear un rol nuevo puedes Partir de una plantilla para prerrellenar los permisos. Las plantillas son Recepción, Gerente, Solo lectura y Acceso total. Elige la más cercana y después ajústala.
- Define los permisos módulo a módulo. Cada tarjeta de módulo tiene un interruptor maestro que enciende o apaga el módulo entero, y casillas individuales para los permisos anidados. Un Resumen de permisos en la parte superior enumera todo lo que está activado para que puedas revisar el rol de un vistazo.
- Haz clic en Crear rol (o en Guardar cambios si estás editando).
No puedes llamar a un rol "Propietario del establecimiento"; ese nombre está reservado para protegerte de una escalada de privilegios.
La lista de Roles muestra todos los roles con su descripción, un recuento de permisos activados, el número de miembros asignados y una etiqueta de Predeterminado para los roles integrados. Abre cualquier rol salvo el de Propietario del establecimiento para editarlo. Los cambios se aplican a todos los miembros que tienen ese rol.
Los cambios de rol afectan a todos los que lo tienen
Editar un rol actualiza el acceso de todos los miembros que lo tienen asignado. Antes de quitar permisos de un rol compartido, mira el recuento de miembros para saber a quién afecta.
Un establecimiento pequeño incorporando a tres empleados nuevos:
- Un agente de recepción se invita con el rol Personal de recepción. Tras aceptar, ve el panel de recepción, las reservas, los huéspedes y las cuentas, pero ni tarifas, ni impuestos, ni ajustes del equipo.
- Una camarera de piso se invita con el rol Limpieza y solo ve las habitaciones y el estado de limpieza.
- Un jefe de guardia necesita todo lo de recepción más la posibilidad de anular cargos y editar tarifas, pero no debe gestionar el equipo. El propietario duplica el trabajo de la plantilla de Gerente en un rol a medida nuevo, quita Gestionar miembros del equipo y Gestionar roles y permisos, lo guarda como "Jefe de guardia" y lo asigna.
A medida que cambian las responsabilidades, actualiza el rol de un miembro desde el desplegable o ajusta los permisos del rol. Los cambios surten efecto en la siguiente carga de página de esa persona, sin necesidad de volver a configurar nada.
- Ajustes del establecimiento: configura el perfil del establecimiento, la identidad visual y los datos de facturación.
- Conceptos clave: cómo encajan los establecimientos, los miembros y los roles.
- Primer inicio de sesión: qué ve un miembro nuevo tras aceptar una invitación.