Conceptos clave
Todos los módulos de Veridien comparten un vocabulario común. Cuando un compañero dice "anótalo en la cuenta" o "la habitación está sucia", las palabras tienen un significado preciso dentro del sistema. Aprender estos términos antes de empezar a trabajar evita los pequeños errores que ralentizan un turno: un cargo en la cuenta equivocada, una habitación sucia ofrecida a un huésped, la tarifa equivocada aplicada a una reserva.
Trata esta página como una referencia a la que volver siempre que un término no quede claro.
Un establecimiento es la unidad de nivel superior en Veridien. Representa un único hotel, resort, villa, casa de huéspedes, hostal o B&B. Todo lo demás (habitaciones, reservas, cuentas, personal, tarifas, ajustes, puntos de venta) vive dentro del contexto de un establecimiento.
Cada establecimiento tiene un nombre, un slug de URL que aparece en la barra de direcciones, una moneda base permanente y una zona horaria. Si tu organización lleva varios sitios, cada uno es un establecimiento distinto, y te mueves entre ellos con el selector de establecimiento de la parte superior de la barra lateral. Los ajustes configurados en un establecimiento no se trasladan a otro.
Siempre trabajas dentro de un establecimiento a la vez. Cada acción se aplica únicamente a ese establecimiento activo.
Una habitación es una unidad física y vendible: la 101, la Villa Jardín, la suite 405. Un tipo de habitación agrupa habitaciones que comparten características como la ocupación máxima, el equipamiento y una tarifa base.
Los huéspedes reservan tipos de habitación; en las habitaciones es donde se alojan. Un huésped reserva una "Deluxe King" (tipo de habitación) y, en el check-in, recepción le asigna una habitación concreta de ese tipo. Los tipos de habitación se configuran durante la puesta en marcha y se gestionan después en Habitaciones. Consulta Gestión de habitaciones.
Cada habitación lleva un estado que controla qué pueden hacer con ella recepción y limpieza:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Limpia | Limpiada y lista para asignarla al siguiente huésped. |
| Sucia | Necesita limpieza. Se marca automáticamente en el check-out, o a mano. |
| Fuera de servicio | No disponible por mantenimiento. Sale del inventario vendible. |
| Ocupada | Hay un huésped alojado en la habitación ahora mismo. |
El ciclo habitual va de Ocupada a Sucia (el huésped hace el check-out), a Limpia (limpieza termina) y de vuelta a Ocupada (recepción asigna al siguiente huésped). Las habitaciones puestas Fuera de servicio quedan fuera de este ciclo hasta que vuelven al servicio. Limpieza impulsa casi todas estas transiciones; consulta Gestión de tareas y Verificación de limpieza de habitaciones.
Una reserva es una estancia contratada por un huésped: un tipo de habitación, un rango de fechas y una tarifa. Es el objeto que vincula al huésped con el establecimiento y coordina a los departamentos que intervienen en su estancia.
Cada reserva recorre un conjunto definido de estados:
- Provisional: creada pero aún sin confirmar; aquí empiezan las reservas nuevas, tanto si se introducen a mano como si llegan de tu motor de reservas o de una OTA a través del gestor de canales.
- Confirmada: confirmada y reteniendo inventario; el huésped todavía no ha llegado.
- Check-in realizado: el huésped ha llegado y tiene una habitación asignada. Hay una cuenta activa y los cargos se van acumulando. La habitación pasa a Ocupada.
- Check-out realizado: el huésped se ha marchado y la cuenta está liquidada. La habitación se entrega a limpieza como Sucia.
- Cancelada: cancelada antes de la llegada. Se libera el inventario; puede aplicarse un cargo según tu política de cancelación.
Cada transición genera trabajo en otro sitio: el check-in abre una cuenta, el check-out entrega la habitación a limpieza y una cancelación devuelve inventario a tus canales. Consulta Crear reservas, Check-in y Check-out.
Una cuenta es el registro financiero abierto asociado a una estancia. Piensa en ella como una factura detallada que va recogiendo cargos y pagos mientras el huésped está alojado.
Cuando un huésped hace el check-in, se abre una cuenta. Los cargos de habitación (una línea por noche, anotada al crear la reserva), los cargos de restaurante y de servicios y cualquier otra tasa aparecen como líneas de débito. Los pagos con tarjeta, en efectivo o por otros medios aparecen como créditos. En el check-out, el saldo de la cuenta debe llegar a cero.
Cuenta frente a factura
Una cuenta es el registro vivo con el que se trabaja durante la estancia. Una factura es el documento formal que se genera a partir de una cuenta, normalmente en el check-out o después, para el huésped o para una empresa. Durante la estancia trabajas con cuentas y a partir de ellas emites facturas. Consulta Cuentas y Facturación.
Una tarifa define el precio y las condiciones de un tipo de habitación. Es más que un número: una tarifa puede llevar reglas como las condiciones de cancelación y en qué canales se vende. Las tarifas base por tipo de habitación se definen en Tarifas. Los paquetes construidos sobre una tarifa viven en Paquetes, y los descuentos por tiempo limitado aplicados sobre una tarifa o un paquete viven en Promociones, ambos dentro del mismo grupo de Finanzas.
Las tarifas se conectan con el gestor de canales (qué tarifas se publican en qué canal), con Reservas (qué tarifa usa una reserva) y con la facturación (qué se carga en la cuenta). Consulta Tarifas.
Un servicio es un extra que vendes junto a la estancia, como el desayuno, un traslado al aeropuerto o un tratamiento de spa. Los servicios se configuran en Servicios y pueden añadirse a una reserva o anotarse en una cuenta.
Un punto de venta es un punto de cobro más allá del alojamiento, como un restaurante o un bar. Los cargos de un punto de venta pueden anotarse en la cuenta de un huésped alojado o cobrarse en el momento.
Un origen de reserva registra de dónde vino una reserva: un walk-in, una llamada, tu propio motor de reservas o una OTA como Booking.com o Expedia. El origen alimenta la analítica (qué canales generan ingresos) y refleja los costes de comisión. Consulta Orígenes de reserva.
El gestor de canales conecta tu establecimiento con las agencias de viaje online y sincroniza la disponibilidad (cuántas habitaciones tienes para vender) y las tarifas (a qué precio). Cuando llega una reserva de un canal se convierte en una reserva Confirmada, y la disponibilidad baja en todos los canales conectados para evitar la sobreventa. Consulta Configuración del gestor de canales y Gestionar la disponibilidad.
Los permisos son controles de acceso granulares (por ejemplo, ver reservas, anotar un cargo, anular un cargo). Los roles agrupan permisos bajo un nombre como Propietario, Gerente, Recepción o Limpieza.
Cuando un administrador asigna un rol a un usuario, ese usuario obtiene los permisos del rol, y la barra lateral solo muestra las secciones que esos permisos permiten. Así la interfaz se mantiene centrada y las acciones sensibles quedan lejos del personal que no debería ejecutarlas. Los roles se gestionan por establecimiento en Ajustes del establecimiento > Equipo. Consulta Usuarios y roles.
El recorrido completo de un huésped muestra cómo encajan las piezas:
- Un huésped reserva una Deluxe King para tres noches en una OTA. El gestor de canales crea una reserva Confirmada y se registra el origen de reserva.
- La disponibilidad baja en todos los canales conectados.
- A la llegada, recepción asigna una habitación y hace el check-in. La reserva pasa a Check-in realizado, la habitación pasa a Ocupada y se abre una cuenta.
- El huésped cena en el restaurante (un punto de venta) y el cargo se anota en su cuenta.
- Al cierre del día, el equipo concilia los pagos de la jornada con las cuentas abiertas. Los cargos de alojamiento ya se anotaron por noche al crear la reserva, así que no hay nada que anotar de madrugada (consulta Cierre nocturno).
- A la salida, recepción liquida la cuenta, hace el check-out y la habitación pasa a Sucia.
- Limpieza deja la habitación Limpia de nuevo para la siguiente llegada.
- Los informes recogen los datos de ingresos, ocupación y origen de la estancia.
Cada término de esta página ha desempeñado su papel. Esa interconexión es la razón por la que el vocabulario importa antes de trabajar en cualquier módulo concreto.
- Visión general del sistema: cómo se conectan los módulos.
- Primer inicio de sesión: iniciar sesión y configurar tu cuenta.
- Panel de recepción: tu vista operativa del día a día.
- Cuentas y Cierre nocturno: la columna vertebral financiera.