Check-out
El check-out cierra la estancia de un huésped. En Veridien, hacer el check-out de un huésped te permite revisar su cuenta, registrar un pago final y cerrar la salida. Al completarlo, la reserva pasa a check-out realizado y la habitación vuelve a limpieza como Sucia para poder prepararla para la siguiente llegada.
Necesitas el permiso Check-in de recepción (frontDesk.checkIn) para tramitar los check-outs, el mismo permiso que se usa para los check-ins. Consulta Usuarios y roles.
Una reserva solo admite check-out cuando está en check-in realizado. El diálogo de check-out se abre desde la reserva del huésped; las salidas previstas para hoy aparecen en el Panel, en la columna Salidas, donde un huésped alojado muestra la etiqueta Salida prevista.
El encabezado del diálogo dice Check-out - [nombre del huésped] y se divide en dos partes: el resumen de la cuenta y la sección Registrar pago.
El resumen de la cuenta enumera todos los cargos de la estancia para que puedas repasarlos con el huésped antes de liquidar.
- Las líneas aparecen en una tabla con la fecha, una descripción (por ejemplo, "Cargo de habitación - Noche 1") y el importe, ordenadas por fecha.
- Total de cargos suma todas las líneas.
- Los pagos ya registrados aparecen debajo, cada uno con su método y su referencia, y se restan del total. Total de pagos los suma.
- Saldo muestra lo que queda. Se etiqueta como (Pendiente) y aparece en rojo cuando todavía se debe dinero, o como (Liquidada) cuando la cuenta está pagada por completo.
Si la reserva todavía no tiene cuenta, el diálogo indica que no se ha encontrado ninguna; si existe una cuenta sin cargos, muestra "No hay cargos en esta cuenta".
Repasa los cargos con el huésped, sobre todo los extras que van más allá de la tarifa de la habitación. Si un huésped cuestiona un cargo, comprueba de dónde viene antes de cambiar nada; las correcciones y las reclamaciones de cargos se resuelven en la cuenta, no saltándose el pago en el check-out.
Usa la sección Registrar pago para cobrar el pago final del huésped:
- Importe: escribe el importe que se paga. El campo admite un número con hasta dos decimales (por ejemplo,
120.00). - Método: elige cómo paga el huésped. Cuando tu establecimiento no ha configurado sus propios métodos de pago, aquí se ofrece el conjunto integrado de Efectivo, Tarjeta y Transferencia bancaria; en cuanto un propietario define métodos de pago propios, estos sustituyen aquí al conjunto integrado.
- Referencia: texto libre opcional para un número de recibo, los últimos dígitos de una tarjeta o una referencia de transferencia.
A medida que escribes un importe, el diálogo recalcula el saldo restante sobre el total de la cuenta. No hace falta registrar un pago para hacer el check-out (por ejemplo, en una estancia prepagada por completo con saldo cero), pero cualquier saldo pendiente deberías cobrarlo y registrarlo aquí.
Un pago solo se guarda si se indican tanto un Importe como un Método. Escribir un importe sin elegir un método no registra ningún pago.
Haz clic en Check-out para cerrar. Veridien entonces, en un solo paso:
- Registra el pago, si has introducido uno.
- Deja la reserva y su alojamiento en check-out realizado.
- Pone la habitación en Sucia para que limpieza la prepare, y registra ese cambio de estado.
- Escribe el check-out en el registro de auditoría y avisa al equipo de recepción.
Si el huésped tiene un correo válido en su ficha, Veridien también le envía automáticamente un correo para pedirle una valoración de la estancia. La habitación aparece entonces como Sucia en Gestión de habitaciones y en la cola de limpieza; consulta Verificación de limpieza de habitaciones.
Si el importe que has registrado no cubre todo el saldo, el diálogo muestra un aviso:
Saldo pendiente: [importe]. El huésped se marchará con cargos sin pagar.
El botón Check-out pasa entonces a ser una confirmación en dos pasos. Al pulsarlo la primera vez, la etiqueta cambia a Confirmar el check-out con saldo pendiente; hay que volver a pulsarlo para continuar. Esta protección existe para que ningún huésped se marche por descuido con cargos sin pagar.
No hagas el check-out de un huésped con saldo pendiente salvo que tu responsable lo haya autorizado. Una vez que el huésped se ha ido, cobrar lo que queda es mucho más difícil. Cobra y registra el pago completo primero, o consigue una aprobación explícita antes de confirmar con saldo.
También se puede hacer el check-out de una estancia cambiando el estado de la reserva a Check-out realizado en la página de detalle de la reserva. Ese atajo aplica las mismas reglas que el diálogo:
- Exige lo mismo, que la cuenta esté liquidada. Una cuenta se considera liquidada solo cuando cada divisa que contiene queda a cero, así que un saldo pendiente en una divisa bloquea el atajo aunque otra divisa esté pagada de más.
- Tiene los mismos efectos: la reserva y su alojamiento pasan a check-out realizado, la habitación cambia a Sucia con una entrada en el registro de estados de habitación y se marca la hora del check-out.
- Un cambio de estado no permitido se rechaza sin más y no se puede forzar.
Hay dos diferencias. La confirmación no es la misma experiencia: el diálogo muestra un aviso suave y cambia la etiqueta de su botón a Confirmar el check-out con saldo pendiente, mientras que el desplegable muestra una confirmación aparte, ¿Hacer el check-out igualmente?. Y el desplegable no puede registrar un pago, así que una cuenta pendiente hay que pagarla antes en la página de la cuenta, o hay que omitir la comprobación de forma deliberada.
Confirmar el aviso de saldo por costumbre. El botón de dos pasos está ahí por algo. Si ves "Confirmar el check-out con saldo pendiente", párate y cobra el importe que queda, salvo que un responsable haya aprobado dejarlo abierto.
Registrar un importe sin método. No se guarda ningún pago si no se selecciona un método, así que el saldo no quedará liquidado. Elige siempre un método de pago antes de confirmar.
No revisar la cuenta con el huésped. Dedica un momento a repasar las líneas antes de presentarlas. Detectar un cargo mal registrado en recepción es mucho más fácil que gestionar una reclamación cuando el huésped ya se ha ido.