Check-in
El check-in es el momento en que una reserva confirmada se convierte en una estancia activa. En Veridien, hacer el check-in de un huésped le asigna una habitación física, marca esa habitación como ocupada y abre una cuenta con los cargos de habitación de cada noche de la estancia. Esta página explica cómo iniciar un check-in, cómo funciona el selector de habitaciones, cómo se tratan las mejoras de categoría y cómo hacer el check-in de una reserva que incluye más de una habitación.
Necesitas el permiso Check-in de recepción (frontDesk.checkIn) para completar un check-in. Si el botón Check-in no hace nada o devuelve un error, consulta tu rol con un administrador. Consulta Usuarios y roles.
Una reserva solo admite check-in cuando está en estado confirmada (o parcialmente con check-in realizado). Las reservas provisionales, canceladas o ya finalizadas no admiten check-in. Las reservas se crean en la sección Crear reservas, y las llegadas del día aparecen en el Panel.
Hay tres formas de hacer el check-in de un huésped:
- Desde el panel. En el widget Llegadas y salidas, busca al huésped en la columna Llegadas y haz clic en el botón Check-in de su fila. El botón solo aparece mientras la reserva sigue confirmada.
- Desde la reserva. Abre la reserva del huésped e inicia el check-in desde ahí.
- Desde el desplegable de estado de la reserva. En la página de detalle de la reserva, cambia el estado de la reserva a Check-in realizado. Esta vía aplica la misma comprobación previa que el diálogo y, además, rechaza una reserva sin habitación asignada, porque no tiene selector de habitaciones: la habitación ya debe estar en la reserva. Si una comprobación falla, Veridien muestra una confirmación ¿Hacer el check-in igualmente?, y confirmarla omite la comprobación igual que Hacer el check-in igualmente en el diálogo. Un cambio de estado no permitido (por ejemplo, devolver una estancia ya finalizada a check-in realizado) se rechaza sin más y no se puede forzar.
El encabezado del diálogo dice Check-in - [nombre del huésped].
Lo que muestra el diálogo depende de si la reserva ya tiene una habitación asignada.
Si la reserva ya lleva vinculada una habitación concreta, el diálogo muestra ese número de habitación en Habitación asignada y solo tienes que confirmar. Aún puedes añadir una nota (ver más abajo) antes de hacer clic en Check-in.
Veridien aplica una comprobación previa sobre la habitación asignada: para hacer el check-in debe estar Limpia y libre. Si la habitación vinculada está sucia, fuera de servicio o todavía ocupada, el diálogo muestra un aviso con el estado de la habitación y el botón Check-in pasa a ser Hacer el check-in igualmente. Al pulsarlo se omite la comprobación y se continúa. Usa esta opción solo cuando hayas confirmado que la habitación está realmente lista, por ejemplo una habitación que se acaba de limpiar pero que todavía no está marcada como Limpia en el sistema.
Si no hay ninguna habitación vinculada, el diálogo muestra el selector de habitaciones:
- Los tipos de habitación aparecen como pestañas seleccionables en la parte superior. Selecciona la pestaña del tipo de habitación en el que quieres alojar al huésped. El tipo de habitación reservado viene seleccionado por defecto.
- Debajo de las pestañas, las habitaciones del tipo seleccionado aparecen como tarjetas, cada una con el número de habitación, la planta y una etiqueta de estado.
- Solo se pueden seleccionar las habitaciones que están Limpias y no reservadas para las fechas de la estancia. Las habitaciones sucias, fuera de servicio u ocupadas se muestran, pero no se pueden elegir. Una habitación retenida por una reserva que se solapa muestra la etiqueta Reservada.
- Haz clic en la tarjeta de una habitación disponible para seleccionarla. La habitación seleccionada queda resaltada.
El selector tiene en cuenta el rango de fechas de la reserva, así que una habitación libre esta noche pero reservada para una estancia que se solapa no se ofrece.
Asigna siempre una habitación Limpia. El selector no te deja elegir una habitación sucia, lo que evita el fallo de primera impresión más habitual: mandar a un huésped a una habitación que no se ha preparado. Si no hay ninguna habitación limpia del tipo adecuado, pide a limpieza que priorice una en lugar de saltarte el selector.
Si seleccionas una habitación cuyo tipo de habitación es distinto del que reservó el huésped, el diálogo muestra este mensaje:
El tipo de habitación no coincide con la reserva. Se procesará como una mejora de categoría.
Al confirmar, el check-in se registra como una mejora intencionada. Así es como pasas a un huésped a una categoría superior (o distinta) en el check-in, por ejemplo cuando el tipo reservado está agotado o cuando le ofreces una mejora de cortesía. La reserva mantiene su tarifa original salvo que la cambies en la propia reserva; asignar la habitación mejorada no cambia automáticamente lo que se le cobra al huésped.
El campo Notas es opcional. Todo lo que escribas aquí (por ejemplo, "llegada tardía" o "pide almohadas de más") se añade a las notas especiales de la reserva con el prefijo [Check-in], para que el resto del equipo vea el contexto más adelante.
Haz clic en Check-in para terminar. Veridien entonces, en un solo paso:
- Deja el alojamiento en check-in realizado y le vincula la habitación seleccionada.
- Marca la habitación como Ocupada.
- Crea una cuenta para la reserva (si no existe ya) y registra una línea de cargo de habitación por cada noche de la estancia a la tarifa por noche de la reserva.
- Registra el check-in en el registro de auditoría y avisa al equipo de recepción.
Si algo no cuadra, la acción se rechaza con un mensaje claro y no cambia nada. Los motivos más habituales son:
- La habitación ya está ocupada. Otra reserva se solapa con esas fechas en esa habitación. El mensaje indica el huésped y las fechas en conflicto. Elige otra habitación.
- El tipo de habitación no coincide. Has seleccionado un tipo de habitación distinto sin que se reconociera la mejora. Vuelve a seleccionar la habitación para que aparezca el aviso de mejora y confirma.
- La reserva no admite check-in. Su estado no es confirmada (por ejemplo, está cancelada). Resuelve primero el estado de la reserva.
Una misma reserva puede incluir más de una habitación (un alojamiento por habitación). El check-in de cada alojamiento se hace por separado:
- Haz el check-in de cada habitación desde su propia fila de llegada o desde la reserva.
- El estado global de la reserva pasa a check-in realizado solo cuando se ha hecho el check-in de todos sus alojamientos. Hasta entonces está parcialmente registrada, y las habitaciones que quedan siguen apareciendo como llegadas.
Así puedes registrar a una parte del grupo según van llegando, sin esperar a que llegue todo el mundo.
Para las llegadas de grupo, asigna las habitaciones con antelación en cada reserva para que en recepción solo haya que confirmar al llegar. Consulta Reservas de varias habitaciones.
El huésped ya está alojado. A partir de aquí:
- La cuenta está disponible y sigue recogiendo cargos durante la estancia. Revísala cuando quieras antes del Check-out.
- Los estados de las habitaciones liberadas y asignadas se reflejan en el Panel y en Gestión de habitaciones.
- Las preferencias y el historial están en la ficha del huésped. Consulta Perfiles de huéspedes.
Ignorar el aviso de mejora. Si alojas a un huésped en un tipo de habitación distinto, confirma que lo haces como mejora y que la tarifa de la reserva es la que quieres. El cambio de habitación por sí solo no ajusta el cargo.
Intentar asignar una habitación reservada. Una habitación con la etiqueta Reservada está retenida por una reserva que se solapa. Si la seleccionas, fallará al confirmar. Elige una habitación libre del mismo tipo.
Saltarse la ficha del huésped. Las preferencias y las notas anteriores se pasan por alto con facilidad. Abre el perfil del huésped para detectar cosas como una petición de planta alta antes de asignar la habitación.