Crear reservas
Toda estancia en Veridien empieza como una reserva. Las reservas nuevas se crean con un asistente de cuatro pasos que te lleva del origen de reserva y las fechas del viaje a la selección de habitación y tarifa, y de ahí al huésped y a un resumen final. Esta guía explica cada paso y los términos clave que verás por el camino.
Abre Reservas en la barra lateral del establecimiento. La pantalla tiene dos vistas, que se cambian con el selector de la parte superior:
- Calendario (la vista por defecto) muestra una cuadrícula tipo Gantt con las habitaciones y las reservas que hay en ellas.
- Lista muestra una tabla de reservas con búsqueda y filtros.
Para empezar una reserva nueva, haz clic en Nueva reserva en la esquina superior derecha. Se abre el asistente de reservas en su propia página. También puedes abrir el asistente con las fechas ya rellenadas arrastrando sobre celdas vacías del calendario.
Tipo de habitación es una categoría de alojamiento (por ejemplo Doble Estándar, King Deluxe o Suite), no una habitación concreta. Reservas un tipo de habitación y una cantidad; el número de habitación físico puede asignarse durante el asistente o dejarse en asignación automática.
Tarifa es la oferta con precio asociada a un tipo de habitación (por ejemplo una tarifa base, Media pensión o Pensión completa). Cada tarifa lleva un precio por noche y, a través de sus intervalos de temporada, precios por día de la semana y cargos por ocupación. Consulta Tarifas.
Origen de reserva registra de dónde viene la reserva. Los orígenes se configuran por establecimiento y se agrupan en categorías (Directo, Corporativo, OTA). Consulta Orígenes de reserva.
Alojamiento es una única habitación reservada dentro de una reserva. Una reserva puede contener varios alojamientos (varias habitaciones), cada uno con su habitación, sus fechas, su tarifa y su estado de check-in.
El asistente tiene cuatro pasos, que aparecen en el indicador de la parte superior de la tarjeta. Usa Siguiente y Atrás para moverte entre ellos; cada paso se valida antes de dejarte continuar.
- Elige un Origen de reserva. En el desplegable los orígenes están agrupados por categoría. Solo aparecen los orígenes activos.
- Haz clic en el campo Fechas de la estancia y elige una fecha de entrada y después una de salida en el calendario de dos meses. Las fechas pasadas están deshabilitadas.
- La tarjeta muestra el número de noches en cuanto están puestas las dos fechas.
El origen de reserva importa aquí porque determina qué tarifas e impuestos se aplican después, así que fíjalo antes de seguir.
Este paso lista todos los tipos de habitación con la disponibilidad en vivo para tus fechas y tu origen.
- Cada tarjeta de tipo de habitación muestra una etiqueta de disponibilidad (por ejemplo "3 disponibles"), la ocupación máxima y una foto si hay alguna configurada. Los tipos agotados o restringidos aparecen atenuados y bajan al final de la lista.
- Haz clic en Seleccionar en un tipo de habitación para añadirlo a la reserva. Usa los controles más y menos para indicar cuántas habitaciones de ese tipo necesitas (con el límite de las disponibles).
- Elige una tarifa en la lista de opciones que hay bajo la tarjeta. La tarifa por defecto viene preseleccionada. Las tarifas restringidas (por ejemplo, las bloqueadas por una regla de estancia mínima) están deshabilitadas y se etiquetan con el motivo.
- Indica Adultos y Niños. La ocupación está limitada al máximo del tipo de habitación salvo que marques Superar el máximo. Si reservas más de una habitación, puedes fijar la ocupación por habitación. Los huéspedes por encima de la ocupación base del tipo de habitación añaden el cargo por huésped adicional y noche de la tarifa (ajustado por tramo de edad donde esté configurado), que se muestra en línea.
- En Asignación de habitaciones, si quieres, haz clic en habitaciones concretas para fijarlas. Las habitaciones que dejes sin asignar se asignan automáticamente. Si la disponibilidad está repartida entre noches, la habitación se asigna automáticamente en el check-in.
- Despliega la cuadrícula de tarifas por noche para revisar o modificar tarifas de noches concretas. El total de la habitación y el total general de todos los tipos seleccionados se actualizan sobre la marcha.
Puedes añadir varios tipos de habitación a la misma reserva. Reservar más de una habitación mantiene todo en una sola reserva con varias habitaciones; consulta Reservas de varias habitaciones.
- Busca al huésped por nombre o correo en el campo Huésped. Los perfiles coincidentes aparecen mientras escribes.
- Selecciona un perfil existente para asociarlo, o crea un huésped nuevo si no hay coincidencia. Los perfiles nuevos se guardan en la base de datos de huéspedes y pueden reutilizarse en reservas futuras. Consulta Perfiles de huéspedes.
Busca antes de crear
Busca siempre primero, aunque el huésped diga que es nuevo. Puede que ya exista un perfil de una reserva anterior o cancelada, y crear un duplicado parte el historial del huésped en dos fichas.
El último paso calcula el precio de toda la reserva y te permite cerrarla.
- Cargos de habitación lista cada tipo de habitación, su tarifa, las habitaciones asignadas y un desglose por noche.
- Extras y servicios te permite añadir servicios opcionales de tu catálogo. Los servicios por noche se multiplican por el número de noches; los servicios de una sola vez se cobran una vez.
- Impuestos y tasas muestra cada impuesto aplicable. Los impuestos incluidos se marcan como "incluido"; los no incluidos se suman aparte.
- Totales muestra el subtotal de habitaciones, el subtotal de servicios, los impuestos y el Total general.
- Fija un Depósito. Escribe un importe directamente o usa los botones Sin depósito / 20% / 50% / 100%. El Saldo pendiente se actualiza en vivo.
- Añade las Peticiones especiales / Notas que haga falta.
- Haz clic en el botón de confirmar del pie para crear la reserva.
Tras confirmar, una pantalla de éxito muestra la reserva nueva, el resumen de la estancia y el total. Desde ahí puedes Ver reserva, Enviar confirmación, Crear otra reserva o Volver al calendario.
Las reservas nuevas nacen confirmadas
Una reserva creada con el asistente se guarda con el estado Confirmada. Puedes cambiar su estado más adelante desde la página de detalle de la reserva. Consulta Modificar reservas para ver el flujo completo de estados. (El diálogo de alta rápida del calendario es la única vía que empieza una reserva como Provisional.)
Una tarifa puede estar fijada en una moneda distinta de la moneda base del establecimiento. Cuando eliges una tarifa así, los precios se muestran en la moneda de la tarifa con el equivalente en moneda base entre paréntesis, y el depósito se cobra en esa misma moneda. Los tipos de cambio salen de las monedas que tengas configuradas en los ajustes del establecimiento.
Abre la reserva para gestionarla. La página de detalle tiene pestañas para:
- Alojamientos: cada habitación reservada, su estado y las acciones por habitación.
- Cuenta: cargos, pagos y saldo. Consulta Cuentas.
- Huéspedes: pon nombre a los adultos y niños adicionales de la reserva y descarga un bono de huésped.
- Notas: notas internas para el personal.
- Actividad: un registro de auditoría con marca de tiempo (visible para los usuarios con acceso al registro de auditoría).
Las reservas de tu motor de reservas y de OTA como Booking.com y Airbnb llegan automáticamente a través del gestor de canales y aparecen junto a las reservas manuales, con el canal como origen de reserva. Estas no se vuelven a teclear. Revísalas por si traen peticiones especiales y completa los datos del huésped, pero haz los cambios de tarifa y de fechas de las reservas de OTA en el lado del canal para que el gestor de canales pueda sincronizarlos de vuelta. Consulta Configuración del gestor de canales y Gestionar la disponibilidad.
Dejar el origen de reserva para el final. El origen determina qué tarifas pueden usarse y qué impuestos se aplican. Elígelo en el paso 1, antes de escoger habitaciones.
Crear huéspedes duplicados. Busca en la base de datos de huéspedes antes de añadir un perfil nuevo.
Saltarse el paso del depósito. Si tu establecimiento cobra depósitos, fija uno en el resumen para que el saldo pendiente sea correcto desde el principio.