Perfiles de huéspedes
Un perfil de huésped es la ficha que el establecimiento guarda de un huésped: sus datos de contacto, su documento de identidad, su estado, sus preferencias y el historial de todas las estancias vinculadas a él. Un perfil bien mantenido es lo que permite a recepción reconocer a un huésped que repite y respetar sus preferencias sin volver a preguntar. Esta página explica cómo buscar huéspedes, qué contiene un perfil, cómo crear uno y cómo se conectan los perfiles con las reservas.
Los huéspedes se gestionan desde la página Huéspedes, que muestra cuántos hay registrados y los lista en una tabla que puedes buscar y ordenar.
Ver los huéspedes requiere el permiso Ver huéspedes (guests.view); crearlos o editarlos requiere Editar huéspedes (guests.edit). Consulta Usuarios y roles.
En la página Huéspedes, usa el cuadro de búsqueda ("Buscar por nombre, correo o ID...") para filtrar la lista. La búsqueda cruza nombre, apellidos, nombre completo, correo, teléfono e ID de huésped, así que cualquier identificador fiable encuentra la ficha. La tabla muestra el nombre, el correo, el teléfono, la nacionalidad, el estado y el total de noches de cada huésped; puedes ordenar por noches y pasar de página. Haz clic en el nombre de un huésped para abrir su perfil.
También puedes exportar la lista actual (ya filtrada) a CSV con la acción de exportación de la barra de herramientas de la tabla.
Un perfil de huésped se organiza en secciones que puedes editar, más un historial de estancias de solo lectura.
- Nombre y Apellidos (obligatorios).
- Correo y Teléfono.
- Fecha de nacimiento.
- Nacionalidad (se elige de una lista de países).
- Dirección.
- Estado del huésped: Activo, VIP o Bloqueado.
El estado es un campo estructurado, así que úsalo en lugar de escribir "VIP" en un cuadro de notas. VIP marca a un huésped para darle trato preferente; Bloqueado señala a un huésped al que el establecimiento no quiere alojar.
- Tipo de documento: pasaporte, documento nacional de identidad, permiso de conducir u otro.
- Número de documento.
Rellénalos si tu establecimiento recoge la identificación en el check-in.
Un único campo de texto libre para peticiones habituales y contexto que ayude en futuras estancias, por ejemplo "Prefiere planta alta, almohadas de más, check-out tardío". Escribe notas concretas y objetivas para que la siguiente persona que las lea pueda actuar sobre ellas. Este texto es para el personal y no se le muestra al huésped.
La pestaña Historial de estancias enumera todas las reservas vinculadas al huésped, con el detalle más reciente de un vistazo: tipo de habitación, estado, fechas, noches, tarifa por noche y origen de reserva, junto con el total acumulado de noches de estancia. Aquí es de solo lectura; haz clic en cualquier estancia para abrir la reserva completa. El historial se construye automáticamente a partir de las reservas del huésped, así que se mantiene al día sin trabajo manual.
Los perfiles se suelen crear al hacer una reserva: introducir un huésped nuevo en una reserva crea y vincula su perfil automáticamente. Consulta Crear reservas.
Para crear uno directamente, por ejemplo para un contacto de empresa que todavía no ha reservado, abre la página Huéspedes y haz clic en Añadir huésped. Indica al menos un nombre y unos apellidos. Cuanto más detalle añadas (correo, teléfono, nacionalidad, documento, preferencias), más fácil será encontrar y usar la ficha después. Un huésped nuevo nace con el estado Activo.
Antes de añadir un huésped, busca primero. Una búsqueda rápida por correo o teléfono evita crear una segunda ficha de alguien que ya está en el sistema, lo que repartiría su historial de estancias entre dos perfiles.
Abre un huésped desde la lista y edita cualquier campo de las secciones Información personal, Documento de identidad o Preferencias y notas. El botón Guardar cambios solo se activa cuando has hecho alguna edición; haz clic en él para guardar. Mantén los perfiles al día: cuando un huésped mencione una preferencia nueva, un teléfono corregido o un documento, actualiza la ficha mientras lo tienes delante.
Una reserva está vinculada a un perfil de huésped, y eso es lo que hace que se acumule el historial de estancias. Cuando trabajas un check-in, el perfil del huésped y sus preferencias son el sitio donde confirmar cosas como una planta solicitada o un estado VIP antes de asignar la habitación. Consulta Check-in.
Si la reserva de un huésped que llega está vinculada a una ficha que parece vacía (sin el historial que esperarías), busca un perfil existente por correo o por teléfono, que coinciden de forma más fiable que un nombre que un canal de reservas puede haber escrito de otra manera.
Crear un perfil sin buscar antes. Es la causa principal de las fichas duplicadas, que parten en dos el historial de un huésped. Busca por correo o por teléfono antes de pulsar Añadir huésped.
Escribir el estado en el campo de notas. Usa el campo Estado del huésped para VIP o Bloqueado, así queda consistente y visible en la lista, y reserva Preferencias y notas para el contexto que los campos estructurados no pueden recoger.
Notas vagas. "Huésped difícil" no le dice nada al siguiente compañero. Describe la situación concreta y cómo se resolvió.
Dejar que los perfiles se queden obsoletos. Un perfil vale lo que vale su última actualización. Recoge las preferencias nuevas y las correcciones durante la estancia o justo después.