Gestionar la disponibilidad
Conectar un canal es la configuración de una sola vez; mantener la disponibilidad y las tarifas al día es el trabajo diario. Veridien se encarga de casi todo automáticamente una vez que tus canales están conectados y mapeados, pero conviene entender qué se sincroniza y cuándo, cómo enviar precios distintos por canal y cómo leer los paneles de seguimiento para detectar los problemas pronto.
Esta página da por hecho que tu establecimiento ya está vinculado y que hay al menos un canal conectado. Si no es así, empieza por Configuración del gestor de canales.
Veridien envía dos tipos de datos a cada canal conectado:
- Disponibilidad: cuántas habitaciones de cada tipo mapeado están abiertas a la venta en cada fecha.
- Tarifas y restricciones: el precio de cada tarifa mapeada en cada fecha, más restricciones como la estancia mínima a la llegada, la estancia máxima, el cerrado a la llegada y el cerrado a la salida.
La disponibilidad se recalcula a partir de tu inventario en vivo: el total de habitaciones de un tipo, menos las reservas que ocupan ese tipo, para cada fecha. Como todo se calcula con los mismos datos de reservas, una reserva de cualquier origen (directa, de recepción o de una OTA) reduce lo que pueden vender las OTA.
Las actualizaciones rutinarias no las envías a mano. Cuando cambia el inventario o el precio (una reserva nueva, una modificación, una cancelación o un cambio de precio en una tarifa), Veridien recalcula las fechas afectadas y envía la disponibilidad y las tarifas nuevas a todos los canales conectados. Esta sincronización casi en tiempo real es tu principal protección contra vender dos veces la misma habitación.
Cada envío queda registrado en el registro de Actividad de sincronización como Envío de disponibilidad o Envío de tarifas, con un estado de Correcto, Parcial o Error.
Una tarifa puede enviarse a un precio distinto del suyo base mediante los Ajustes de tarifa (se configuran en la página del gestor de canales; consulta Configuración del gestor de canales). Cada ajuste va ligado a un canal, un tipo de habitación y una tarifa, y sube o baja el precio base en un porcentaje o en un importe fijo.
Cuando las tarifas se sincronizan, el ajuste que corresponde a una tarifa mapeada se aplica al precio que se envía para ella. Si una tarifa tiene más de un ajuste aplicable entre tus canales conectados, se aplica el primero que coincide. Donde no hay ningún ajuste, se usa el precio base. Un uso habitual es sumar un porcentaje en una OTA con más comisión para que tu neto se mantenga estable.
Los ajustes no son una lista de precios aparte
Los ajustes de tarifa siempre derivan de tu tarifa base. Cambia la tarifa base y el precio enviado se actualiza a partir de ella; la diferencia del ajuste se mantiene igual. Así tus precios se mantienen coherentes y fáciles de razonar. Consulta Tarifas.
Casi siempre la sincronización automática mantiene todo alineado. Una sincronización completa envía la disponibilidad y las tarifas de todos los tipos de habitación y todas las tarifas mapeados para un rango de fechas (hasta aproximadamente un año vista) en una sola operación. Lánzala cuando:
- Acabas de conectar un canal o de terminar de mapear habitaciones y tarifas, para establecer el punto de partida.
- Has añadido o cambiado varios ajustes de tarifa y quieres aplicarlos a todo el calendario de una vez.
- La conexión ha estado caída o degradada y quieres asegurarte de que todas las fechas están al día.
Una sincronización completa se registra como un evento Sincronización completa con el número de entradas de disponibilidad y de tarifas enviadas. También se ejecuta de forma programada, así que tu calendario se concilia periódicamente aunque no hagas nada. Si la sincronización falla, el error queda registrado en el registro de actividad con su motivo.
Una sincronización completa necesita mapeos
Una sincronización completa solo funciona cuando tu establecimiento está vinculado y hay al menos un tipo de habitación mapeado. Si no hay nada mapeado, no hay nada que enviar y la sincronización informará de un error de requisitos previos.
Las restricciones viajan con el envío de tarifas de cada tarifa y cada fecha: estancia mínima a la llegada, estancia máxima, cerrado a la llegada y cerrado a la salida. Cerrado a la llegada impide reservar una tarifa como primera noche de una estancia aunque queden habitaciones físicamente, y así es como frenas un canal en una fecha sin poner tu inventario a cero. Estos valores salen de tus tarifas y de sus intervalos de temporada, así que gestiónalos ahí y no en la extranet de la OTA, y deja que la sincronización los lleve a todos los canales.
No edites el inventario en la extranet de la OTA
Cambiar la disponibilidad o las tarifas directamente en la extranet de un canal crea un desajuste entre ese canal y Veridien, que es una causa habitual de sobreventas. Haz siempre los cambios en Veridien y deja que el gestor de canales los envíe.
Airbnb funciona de forma algo distinta a Booking.com. Algunas reservas de Airbnb llegan como solicitudes que tienes que aceptar o rechazar, y los huéspedes pueden pedir modificaciones de una reserva existente. Aparecen en el panel de solicitudes de Airbnb de la página del gestor de canales.
En cada una puedes:
- Aceptar la solicitud de reserva o la modificación.
- Rechazar una solicitud de reserva. Se te pide elegir un motivo de rechazo antes de enviarlo de vuelta a Airbnb.
- Enviar una oferta especial con un precio total, cuando quieras proponer otras condiciones al huésped.
Las reservas de Airbnb aceptadas se importan en Veridien como cualquier otra reserva de OTA y reducen la disponibilidad en todos los canales.
Dos paneles en la parte superior de la página del gestor de canales te dicen si la distribución está sana.
Estado de la conexión muestra:
- Conectado / Desconectado: si el enlace con el agregador está activo.
- Última sincronización: cuánto hace del último envío o de la última importación.
- Errores y Correctos: los recuentos de las últimas 24 horas, con una tasa de éxito global y un estado de Saludable, Degradado o Problemas detectados. Cualquier error genera una alerta que te lleva al registro de actividad.
Actividad de sincronización es el registro detallado de eventos. Cada fila muestra la hora, el tipo de evento, una flecha de dirección (envíos salientes frente a importaciones entrantes), un estado, un detalle breve o mensaje de error y cuántos elementos se vieron afectados. Filtra por estado o por tipo de evento para acotar, por ejemplo, solo las filas de Error o solo las de Importación de reserva. Empieza por este registro siempre que un huésped avise de una reserva que no ha llegado, o cuando el estado de la conexión muestre errores.
Hay sobreventa cuando se venden más habitaciones de las que existen. La sincronización automática de Veridien reduce el riesgo al mínimo, pero unas cuantas costumbres lo mantienen bajo:
- Gestiona el inventario solo en Veridien, nunca en la extranet de la OTA.
- Mantén los mapeos correctos. Una habitación mapeada al tipo equivocado vende el inventario equivocado. Revisa los mapeos después de cualquier cambio en tus tipos de habitación o en tus tarifas.
- Vigila el estado de la conexión a diario, sobre todo en periodos de mucha demanda. Un canal desconectado no está recibiendo tus actualizaciones de disponibilidad.
- Usa las restricciones de tus tarifas (cerrado a la llegada, estancia mínima) cuando quieras retener habitaciones, en lugar de fiarlo a la memoria.
Si aun así se produce una sobreventa, trátala como cualquier otra: busca mejoras de categoría, salidas anticipadas o habitaciones que puedas devolver al servicio; contacta con el huésped afectado lo antes posible y consíguele una alternativa comparable si el traslado es inevitable; y anota la causa para poder evitar que se repita. Los cambios de reserva ligados a reservas de OTA conviene hacerlos en la OTA siempre que sea posible, para que el huésped y la OTA estén al tanto (consulta Modificar reservas).
- Configuración del gestor de canales: vincular tu establecimiento, conectar canales y mapear.
- Tarifas: el origen de los precios y las restricciones que se sincronizan con los canales.
- Crear reservas y Panel de recepción: donde aparecen las reservas de OTA importadas.
- Orígenes de reserva: cómo se etiqueta cada canal en una reserva.