Modificar reservas
Los planes cambian. Veridien te permite mover fechas, cambiar de habitación, ajustar la ocupación y las tarifas, añadir o quitar habitaciones y cancelar reservas, todo ello manteniendo la disponibilidad y la cuenta sincronizadas. La mayoría de los cambios se hacen en la página de detalle de la reserva o arrastrando en el calendario.
Una reserva pasa por estos estados:
- Provisional: recién creada, aún sin cerrar.
- Confirmada: la reserva está en firme.
- Check-in realizado: el huésped ha llegado (se fija durante el check-in).
- Check-out realizado: la estancia ha terminado.
- Cancelada: la reserva se canceló.
Cada habitación reservada (alojamiento) lleva su propio estado, y el estado global de la reserva se deriva de ellos: si alguna habitación tiene el check-in hecho, la reserva figura como Check-in realizado; si todas tienen el check-out hecho, figura como Check-out realizado, y así sucesivamente. Normalmente puedes avanzar un estado (de Provisional a Confirmada, a Check-in realizado, a Check-out realizado), pero no retrocederlo.
Localiza la reserva en la vista Lista (busca por nombre o correo del huésped, o filtra por estado y fecha) o en el Calendario, y haz clic en ella para abrir la página de detalle. La cabecera muestra el nombre del huésped, el código de la reserva, el control de estado y un menú Acciones.
El estado está en la cabecera de la página, no en el menú Acciones:
- Cuando una reserva es Provisional, aparece un botón Confirmar reserva junto al control de estado. Haz clic en él para pasar la reserva a Confirmada.
- El desplegable de estado que hay al lado te permite fijar el estado directamente, incluida la opción Cancelada, que abre el flujo de cancelación.
El menú Acciones contiene todo lo demás: Añadir habitación, Ver cuenta, Ver factura, Ver confirmación, Ver huésped, Ocultar reserva / Mostrar reserva y Eliminar reserva.
- Ocultar reserva excluye la reserva de las estadísticas sin borrarla (Mostrar reserva lo revierte).
- Eliminar reserva quita la reserva, con los límites que se describen en Eliminar una reserva.
El estado por habitación (check-in, check-out) se gestiona en la pestaña Alojamientos y a través del flujo de recepción. Consulta Check-in y Check-out.
El calendario es la vía más rápida para reprogramar una estancia o cambiar una habitación.
- Abre la vista Calendario en la pantalla de Reservas.
- Arrastra el bloque de una reserva a otras fechas, a otra habitación o a otro tipo de habitación.
- Se abre un diálogo Confirmar movimiento que resume el cambio: el cambio de habitación, el cambio de tipo de habitación o el cambio de fechas, el nuevo número de noches y un desglose de costes completo (cargos de habitación, impuestos y la diferencia con el total anterior).
- Si quieres, haz clic en Modificar la tarifa por noche para fijar una tarifa a medida para la estancia movida.
- Haz clic en Confirmar movimiento para aplicarlo.
Veridien comprueba los conflictos mientras arrastras: un movimiento que solape otra reserva activa en la misma habitación se rechaza. Sí se permiten el check-out y el check-in el mismo día en una misma habitación.
Las tarifas se recalculan al mover
Cuando cambias las fechas, el desglose de costes vuelve a calcular el precio de la estancia con los precios de la tarifa para las noches nuevas. Con los precios por día de la semana y de temporada, mover una reserva a un fin de semana o a temporada alta puede cambiar el total aunque el número de noches sea el mismo. Revisa el desglose antes de confirmar y usa la modificación de tarifa si necesitas mantener un precio concreto.
En la pestaña Alojamientos de la página de detalle, cada habitación reservada tiene su propia fila:
- Cambia el estado de la habitación en la propia fila.
- Edita la habitación para ajustar sus fechas, su habitación o tipo de habitación, su tarifa o su ocupación.
- Quita la habitación de la reserva. Las líneas de la cuenta relacionadas se eliminan también. Quitar la última habitación que queda cancela la reserva entera, dejando la reserva y su alojamiento en Cancelada.
Para poner otra habitación en la misma reserva, abre la pestaña Alojamientos y elige Añadir habitación. El diálogo de añadir habitación toma por defecto las fechas de la reserva. Así es como una reserva de una habitación pasa a tener varias después de creada. Para las reservas de varias habitaciones en general, consulta Reservas de varias habitaciones.
- Abre la reserva y pon el desplegable de estado en Cancelada (o haz clic en Cancelar en una fila de la lista).
- Si quieres, escribe un motivo de la cancelación.
- Confirma. La reserva y todos sus alojamientos pasan a Cancelada y las habitaciones vuelven a la disponibilidad. La cuenta y las facturas se anulan en lugar de borrarse, así que los registros financieros se conservan para auditoría a la vez que salen de tus estadísticas. Si el huésped tiene un correo en la ficha, se le envía automáticamente un correo de cancelación.
Las reservas pagadas se reembolsan automáticamente
Si el huésped ya ha pagado, la cancelación emite un reembolso según la política de cancelación de tu establecimiento (el porcentaje reembolsable y el plazo que hayas configurado). El reembolso se procesa antes de liberar las habitaciones, así que un reembolso fallido detiene la cancelación en lugar de seguir adelante en silencio.
La cancelación es restringida y definitiva
Solo puedes cancelar una reserva que siga en Provisional o Confirmada. Una reserva con el check-in o el check-out hecho no se puede cancelar. La cancelación no se puede deshacer, así que confirma el motivo y la reserva antes de ejecutarla.
Eliminar reserva (en el menú Acciones) borra de forma permanente la reserva, sus alojamientos y la cuenta. La eliminación está restringida a propósito:
- Una reserva con el check-in o el check-out hecho no se puede eliminar.
- Una reserva con cualquier pago registrado o una factura emitida (no borrador) no se puede eliminar. Veridien te indica que la canceles en su lugar para conservar los registros financieros.
Una reserva que solo tenga una factura automática en borrador y ningún pago se puede eliminar sin problemas. Para las cancelaciones reales de un huésped, cancela en lugar de eliminar, ya que la cancelación deja registro y libera el inventario limpiamente. Reserva la eliminación para reservas de prueba o claramente erróneas.
Cuando un huésped cambia fechas, habitaciones u ocupación, modifica la reserva existente en lugar de cancelarla y crear una nueva. Modificar conserva el historial de la reserva, su cuenta y cualquier depósito ya cobrado. Cancelar y volver a reservar pierde esa continuidad y anula la cuenta original.
Veridien envía correos automáticos para las reservas nuevas y las cancelaciones. No escribe al huésped por cada cambio de fecha o de habitación, así que cuando muevas una reserva, avísale tú. Puedes volver a enviar los datos de la reserva desde las herramientas de confirmación de la propia reserva.
No comprobar el total nuevo. Los precios por día de la semana y de temporada pueden cambiar el importe cuando mueves las fechas. Lee siempre el desglose de costes del diálogo Confirmar movimiento.
Eliminar en vez de cancelar. La eliminación se bloquea en cuanto hay pagos o una factura emitida, y no deja rastro. Cancela las cancelaciones del huésped para que la cuenta quede anulada a efectos de auditoría y el inventario se libere limpiamente.
Intentar cancelar la reserva de un huésped alojado. Una vez hecho el check-in, la reserva ya no se puede cancelar. Gestiona las salidas anticipadas con el check-out.