Pagos y liquidaciones
Los cargos se van acumulando en la cuenta a lo largo de la estancia, pero la cuenta no queda liquidada hasta que esos cargos se pagan. Esta guía cubre cómo registrar pagos en una cuenta, cómo tratar los pagos en otras monedas y cómo usar el Diario de pagos para conciliar al final de un turno o de una jornada.
De serie, una cuenta ofrece tres métodos integrados: Efectivo, Tarjeta y Transferencia bancaria.
Si defines tus propios métodos de pago en Ajustes del establecimiento > Impuestos (por ejemplo "Visa/Mastercard" o una cuenta bancaria concreta), esos sustituyen a la lista integrada y el diálogo de pago muestra tus métodos con nombre. Cada método definido por el propietario puede llevar un coste de procesamiento, la comisión que el banco o el procesador te descuenta a ti. Ese coste se congela en el pago cuando lo registras, así que refleja el gasto del establecimiento en ese momento y nunca un recargo añadido al huésped. Consulta Métodos de pago y costes de procesamiento más abajo.
Un pago es el registro del dinero recibido. Veridien anota el importe, el método, una referencia opcional y quién lo registró; no cobra la tarjeta por ti.
- Abre la cuenta desde Recepción > Cuentas (o desde la reserva del huésped).
- Haz clic en Registrar pago en la barra de herramientas de la cuenta.
- Escribe el Importe. Puedes registrar el saldo completo o un importe parcial.
- Elige el Método de pago. Es el conjunto integrado de Efectivo / Tarjeta / Transferencia bancaria, o tus propios métodos configurados si has definido alguno.
- Opcionalmente, añade una Referencia (por ejemplo, un identificador de transacción de tarjeta o un número de recibo) para poder rastrear el pago más adelante.
- Haz clic en Registrar pago.
El pago se añade a la tabla Pagos de la cuenta y el saldo se actualiza de inmediato. Si el huésped tiene un correo en su ficha, Veridien le envía automáticamente un recibo de pago.
Los pagos parciales no son un problema
Puedes registrar tantos pagos como necesites. Registrar un pago parcial deja la cuenta Abierta con un saldo pendiente menor. Registrar el saldo completo pasa la cuenta a Liquidada.
Si tu establecimiento acepta varias monedas (configuradas en Ajustes del establecimiento > Monedas), el diálogo de pago incluye un selector de Moneda.
- Selecciona la moneda en la que paga el huésped. La moneda base aparece marcada como (Base).
- Para una moneda extranjera aparece un campo Tipo de cambio, rellenado por adelantado con el tipo configurado para esa moneda. Ajústalo si hace falta.
- Veridien muestra el importe equivalente en tu moneda base para que lo confirmes antes de guardar.
La cuenta guarda tanto el importe original en moneda extranjera como el equivalente en moneda base, y el saldo se lleva siempre en moneda base.
Un depósito es un pago registrado antes de la estancia. Regístralo con Registrar pago de la forma habitual. Los cargos de habitación ya están en la cuenta, una línea por noche, desde el momento en que se crea la reserva, así que un depósito reduce el saldo pendiente al instante en lugar de quedarse como un saldo a favor esperando a que aparezcan los cargos. Si se paga de más, la cuenta muestra un saldo a favor hasta que se añade el resto de los cargos de la estancia.
Si un cargo se anotó por error, anúlalo en la cuenta en lugar de registrar un pago negativo (consulta Cuentas). Anular crea un abono que quita el cargo del saldo conservando el histórico.
Devolver dinero a un huésped
Anular un cargo ajusta el saldo de la cuenta, pero no mueve dinero de vuelta al huésped. Cuando un huésped ha pagado de más y hay que devolverle dinero, tramita el reembolso por tu terminal de tarjetas o por caja según el procedimiento de tu establecimiento, y asegúrate después de que la cuenta y el Diario de pagos reflejan la posición corregida.
Los métodos de pago definidos por el propietario viven en Ajustes del establecimiento > Impuestos, debajo de la pila de cargos. Cada método se asocia a un tipo de liquidación (efectivo, tarjeta o transferencia bancaria) y puede llevar un único coste de procesamiento: la comisión que un banco o un procesador de tarjetas descuenta de lo que cobras, como el porcentaje de MDR de una tarjeta.
Es un coste para el establecimiento, no un cargo al huésped. Nunca aparece como línea en la cuenta ni en la factura y nunca cambia el importe que paga el huésped. Cuando registras un pago con un método, Veridien congela en el pago el nombre de ese método y su tasa efectiva, así que las ediciones posteriores del método nunca reescriben pagos pasados. Esto mantiene tus costes de comercio conciliables con los extractos de tu procesador.
El Diario de pagos (Finanzas > Diario de pagos) es el registro, para todo el establecimiento, de cada pago anotado en cualquier cuenta. Úsalo para conciliar.
Cada entrada muestra la fecha, el importe (y la moneda), el método, la referencia, el huésped, el miembro del equipo que lo registró y la cuenta a la que pertenece. Puedes:
- Buscar por huésped, referencia u otros datos.
- Filtrar por método, rango de fechas, miembro del equipo y moneda.
- Ordenar por importe.
- Exportar los resultados filtrados a CSV para contabilidad.
Al final de un turno, filtra el Diario de pagos por tu rango de fechas (y por ti, con el filtro de personal) y compara los totales con tu caja y con la liquidación del terminal de tarjetas. Como cada pago lleva el miembro del equipo y una referencia, los descuadres son fáciles de rastrear hasta una transacción concreta.
La mayoría de los pagos se registran directamente en la cuenta con Registrar pago. Las cuentas de restaurante cobradas en el punto de venta y cargadas a una habitación también acaban en la cuenta del huésped.
Registrar un pago requiere el permiso billing.recordPayment. Ver las cuentas y el Diario de pagos requiere billing.view. Consulta Usuarios y roles.