Systemüberblick
Hotelabteilungen arbeiten nicht für sich allein. Eine online getätigte Reservierung berührt den Channel Manager, die Rezeption, das Housekeeping und die Finanzen, noch bevor der Gast anreist. Veridien ist als ein einziges integriertes System gebaut, damit alle im Team mit denselben Daten arbeiten. Diese Seite erklärt, wie die Module zusammenhängen und wo Sie jedes davon in der Seitenleiste finden.
Stellen Sie sich Veridien als Nabe mit Speichen vor. Die Unterkunft sitzt in der Mitte, und jedes Modul liest aus gemeinsamen Daten und schreibt in sie (Zimmer, Gäste, Reservierungen, Gastkonten). Eine Änderung an einer Stelle wirkt in die anderen hinein.
Wenn ein Gast bucht, macht der Channel Manager daraus eine Reservierung, und daneben öffnet sich ein Gastkonto. Die Rezeption sieht sie auf dem Dashboard. Das Housekeeping bereitet das Zimmer vor. Während des Aufenthalts landen Gebühren aus Restaurant und Services auf diesem Gastkonto. Beim Check-out wird das Gastkonto ausgeglichen, das Zimmer springt auf schmutzig, und Berichte erfassen den Umsatz. Eine Gästereise, viele Module, eine Quelle der Wahrheit.
Die Gruppe Rezeption ist die operative Echtzeitsicht, in der das Personal Check-ins, Check-outs und Zimmerzuweisungen erledigt. Sie enthält Reservierungen, Gastkonten und Rechnungen (das Konto und die Dokumente zu jedem Aufenthalt), Gäste (Gästeprofile und Historie), den Posteingang (Kanalnachrichten, mit einer Ungelesen-Markierung in der Seitenleiste) und Bewertungen. Das Dashboard der Unterkunft sitzt direkt darüber und zeigt die heutigen Anreisen, die Gäste im Haus und die Abreisen.
Siehe Dashboard der Rezeption, Check-in, Check-out und Gästeprofile.
In Reservierungen leben Buchungen vor, während und nach einem Aufenthalt. Sie legen Reservierungen an, weisen Ratenpläne zu, hängen Gästeprofile an und verwalten Gruppenkontingente. Jede Reservierung folgt einem Lebenszyklus von Vorläufig über Bestätigt und Eingecheckt bis Ausgecheckt, oder Storniert.
Der Unterschied in der Absicht ist nützlich: In Reservierungen planen Sie künftige Buchungen, auf dem Dashboard der Rezeption führen Sie aus, was gerade passiert. Siehe Reservierungen anlegen und Ratenpläne.
Grundbegriff: Unterkunft
Eine Unterkunft ist ein einzelnes Hotel, ein Resort oder ein anderes Beherbergungsobjekt. Jedes Modul, jedes Zimmer, jedes Gastkonto und jede Personalrolle existiert innerhalb der aktiven Unterkunft. Wenn Sie mehrere Standorte betreuen, wechseln Sie mit dem Unterkunftswechsler in der Seitenleiste zwischen ihnen. Siehe Grundbegriffe.
Die Gruppe Unterkunft deckt Ihr physisches Haus ab und wie Sie es verkaufen: Zimmer und Zimmertypen, Housekeeping, den Channel Manager, Services, die Sie als Zusatzleistungen verkaufen, E-Mails (Vorlagen für Gäste), Ihre Website und die Buchungsmaschine für Direktbuchungen.
Siehe Zimmerverwaltung, Aufgabenverwaltung und Buchungsquellen.
Jede Finanztransaktion läuft durch Finanzen. Das zentrale Objekt ist das Gastkonto, das laufende Konto zu einem Aufenthalt. Die Gruppe Finanzen enthält das Zahlungsjournal, Ausgaben, Ratenpläne, Pakete, Promotions und Berichte. Gastkonten und Rechnungen liegen in der Gruppe Rezeption, neben den Reservierungen, zu denen sie gehören, während Steuern, Gebühren und Währungen unter den Unterkunftseinstellungen konfiguriert werden.
Finanzen ist von der Rezeption getrennt, weil die Zuständigkeiten sich unterscheiden: Das Rezeptionspersonal bucht Gebühren, das Finanzmanagement stimmt sie ab und stellt sie in Rechnung. Siehe Gastkonten, Zahlungen und Ausgleich, Rechnungsstellung und Nachtabschluss.
Das Housekeeping verfolgt Sauberkeit und Wartungsstatus jedes Zimmers. Checkt ein Gast aus, springt das Zimmer auf Schmutzig; eine Reinigungskraft reinigt es und markiert es als Sauber, und erst dann kann die Rezeption es einem ankommenden Gast zuweisen. Zimmer lassen sich für Wartungsarbeiten auch auf Außer Betrieb setzen, was sie aus dem verkäuflichen Bestand nimmt.
Siehe Aufgabenverwaltung und Sauberkeitskontrolle der Zimmer.
Der Channel Manager verbindet Ihre Unterkunft mit OTAs und synchronisiert Verfügbarkeit und Raten. Aus einer eingehenden Kanalbuchung wird eine bestätigte Reservierung, und die Verfügbarkeit sinkt auf jedem verbundenen Kanal, um Überbuchungen zu verhindern. Schließen Sie einen Zimmertyp für einen Zeitraum, wird das nach außen an Ihre Kanäle weitergegeben.
Siehe Channel Manager einrichten und Verfügbarkeit verwalten.
Berichte liegen unter Finanzen und bündeln Daten aus jedem Modul. Übliche Kennzahlen sind Gesamtumsatz, Auslastung, ADR (durchschnittliche Zimmerrate) und RevPAR (Umsatz je verfügbarem Zimmer), dazu Aufschlüsselungen nach Buchungsquelle, Zahlungsart und Steuer. Berichte lesen Daten, statt sie zu ändern, doch die Erkenntnisse treiben Entscheidungen überall sonst: Raten anpassen, das Housekeeping planen und die Leistung der Kanäle prüfen.
Siehe Analyse-Dashboard und Berichte.
Grundbegriff: Berechtigungen
Eine Berechtigung steuert, was ein Benutzer sehen und tun kann. Berechtigungen sind zu Rollen gebündelt (etwa Inhaber, Manager, Rezeption, Housekeeping), die ein Administrator jedem Konto zuweist. Die Seitenleiste zeigt nur die Abschnitte, die Ihre Rolle erlaubt. Siehe Benutzer und Rollen.
Die Seitenleiste ist Ihr wichtigster Weg zwischen den Modulen. Der Unterkunftswechsler sitzt ganz oben, und die Einträge sind gruppiert:
- Dashboard: die heutige Momentaufnahme der aktiven Unterkunft.
- Rezeption: Reservierungen, Gastkonten, Rechnungen, Gäste, Posteingang, Bewertungen.
- Unterkunft: Zimmer, Housekeeping, Channel Manager, Services, E-Mails, Website, Buchungsmaschine.
- Restaurant: Kasse, KDS, Speisekarte, Bestand, Berichte, Abstimmung und Restaurant-Einstellungen (nur für Mitarbeitende im Food-and-Beverage-Bereich).
- Finanzen: Zahlungsjournal, Ausgaben, Ratenpläne, Pakete, Promotions, Berichte.
- Einstellungen (unten): Aktivitätsprotokoll und Unterkunftseinstellungen.
Ein Feld für die Suche und eine Glocke für Benachrichtigungen sitzen oben am Bildschirm, für schnelle Navigation und Hinweise. Ihr Kontomenü und Abmelden liegen unten in der Seitenleiste.
Ein Abschnitt fehlt?
Die Seitenleiste richtet sich nach Berechtigungen. Wenn ein Modul fehlt, umfasst Ihre Rolle es nicht. Wenden Sie sich an die Administration Ihrer Unterkunft, wenn Sie Zugriff brauchen. Siehe Benutzer und Rollen.
Ein vereinfachter Ablauf eines typischen Aufenthalts macht die Verbindungen deutlich:
- Ein Gast bucht auf einer OTA. Der Channel Manager legt eine Reservierung im Status Bestätigt an, und dazu öffnet sich ein Gastkonto.
- Die Verfügbarkeit sinkt automatisch auf allen Kanälen.
- Am Anreisetag zeigt das Dashboard der Rezeption die Reservierung.
- Das Housekeeping bereitet das Zimmer vor und markiert es als Sauber.
- Die Rezeption führt den Check-in durch, und das Zimmer springt auf Belegt.
- Gebühren aus Restaurant und Services werden während des Aufenthalts auf das Gastkonto gebucht.
- Am Ende jedes Tages führt das Personal die Tagesabschlussroutine aus, um zu bestätigen, dass Gebühren und Zahlungen des Tages aufgehen.
- Bei der Abreise führt die Rezeption den Check-out durch, gleicht das Gastkonto aus, und das Zimmer springt auf Schmutzig.
- Berichte halten Umsatz, Auslastung und Quelldaten fest.
Jeder Schritt beteiligt mindestens zwei Module, die dieselben Daten teilen. Deshalb ist Veridien ein integriertes System und keine Sammlung eigenständiger Werkzeuge.
Richten Sie Ihr Konto unter Erste Anmeldung ein und lesen Sie dann Grundbegriffe für das Vokabular, das jedes Modul voraussetzt.