Check-in
Der Check-in ist der Moment, in dem aus einer bestätigten Reservierung ein laufender Aufenthalt wird. In Veridien weist das Einchecken dem Gast ein konkretes Zimmer zu, markiert dieses Zimmer als belegt und eröffnet ein Gastkonto mit den Zimmergebühren für jede Nacht des Aufenthalts. Diese Seite behandelt, wie Sie einen Check-in starten, wie die Zimmerauswahl funktioniert, wie Upgrades behandelt werden und wie Sie eine Reservierung mit mehr als einem Zimmer einchecken.
Für einen Check-in brauchen Sie die Berechtigung Rezeption Check-in (frontDesk.checkIn). Wenn die Schaltfläche Einchecken nichts tut oder einen Fehler meldet, fragen Sie einen Administrator nach Ihrer Rolle. Siehe Benutzer und Rollen.
Eine Reservierung lässt sich nur einchecken, wenn sie den Status bestätigt (oder teilweise eingecheckt) hat. Vorläufige, stornierte oder bereits abgereiste Reservierungen können nicht eingecheckt werden. Reservierungen entstehen im Bereich Reservierungen, und die Anreisen des Tages erscheinen im Dashboard.
Es gibt drei Wege, einen Gast einzuchecken:
- Aus dem Dashboard. Suchen Sie den Gast im Widget Anreisen und Abreisen in der Spalte Anreisen und klicken Sie in seiner Zeile auf Einchecken. Die Schaltfläche erscheint nur, solange die Reservierung noch bestätigt ist.
- Aus der Reservierung. Öffnen Sie die Reservierung des Gastes und starten Sie den Check-in von dort.
- Aus dem Statusmenü der Reservierung. Setzen Sie auf der Detailseite der Reservierung den Buchungsstatus auf Eingecheckt. Dieser Weg wendet dieselbe Bereitschaftsprüfung an wie der Dialog und weist zusätzlich eine Reservierung ohne zugewiesenes Zimmer ab, weil er keine Zimmerauswahl hat: Das Zimmer muss bereits auf der Reservierung stehen. Schlägt eine Prüfung fehl, zeigt Veridien die Rückfrage Trotzdem einchecken?, und ein Bestätigen übergeht die Prüfung genauso wie Trotzdem einchecken im Dialog. Ein unzulässiger Statuswechsel (etwa ein abgereister Aufenthalt zurück auf eingecheckt) wird strikt abgelehnt und lässt sich nicht übergehen.
Die Kopfzeile des Dialogs lautet Check-in - [Gastname].
Was der Dialog zeigt, hängt davon ab, ob der Reservierung bereits ein Zimmer zugewiesen ist.
Hängt an der Reservierung schon ein bestimmtes Zimmer, zeigt der Dialog diese Zimmernummer unter Zugewiesenes Zimmer und Sie bestätigen einfach. Sie können vor dem Klick auf Einchecken noch eine Notiz ergänzen (siehe unten).
Veridien prüft die Bereitschaft des zugewiesenen Zimmers: Für den Check-in muss es Sauber und frei sein. Ist das angehängte Zimmer schmutzig, außer Betrieb oder noch belegt, zeigt der Dialog eine Warnung mit dem Status des Zimmers, und aus der Schaltfläche Einchecken wird Trotzdem einchecken. Ein Klick darauf übergeht die Prüfung und fährt fort. Nutzen Sie das Übergehen nur, wenn Sie sich vergewissert haben, dass das Zimmer wirklich bereit ist, etwa ein Zimmer, das gerade hergerichtet, im System aber noch nicht auf Sauber gesetzt wurde.
Hängt kein Zimmer an, zeigt der Dialog die Zimmerauswahl:
- Die Zimmertypen erscheinen oben als auswählbare Reiter. Wählen Sie den Reiter des Zimmertyps, in dem Sie den Gast unterbringen wollen. Der gebuchte Zimmertyp der Reservierung ist voreingestellt.
- Unter den Reitern erscheinen die Zimmer des gewählten Typs als Karten, jede mit Zimmernummer, Etage und einer Statusmarkierung.
- Auswählbar sind nur Zimmer, die Sauber und für die Aufenthaltsdaten noch nicht gebucht sind. Schmutzige, außer Betrieb gesetzte oder belegte Zimmer werden angezeigt, lassen sich aber nicht wählen. Ein Zimmer, das eine überlappende Reservierung hält, zeigt die Markierung Gebucht.
- Klicken Sie auf die Karte eines freien Zimmers, um es auszuwählen. Das gewählte Zimmer wird hervorgehoben.
Die Auswahl prüft den Datumsbereich der Reservierung, ein Zimmer, das heute Nacht frei, aber für einen überlappenden Aufenthalt reserviert ist, wird also nicht angeboten.
Weisen Sie immer ein Zimmer im Status Sauber zu. Die Auswahl lässt kein schmutziges Zimmer zu und verhindert damit den häufigsten Patzer beim ersten Eindruck: einen Gast in ein Zimmer zu schicken, das nicht hergerichtet wurde. Ist kein sauberes Zimmer des passenden Typs frei, bitten Sie das Housekeeping, eines vorzuziehen, statt die Auswahl zu umgehen.
Wenn Sie ein Zimmer wählen, bei dem der Zimmertyp von der Buchung abweicht, zeigt der Dialog die Meldung:
Zimmertyp weicht von der Buchung ab. Das wird als Upgrade verarbeitet.
Wenn Sie bestätigen, wird der Check-in als bewusstes Upgrade festgehalten. So verlegen Sie einen Gast beim Check-in in eine höhere (oder andere) Kategorie, etwa wenn der gebuchte Typ ausverkauft ist oder Sie ein kostenloses Upgrade geben. Die Reservierung behält ihre ursprüngliche Rate, solange Sie die Rate nicht auf der Reservierung selbst ändern; das Zuweisen des besseren Zimmers ändert nicht automatisch, was dem Gast berechnet wird.
Das Feld Notizen ist optional. Alles, was Sie hier eintragen (zum Beispiel „späte Anreise“ oder „zusätzliche Kissen gewünscht“), wird an die Sondernotizen der Reservierung angehängt und mit [Check-in] vorangestellt, damit das übrige Team den Zusammenhang später sieht.
Klicken Sie auf Einchecken, um abzuschließen. Veridien erledigt dann in einem Schritt:
- Setzt die Unterbringung auf eingecheckt und hängt das gewählte Zimmer an.
- Markiert das Zimmer als Belegt.
- Legt ein Gastkonto für die Reservierung an (falls noch keines besteht) und bucht für jede Nacht des Aufenthalts eine Zimmergebühr zur Nachtrate der Reservierung.
- Hält den Check-in im Audit-Log fest und benachrichtigt das Rezeptionsteam.
Stimmt etwas nicht, wird die Aktion mit einer klaren Meldung abgelehnt und nichts ändert sich. Die häufigsten Gründe sind:
- Zimmer ist bereits belegt. Eine andere Reservierung überschneidet sich in diesem Zimmer mit den Daten. Die Meldung nennt den betroffenen Gast und die Daten. Wählen Sie ein anderes Zimmer.
- Zimmertyp passt nicht. Sie haben einen anderen Zimmertyp gewählt, ohne dass das Upgrade erkannt wurde. Wählen Sie das Zimmer erneut, bis der Upgrade-Hinweis erscheint, und bestätigen Sie dann.
- Reservierung kann nicht eingecheckt werden. Ihr Status ist nicht bestätigt (sie wurde zum Beispiel storniert). Klären Sie zuerst den Status der Reservierung.
Eine einzelne Reservierung kann mehr als ein Zimmer halten (eine Unterbringung pro Zimmer). Jede Unterbringung wird einzeln eingecheckt:
- Checken Sie jedes Zimmer aus seiner eigenen Anreisezeile oder aus der Reservierung ein.
- Der Gesamtstatus der Reservierung wird erst dann eingecheckt, wenn jede Unterbringung darauf eingecheckt ist. Bis dahin ist sie teilweise eingecheckt, und die übrigen Zimmer erscheinen weiterhin als Anreisen.
So checken Sie einen Teil einer Gruppe ein, sobald die Gäste eintreffen, ohne auf die ganze Gruppe zu warten.
Weisen Sie bei Gruppenanreisen die Zimmer vorab auf jeder Reservierung zu, damit die Rezeption bei der Ankunft nur noch bestätigen muss. Siehe Gruppenbuchungen.
Der Gast ist jetzt im Haus. Von hier aus:
- Das Gastkonto ist verfügbar und sammelt während des Aufenthalts weiter Gebühren. Sie können es jederzeit vor dem Check-out durchsehen.
- Die Status der freigewordenen und der zugewiesenen Zimmer erscheinen im Dashboard und in der Zimmerverwaltung.
- Vorlieben und Historie stehen im Datensatz des Gastes. Siehe Gästeprofile.
Den Upgrade-Hinweis überlesen. Wenn Sie einen Gast in einen anderen Zimmertyp legen, vergewissern Sie sich, dass Sie das als Upgrade meinen und dass die Rate auf der Reservierung stimmt. Der Zimmerwechsel allein ändert die Gebühr nicht.
Ein gebuchtes Zimmer zuweisen wollen. Ein Zimmer mit der Markierung Gebucht wird von einer überlappenden Reservierung gehalten. Die Auswahl scheitert beim Bestätigen. Nehmen Sie stattdessen ein freies Zimmer desselben Typs.
Den Gastdatensatz überspringen. Vorlieben und frühere Notizen übersieht man leicht. Öffnen Sie das Gästeprofil, um Dinge wie den Wunsch nach einer hohen Etage zu sehen, bevor Sie das Zimmer zuweisen.