Gästeprofile
Ein Gästeprofil ist der Datensatz der Unterkunft zu einem Gast: Kontaktdaten, Ausweisdokument, Status, Vorlieben und eine Historie aller Aufenthalte, die mit ihm verknüpft sind. Ein gepflegtes Profil ist das, was der Rezeption erlaubt, einen wiederkehrenden Gast zu erkennen und seine Vorlieben zu berücksichtigen, ohne zweimal zu fragen. Diese Seite behandelt das Finden von Gästen, den Inhalt eines Profils, das Anlegen eines Profils und wie Profile mit Reservierungen zusammenhängen.
Gäste verwalten Sie auf der Seite Gäste, die zeigt, wie viele Gäste erfasst sind, und sie in einer durchsuchbaren, sortierbaren Tabelle auflistet.
Gäste anzusehen erfordert die Berechtigung Gäste ansehen (guests.view); sie anzulegen oder zu bearbeiten erfordert Gäste bearbeiten (guests.edit). Siehe Benutzer und Rollen.
Filtern Sie die Liste auf der Seite Gäste über das Suchfeld („Nach Name, E-Mail oder ID suchen…“). Die Suche greift auf Vorname, Nachname, vollständigen Namen, E-Mail, Telefon und Gast-ID, jede verlässliche Kennung findet also den Datensatz. Die Tabelle zeigt zu jedem Gast Name, E-Mail, Telefon, Nationalität, Status und die Gesamtzahl der Nächte; Sie können nach Nächten sortieren und durch die Ergebnisse blättern. Klicken Sie auf den Namen eines Gastes, um sein Profil zu öffnen.
Sie können die aktuelle (gefilterte) Liste über die Exportaktion in der Werkzeugleiste der Tabelle auch als CSV exportieren.
Ein Gästeprofil ist in Abschnitte gegliedert, die Sie bearbeiten können, dazu kommt eine schreibgeschützte Aufenthaltshistorie.
- Vorname und Nachname (Pflichtfelder).
- E-Mail und Telefon.
- Geburtsdatum.
- Nationalität (aus einer Länderliste gewählt).
- Adresse.
- Gaststatus: entweder Aktiv, VIP oder Gesperrt.
Der Status ist ein strukturiertes Feld, nutzen Sie also lieber ihn, statt „VIP“ in ein Notizfeld zu schreiben. VIP kennzeichnet einen Gast für bevorzugte Behandlung; Gesperrt markiert einen Gast, den die Unterkunft nicht beherbergen möchte.
- Dokumenttyp: Reisepass, Personalausweis, Führerschein oder Sonstiges.
- Dokumentnummer.
Erfassen Sie diese Angaben, wenn Ihre Unterkunft beim Check-in Ausweise aufnimmt.
Ein einzelnes Freitextfeld für dauerhafte Wünsche und Zusammenhänge, die künftigen Aufenthalten helfen, zum Beispiel „Bevorzugt hohe Etage, zusätzliche Kissen, später Check-out“. Halten Sie Notizen konkret und sachlich, damit die nächste Person, die sie liest, damit arbeiten kann. Dieser Text ist für das Personal und wird dem Gast nicht angezeigt.
Der Reiter Aufenthaltshistorie listet jede mit dem Gast verknüpfte Reservierung auf, das Neueste auf einen Blick: Zimmertyp, Status, Daten, Nächte, Nachtrate und Buchungsquelle, mit einer laufenden Summe der Übernachtungen. Hier ist sie schreibgeschützt; klicken Sie auf einen Aufenthalt, um die vollständige Reservierung zu öffnen. Die Historie entsteht automatisch aus den Reservierungen des Gastes, sie bleibt also ohne manuelle Pflege aktuell.
Profile entstehen meist beim Anlegen einer Reservierung: Wenn Sie einen neuen Gast auf einer Reservierung eintragen, wird sein Profil automatisch angelegt und verknüpft. Siehe Reservierungen anlegen.
Um eines direkt anzulegen, etwa für einen Firmenkontakt, der noch nicht gebucht hat, öffnen Sie die Seite Gäste und klicken auf Gast hinzufügen. Geben Sie mindestens Vor- und Nachname an. Je mehr Angaben Sie ergänzen (E-Mail, Telefon, Nationalität, Ausweis, Vorlieben), desto leichter ist der Datensatz später zu finden und zu nutzen. Ein neuer Gast bekommt standardmäßig den Status Aktiv.
Suchen Sie, bevor Sie einen Gast anlegen. Eine kurze Suche nach E-Mail oder Telefon verhindert einen zweiten Datensatz für jemanden, der schon im System steht, was seine Aufenthaltshistorie auf zwei Profile aufteilen würde.
Öffnen Sie einen Gast aus der Liste und bearbeiten Sie ein beliebiges Feld in den Abschnitten Persönliche Angaben, Ausweisdokument oder Vorlieben und Notizen. Die Schaltfläche Änderungen speichern wird erst aktiv, wenn Sie etwas geändert haben; klicken Sie darauf, um zu speichern. Halten Sie Profile aktuell: Wenn ein Gast eine neue Vorliebe, eine korrigierte Telefonnummer oder einen Ausweis nennt, aktualisieren Sie den Datensatz, solange Sie ihn vor sich haben.
Eine Reservierung ist mit einem Gästeprofil verknüpft, und genau dadurch wächst die Aufenthaltshistorie. Beim Check-in sind das Profil des Gastes und seine Vorlieben der Ort, an dem Sie Dinge wie eine gewünschte Etage oder einen VIP-Status prüfen, bevor Sie ein Zimmer zuweisen. Siehe Check-in.
Wenn die Reservierung eines ankommenden Gastes mit einem Datensatz verknüpft ist, der leer wirkt (ohne die Historie, die Sie erwarten würden), suchen Sie über E-Mail oder Telefon nach einem bestehenden Profil; die treffen zuverlässiger als ein Name, den ein Buchungskanal anders erfasst haben kann.
Ein Profil anlegen, ohne vorher zu suchen. Das ist die Hauptursache doppelter Datensätze, die die Historie eines Gastes aufteilen. Suchen Sie nach E-Mail oder Telefon, bevor Sie auf Gast hinzufügen klicken.
Den Status in das Notizfeld schreiben. Nutzen Sie für VIP oder Gesperrt das Feld Gaststatus, damit er einheitlich und in der Liste sichtbar ist, und behalten Sie Vorlieben und Notizen für Zusammenhänge, die die strukturierten Felder nicht fassen.
Vage Notizen. „Schwieriger Gast“ sagt der nächsten Person nichts. Beschreiben Sie stattdessen die konkrete Situation und wie sie gelöst wurde.
Profile veralten lassen. Ein Profil ist nur so gut wie seine letzte Aktualisierung. Erfassen Sie neue Vorlieben und Korrekturen während oder direkt nach dem Aufenthalt.