Grundbegriffe
Jedes Modul in Veridien teilt dasselbe Vokabular. Wenn ein Kollege sagt „buch das aufs Gastkonto“ oder „das Zimmer ist schmutzig“, haben diese Worte im System eine genaue Bedeutung. Wer diese Begriffe lernt, bevor er zu arbeiten beginnt, vermeidet die kleinen Fehler, die eine Schicht ausbremsen: eine Gebühr auf dem falschen Gastkonto, ein schmutziges Zimmer, das einem Gast angeboten wird, die falsche Rate auf einer Buchung.
Betrachten Sie diese Seite als Nachschlagewerk, zu dem Sie zurückkehren, wenn ein Begriff unklar ist.
Eine Unterkunft ist die oberste Einheit in Veridien. Sie steht für ein einzelnes Hotel, Resort, eine Villa, eine Pension, ein Hostel oder ein B&B. Alles andere (Zimmer, Reservierungen, Gastkonten, Personal, Ratenpläne, Einstellungen, Outlets) lebt im Kontext einer Unterkunft.
Jede Unterkunft hat einen Namen, einen URL-Slug, der in der Adressleiste erscheint, eine dauerhafte Basiswährung und eine Zeitzone. Wenn Ihre Organisation mehrere Standorte betreibt, ist jeder davon eine eigene Unterkunft, und Sie wechseln mit dem Unterkunftswechsler oben in der Seitenleiste zwischen ihnen. Einstellungen, die Sie in einer Unterkunft vornehmen, gelten nicht für eine andere.
Sie arbeiten immer in genau einer Unterkunft. Jede Aktion gilt nur für diese aktive Unterkunft.
Ein Zimmer ist eine physische, verkäufliche Einheit: Zimmer 101, die Garden Villa, Suite 405. Ein Zimmertyp fasst Zimmer zusammen, die Merkmale wie maximale Belegung, Ausstattung und eine Basisrate teilen.
Gäste buchen Zimmertypen, wohnen aber in Zimmern. Ein Gast reserviert ein „Deluxe King“ (Zimmertyp), und beim Check-in weist ihm die Rezeption ein konkretes Zimmer dieses Typs zu. Zimmertypen legen Sie beim Onboarding an und verwalten sie später unter Zimmer. Siehe Zimmerverwaltung.
Jedes Zimmer trägt einen Status, der bestimmt, was Rezeption und Housekeeping damit tun können:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Sauber | Gereinigt und bereit zur Zuweisung an den nächsten Gast. |
| Schmutzig | Muss gereinigt werden. Wird beim Check-out automatisch gesetzt, oder manuell. |
| Außer Betrieb | Wegen Wartung nicht verfügbar. Aus dem verkäuflichen Bestand entfernt. |
| Belegt | Ein Gast wohnt derzeit im Zimmer. |
Der übliche Zyklus lautet Belegt zu Schmutzig (der Gast checkt aus) zu Sauber (das Housekeeping ist fertig) und zurück zu Belegt (die Rezeption weist den nächsten Gast zu). Zimmer, die auf Außer Betrieb stehen, liegen außerhalb dieses Zyklus, bis sie wieder in Betrieb genommen werden. Die meisten dieser Übergänge steuert das Housekeeping, siehe Aufgabenverwaltung und Sauberkeitskontrolle der Zimmer.
Eine Reservierung ist eine Buchung für einen Gast: ein Zimmertyp, ein Zeitraum und eine Rate. Sie ist das Objekt, das den Gast an die Unterkunft bindet und die Abteilungen koordiniert, die seinen Aufenthalt berühren.
Jede Reservierung durchläuft eine feste Reihe von Status:
- Vorläufig: angelegt, aber noch nicht verbindlich. Hier starten neue Buchungen, ob direkt erfasst, aus Ihrer Buchungsmaschine übernommen oder über den Channel Manager von einer OTA empfangen.
- Bestätigt: verbindlich und Bestand haltend. Der Gast ist noch nicht angereist.
- Eingecheckt: der Gast ist angekommen und hat ein Zimmer bekommen. Ein Gastkonto ist offen und Gebühren laufen auf. Das Zimmer wird Belegt.
- Ausgecheckt: der Gast ist abgereist und das Gastkonto ist ausgeglichen. Das Zimmer geht als Schmutzig an das Housekeeping.
- Storniert: vor der Anreise storniert. Der Bestand wird freigegeben, und je nach Ihren Stornobedingungen kann eine Gebühr anfallen.
Jeder Übergang löst anderswo Arbeit aus: Der Check-in erstellt ein Gastkonto, der Check-out übergibt das Zimmer an das Housekeeping, und eine Stornierung gibt Bestand an Ihre Kanäle zurück. Siehe Reservierungen anlegen, Check-in und Check-out.
Ein Gastkonto ist das laufende Finanzkonto zu einem Aufenthalt. Stellen Sie es sich als detaillierte Rechnung vor, die Gebühren und Zahlungen sammelt, solange der Gast im Haus ist.
Wenn ein Gast eincheckt, öffnet sich ein Gastkonto. Zimmergebühren (eine Zeile pro Nacht, gebucht beim Anlegen der Reservierung), Gebühren aus Restaurant und Services sowie sonstige Entgelte erscheinen als Sollpositionen. Zahlungen per Karte, bar oder mit anderen Methoden erscheinen als Habenpositionen. Beim Check-out sollte der Saldo des Gastkontos null erreichen.
Gastkonto vs. Rechnung
Ein Gastkonto ist das laufende Arbeitskonto während des Aufenthalts. Eine Rechnung ist das formale Dokument, das daraus entsteht, meist beim Check-out oder danach, für die Unterlagen des Gastes oder ein Firmenkonto. Während des Aufenthalts arbeiten Sie mit Gastkonten und erzeugen daraus Rechnungen. Siehe Gastkonten und Rechnungsstellung.
Ein Ratenplan legt Preis und Bedingungen für einen Zimmertyp fest. Er ist mehr als eine Zahl: Ein Ratenplan kann Regeln tragen, etwa Stornobedingungen und auf welchen Kanälen er verkauft wird. Basisraten pro Zimmertyp setzen Sie unter Ratenpläne. Bündel, die auf einem Plan aufbauen, liegen unter Pakete, und zeitlich begrenzte Rabatte auf einem Plan oder Paket unter Promotions, beide in derselben Gruppe Finanzen.
Ratenpläne hängen am Channel Manager (welche Raten auf welchem Kanal veröffentlicht werden), an den Reservierungen (welche Rate eine Buchung nutzt) und an der Abrechnung (was dem Gastkonto belastet wird). Siehe Ratenpläne.
Ein Service ist ein Zusatzangebot, das Sie ergänzend zum Aufenthalt verkaufen, etwa Frühstück, einen Flughafentransfer oder eine Spa-Behandlung. Services werden unter Services konfiguriert und lassen sich einer Reservierung hinzufügen oder auf ein Gastkonto buchen.
Ein Outlet ist eine Verkaufsstelle jenseits des Zimmerumsatzes, etwa ein Restaurant oder eine Bar. Gebühren aus einem Outlet können auf das Gastkonto eines Gastes im Haus gebucht oder direkt vor Ort beglichen werden.
Eine Buchungsquelle hält fest, woher eine Reservierung kam: Laufkundschaft, ein Telefonanruf, Ihre eigene Buchungsmaschine oder eine OTA wie Booking.com oder Expedia. Die Quelle treibt die Auswertungen (welche Kanäle Umsatz bringen) und bildet Provisionskosten ab. Siehe Buchungsquellen.
Der Channel Manager verbindet Ihre Unterkunft mit Online-Reisebüros und synchronisiert Verfügbarkeit (wie viele Zimmer Sie zu verkaufen haben) und Raten (zu welchem Preis). Trifft eine Kanalbuchung ein, wird daraus eine bestätigte Reservierung, und die Verfügbarkeit sinkt auf jedem verbundenen Kanal, um Überbuchungen zu verhindern. Siehe Channel Manager einrichten und Verfügbarkeit verwalten.
Berechtigungen sind fein abgestufte Zugriffsrechte (zum Beispiel Reservierungen sehen, eine Gebühr buchen, eine Gebühr stornieren). Rollen bündeln Berechtigungen unter einem Namen wie Inhaber, Manager, Rezeption oder Housekeeping.
Wenn ein Administrator einem Benutzer eine Rolle zuweist, erhält dieser Benutzer die Berechtigungen der Rolle, und die Seitenleiste zeigt nur die Abschnitte, die diese Berechtigungen erlauben. Das hält die Oberfläche schlank und hält sensible Aktionen von Mitarbeitenden fern, die sie nicht ausführen sollen. Rollen werden je Unterkunft unter Unterkunftseinstellungen > Team verwaltet. Siehe Benutzer und Rollen.
Eine vollständige Gästereise zeigt, wie die Teile ineinandergreifen:
- Ein Gast bucht ein Deluxe King für drei Nächte auf einer OTA. Der Channel Manager legt eine Reservierung im Status Bestätigt an, und die Buchungsquelle wird festgehalten.
- Die Verfügbarkeit sinkt auf allen verbundenen Kanälen.
- Bei der Ankunft weist die Rezeption ein Zimmer zu und checkt den Gast ein. Die Reservierung wird Eingecheckt, das Zimmer wird Belegt, und ein Gastkonto öffnet sich.
- Der Gast isst im Restaurant (einem Outlet), und die Gebühr wird auf sein Gastkonto gebucht.
- Zum Geschäftsschluss gleicht das Personal die Zahlungen des Tages gegen die offenen Gastkonten ab. Zimmergebühren wurden beim Anlegen der Reservierung bereits pro Nacht gebucht, über Nacht muss also nichts gebucht werden (siehe Nachtabschluss).
- Bei der Abreise gleicht die Rezeption das Gastkonto aus, checkt den Gast aus, und das Zimmer springt auf Schmutzig.
- Das Housekeeping reinigt das Zimmer zurück auf Sauber für die nächste Anreise.
- Berichte erfassen Umsatz, Auslastung und Quelldaten des Aufenthalts.
Jeder Begriff dieser Seite hat dabei eine Rolle gespielt. Wegen dieser Verzahnung zählt das Vokabular, bevor Sie in einem einzelnen Modul arbeiten.
- Systemüberblick: wie die Module zusammenhängen.
- Erste Anmeldung: anmelden und das Konto einrichten.
- Dashboard der Rezeption: Ihre tägliche operative Sicht.
- Gastkonten und Nachtabschluss: das finanzielle Rückgrat.