Nachtabschluss
Ein Nachtabschluss ist die Routine zum Tagesende, die bestätigt, dass die Gebühren und Zahlungen des Tages vollständig sind und aufgehen, bevor der Geschäftstag umschlägt.
Der automatische Nachtabschluss ist in Arbeit
Eine eigene, automatische Funktion für den Nachtabschluss gibt es in Veridien noch nicht. Sie kommt in einer künftigen Version. Nutzen Sie bis dahin die manuelle Routine unten, die nur auf Werkzeuge setzt, die es heute schon gibt.
Führen Sie diese Prüfungen zum Geschäftsschluss jedes Tages durch.
Öffnen Sie Finanzen > Zahlungsjournal und filtern Sie auf den heutigen Zeitraum. Vergleichen Sie die erfassten Summen mit Ihrer Kasse und dem Abschluss Ihres Kartenterminals. Wenn Sie Ihre eigene Schicht abschließen, filtern Sie zusätzlich auf Ihren Namen. Jede Zahlung trägt Methode, Referenz und das erfassende Teammitglied, jede Abweichung lässt sich also auf eine bestimmte Transaktion zurückführen. Siehe Zahlungen und Ausgleich.
Öffnen Sie Rezeption > Gastkonten, klicken Sie auf Filter und setzen Sie den Status auf Offen. Prüfen Sie, ob das Gastkonto jedes anwesenden Gastes die Gebühren zeigt, die heute gebucht sein sollten (Zimmer, Steuern und etwaige Services). Ergänzen Sie fehlende Services oder eigene Gebühren, bevor Sie abschließen. Siehe Gastkonten.
Prüfen Sie, ob jeder Gast, der heute abgereist ist, ein Gastkonto im Status Ausgeglichen hat und, wo nötig, eine abgeschlossene Rechnung. Siehe Check-out und Rechnungsstellung.
Speichern Sie über Exportieren aus der Liste der Gastkonten und aus dem Zahlungsjournal eine CSV-Momentaufnahme des Tages für die Übergabe an die Buchhaltung.
- Gastkonten, die ausgeglichen sein sollten, aber noch einen offenen Saldo zeigen.
- Zahlungen im Journal, die Sie keiner Kassen- oder Terminalsumme zuordnen können.
- Abgereiste Gäste ohne Schlussrechnung, wo Ihre Unterkunft eine verlangt.
Wenn Sie das jede Nacht klären, bleiben Ihre Aufzeichnungen sauber und Sie vermeiden Abstimmungsprobleme, die im Nachhinein weit schwerer zu beheben sind.