Gastkonten
Ein Gastkonto ist die laufende Finanzaufzeichnung zum Aufenthalt eines Gastes. Jede Gebühr (Zimmer, Steuern, Services, eigene Positionen) und jede Zahlung wird darauf erfasst, sodass Sie ein einziges Kontoblatt für die Reservierung haben. Die Reservierung sagt Ihnen, wer wann bleibt; das Gastkonto sagt Ihnen, wie viel offen ist und was bezahlt wurde.
Ein Gastkonto entsteht automatisch, sobald eine Reservierung angelegt wird, Sie legen also nie eines von Hand an. Weil es ab der Buchung existiert, können Sie lange vor der Anreise eine Anzahlung darauf erfassen. Gastkonten finden Sie in der Seitenleiste unter Rezeption > Gastkonten.
Jedes Gastkonto ist entweder:
- Offen - Gebühren und Zahlungen gleichen sich nicht auf null aus. Es bleibt ein offener Saldo (der Gast schuldet Geld) oder ein Guthaben (die Unterkunft schuldet dem Gast Geld).
- Ausgeglichen - die Summe der Gebühren minus die Summe der Zahlungen ergibt genau null.
Der Saldo wird rot angezeigt, solange noch etwas offen ist, und grün, wenn das Gastkonto ausgeglichen ist.
Sie können ein Gastkonto auf zwei Wegen öffnen:
- Rezeption > Gastkonten listet alle Gastkonten der Unterkunft. Über die Schaltfläche Filter setzen Sie den Status auf Offen oder Ausgeglichen und filtern nach Check-in-Datum, über die Spaltenköpfe sortieren Sie nach Gebühren oder Saldo. Klicken Sie auf eine Zeile, um das Gastkonto zu öffnen.
- Aus der Reservierung eines Gastes ist das Gastkonto dieses Aufenthalts direkt verlinkt.
Die Liste der Gastkonten hat außerdem eine Schaltfläche Exportieren, die die aktuelle Ansicht (mit den gesetzten Status- und Datumsfiltern) als CSV für Ihre Buchhaltungsunterlagen herunterlädt.
Die Detailseite des Gastkontos zeigt den Namen des Gastes, die Zimmernummer, die Aufenthaltsdaten, den Status der Reservierung und den aktuellen Saldo. Gebühren und Zahlungen stehen nebeneinander.
Links listet das Journal Gebühren jede Position, gruppiert nach dem Tag, an dem sie gebucht wurde, ältester Tag zuerst. Jeder Tag ist ein eigenes Feld mit den Gebühren dieses Tages: Zimmer, Steuern, Services und eigene Gebühren stehen gemeinsam in Datumsreihenfolge, statt nach Kategorie getrennt zu sein. Die Summe aller Gebühren steht in der Kopfzeile Gebühren. Eine stornierte Gebühr bleibt durchgestrichen an ihrem Platz, mit der ausgleichenden Gutschrift daneben.
Rechts listet das Feld Zahlungen jede erfasste Zahlung mit Datum, Methode und Referenz und zeigt unten den laufenden Saldo. Die Summen stehen in diesen beiden Kopfzeilen und der Saldo im Zahlungsfeld, sodass keine Zahl in einem separaten Übersichtskasten wiederholt wird.
Inklusive Steuern und Umsatzaufteilung
Wenn ein Aufenthalt mit steuerinklusiven Preisen arbeitet, weist das Gastkonto aus, wie viel enthaltene Steuer bereits in den Zimmergebühren steckt. Enthält ein Gastkonto durchgereichte Positionen Dritter, teilt die Übersicht die Summe zusätzlich in Hotelumsatz und Durchlaufposten Dritter auf, damit Sie sehen, was die Unterkunft tatsächlich verdient und was sie für einen Dritten einzieht.
Über Service hinzufügen buchen Sie einen vordefinierten Service (Transport, Speisen und Getränke, Spa und Wellness, Aktivitäten, Wäscherei, Kommunikation und so weiter), der in Ihrem Servicekatalog angelegt wurde.
- Klicken Sie in der Werkzeugleiste des Gastkontos auf Service hinzufügen.
- Durchsuchen Sie den Katalog und wählen Sie den Service aus. Jeder Eintrag zeigt seinen Preis und ob es eine Gebühr Einmalig oder Pro Nacht ist.
- Ein einmaliger Service wird sofort gebucht.
- Bei einem Service pro Nacht geben Sie die Anzahl der Nächte an. Veridien trägt die verbleibenden Nächte des Aufenthalts vor und zeigt vor dem Bestätigen die Gesamtsumme (Einzelpreis x Nächte). Klicken Sie auf Service hinzufügen, um ihn zu buchen.
Die Gebühr erscheint sofort im Journal Gebühren unter dem heutigen Datum.
Nutzen Sie Eigene Gebühr hinzufügen für alles, was nicht im Katalog steht, etwa eine gemeldete Minibar-Position, eine Schadensgebühr oder einen einmaligen Zuschlag.
- Klicken Sie auf Eigene Gebühr hinzufügen.
- Geben Sie eine Beschreibung und einen Betrag ein.
- Setzen Sie den Umsatztyp: Hotelumsatz für Erlöse, die die Unterkunft behält, oder Durchlaufposten Dritter für Beträge, die für jemand anderen eingezogen werden.
- Wenn Sie Fremdwährungen annehmen, können Sie eine Währung wählen; der Gegenwert in der Basiswährung wird aus dem Wechselkurs berechnet und Ihnen angezeigt.
- Klicken Sie auf Gebühr hinzufügen.
Gebühren werden nie gelöscht. Um eine Gebühr aufzuheben, stornieren Sie sie:
- Suchen Sie die Zeile der Gebühr und klicken Sie auf Stornieren.
- Bestätigen Sie im Dialog.
Beim Stornieren entsteht eine passende negative Gutschrift. Die ursprüngliche Gebühr bleibt durchgestrichen sichtbar, und die Gutschrift steht in den Gebühren des Tages daneben, sodass die vollständige Historie erhalten bleibt. Wenn Sie versehentlich storniert haben, suchen Sie die Gutschrift und klicken dort auf Rückgängig, um die ursprüngliche Gebühr wieder zu aktivieren. Jede Stornierung und jedes Rückgängigmachen wird ins Aktivitätsprotokoll geschrieben.
Stornieren erstattet kein Geld
Stornieren nimmt eine Gebühr nur aus dem Saldo. Geld fließt dadurch nicht an den Gast zurück. Wenn ein Gast bereits bezahlt hat und eine Rückzahlung bekommt, behandeln Sie die Erstattung als Zahlungsvorgang (siehe Zahlungen und Ausgleich).
Klicken Sie auf Zahlung erfassen, um erhaltenes Geld auf dem Gastkonto zu buchen. Die vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung, den Umgang mit Fremdwährungen und Hinweise zum Abstimmen finden Sie unter Zahlungen und Ausgleich.
Jede Reservierung bekommt automatisch eine Rechnung, es gibt also nichts von Hand zu erzeugen. Sobald für den Aufenthalt eine Rechnung existiert, erscheint in der Werkzeugleiste des Gastkontos die Schaltfläche Rechnung ansehen und öffnet sie. Solange die Rechnung ein Entwurf ist, bleibt sie live und folgt dem Gastkonto, jede Gebühr und jede Zahlung, die Sie hinzufügen, ist also enthalten, ohne dass etwas neu erzeugt werden muss. Den vollständigen Ablauf finden Sie unter Rechnungsstellung.
Die meisten Positionen landen automatisch auf dem Gastkonto:
- Zimmergebühren und Steuern werden aus dem Ratenplan der Reservierung gebucht. Siehe Ratenpläne.
- Restaurantrechnungen, die auf ein Zimmer gebucht werden, erscheinen als Gebühren.
Von Hand buchen Sie nur, was das System nicht selbst erfassen kann, über Service hinzufügen oder Eigene Gebühr hinzufügen wie oben beschrieben.
Aktionen auf dem Gastkonto sind an Berechtigungen gebunden. Ein Teammitglied braucht billing.view, um Gastkonten zu öffnen, billing.addCharge, um Gebühren hinzuzufügen oder zu stornieren, billing.recordPayment, um Zahlungen zu erfassen, und billing.createInvoice, um die Rechnung zu versenden, zu markieren oder zu stornieren. Fehlt eine Schaltfläche, enthält Ihre Rolle diese Berechtigung nicht. Siehe Benutzer und Rollen.