Zahlungen und Ausgleich
Während eines Aufenthalts sammeln sich Gebühren auf einem Gastkonto, ausgeglichen ist es aber erst, wenn diese Gebühren bezahlt sind. Diese Anleitung behandelt das Erfassen von Zahlungen auf einem Gastkonto, Zahlungen in anderen Währungen und das Zahlungsjournal, mit dem Sie am Ende einer Schicht oder eines Tages abstimmen.
Ab Werk bietet ein Gastkonto drei eingebaute Methoden: Bar, Karte und Überweisung.
Wenn Sie unter Unterkunftseinstellungen > Steuern eigene Zahlungsmethoden definieren (etwa „Visa/Mastercard“ oder ein bestimmtes Bankkonto), ersetzen diese die eingebaute Liste, und der Zahlungsdialog zeigt stattdessen Ihre benannten Methoden. Jede selbst definierte Methode kann Bearbeitungskosten tragen, also die Händlergebühr, die Ihnen die Bank oder der Zahlungsdienstleister abzieht. Diese Kosten werden bei der Erfassung auf der Zahlung eingefroren, sie bilden also die Ausgabe der Unterkunft zu diesem Zeitpunkt ab und nie einen Zuschlag für den Gast. Siehe Zahlungsmethoden und Bearbeitungskosten weiter unten.
Eine Zahlung ist die Aufzeichnung von erhaltenem Geld. Veridien protokolliert Betrag, Methode, optionale Referenz und wer sie erfasst hat, wickelt die Kartenzahlung selbst aber nicht ab.
- Öffnen Sie das Gastkonto über Rezeption > Gastkonten (oder aus der Reservierung des Gastes).
- Klicken Sie in der Werkzeugleiste des Gastkontos auf Zahlung erfassen.
- Geben Sie den Betrag ein. Sie können den gesamten Saldo oder einen Teilbetrag erfassen.
- Wählen Sie die Zahlungsmethode. Das ist entweder der eingebaute Satz Bar / Karte / Überweisung oder Ihre eigenen Methoden, sofern Sie welche eingerichtet haben.
- Ergänzen Sie optional eine Referenz (etwa eine Kartentransaktions-ID oder eine Belegnummer), damit die Zahlung später nachvollziehbar ist.
- Klicken Sie auf Zahlung erfassen.
Die Zahlung wird der Tabelle Zahlungen auf dem Gastkonto hinzugefügt und der Saldo aktualisiert sich sofort. Ist eine E-Mail-Adresse des Gastes hinterlegt, schickt Veridien automatisch eine Zahlungsbestätigung.
Teilzahlungen sind in Ordnung
Sie können so viele Zahlungen erfassen, wie Sie brauchen. Eine Teilzahlung lässt das Gastkonto Offen mit einem kleineren offenen Saldo. Wird der gesamte Saldo erfasst, wechselt das Gastkonto auf Ausgeglichen.
Wenn Ihre Unterkunft mehrere Währungen annimmt (konfiguriert unter Unterkunftseinstellungen > Währungen), enthält der Zahlungsdialog eine Auswahl Währung.
- Wählen Sie die Währung, in der der Gast zahlt. Die Basiswährung ist mit (Basis) gekennzeichnet.
- Bei einer Fremdwährung erscheint ein Feld Wechselkurs, vorbelegt mit dem für diese Währung konfigurierten Kurs. Passen Sie ihn bei Bedarf an.
- Veridien zeigt den Gegenwert in Ihrer Basiswährung, damit Sie vor dem Speichern prüfen können.
Das Gastkonto speichert sowohl den ursprünglichen Fremdwährungsbetrag als auch den Gegenwert in der Basiswährung, und der Saldo wird immer in der Basiswährung geführt.
Eine Anzahlung ist eine Zahlung, die vor dem Aufenthalt erfasst wird. Erfassen Sie sie wie gewohnt über Zahlung erfassen. Die Zimmergebühren stehen ab dem Anlegen der Reservierung bereits auf dem Gastkonto, eine Zeile pro Nacht, eine Anzahlung senkt den offenen Saldo also sofort, statt als Guthaben auf Gebühren zu warten. Wird zu viel gezahlt, zeigt das Gastkonto ein Guthaben, bis die übrigen Gebühren des Aufenthalts dazukommen.
Wurde eine Gebühr irrtümlich gebucht, stornieren Sie sie auf dem Gastkonto, statt eine negative Zahlung zu erfassen (siehe Gastkonten). Beim Stornieren entsteht eine Gutschrift, die die Gebühr aus dem Saldo nimmt und dabei die Historie erhält.
Geld an einen Gast zurückgeben
Das Stornieren einer Gebühr passt den Saldo des Gastkontos an, bewegt aber kein Geld zurück zum Gast. Hat ein Gast zu viel gezahlt und bekommt eine Erstattung, wickeln Sie sie nach dem Verfahren Ihrer Unterkunft über das Kartenterminal oder die Kasse ab und sorgen Sie dann dafür, dass Gastkonto und Zahlungsjournal den korrigierten Stand abbilden.
Selbst definierte Zahlungsmethoden liegen unter Unterkunftseinstellungen > Steuern, unterhalb des Gebührenstapels. Jede Methode ist einem Ausgleichstyp zugeordnet (bar, Karte oder Überweisung) und kann genau eine Position Bearbeitungskosten tragen: die Händlergebühr, die eine Bank oder ein Zahlungsdienstleister von Ihren Einnahmen abzieht, etwa ein MDR-Prozentsatz bei Karten.
Das sind Kosten der Unterkunft, keine Gebühr für den Gast. Sie erscheinen nie als Zeile auf dem Gastkonto oder auf der Rechnung und ändern nie den Betrag, den der Gast zahlt. Wenn Sie eine Zahlung auf eine Methode erfassen, friert Veridien den Namen der Methode und ihren wirksamen Satz auf der Zahlung ein, spätere Änderungen an der Methode schreiben vergangene Zahlungen also nie um. So bleiben Ihre Händlerkosten mit den Abrechnungen Ihres Dienstleisters abstimmbar.
Das Zahlungsjournal (Finanzen > Zahlungsjournal) ist das unterkunftsweite Protokoll jeder Zahlung, die über alle Gastkonten hinweg erfasst wurde. Nutzen Sie es zum Abstimmen.
Jeder Eintrag zeigt Datum, Betrag (und Währung), Methode, Referenz, Gast, das erfassende Teammitglied und das zugehörige Gastkonto. Sie können:
- Nach Gast, Referenz oder anderen Angaben suchen.
- Nach Methode, Zeitraum, Teammitglied und Währung filtern.
- Nach Betrag sortieren.
- Die gefilterten Ergebnisse für die Buchhaltung als CSV exportieren.
Filtern Sie das Zahlungsjournal am Ende einer Schicht auf Ihren Zeitraum (und über den Teamfilter auf sich selbst) und vergleichen Sie die Summen mit Ihrer Kasse und dem Abschluss des Kartenterminals. Weil jede Zahlung das erfassende Teammitglied und eine Referenz trägt, lassen sich Abweichungen leicht auf eine bestimmte Transaktion zurückführen.
Die meisten Zahlungen werden direkt auf dem Gastkonto über Zahlung erfassen gebucht. Restaurantrechnungen, die an der Kasse beglichen und auf ein Zimmer gebucht werden, fließen ebenfalls in das Gastkonto des Gastes.
Eine Zahlung zu erfassen erfordert die Berechtigung billing.recordPayment. Gastkonten und das Zahlungsjournal anzusehen erfordert billing.view. Siehe Benutzer und Rollen.