Benutzer und Rollen
Jede Person, die in Veridien arbeitet, muss Mitglied einer Unterkunft sein, und jedes Mitglied bekommt eine Rolle. Die Rolle ist ein benanntes Bündel von Berechtigungen, das entscheidet, welche Teile des Systems diese Person öffnen und welche Aktionen sie ausführen kann. Eine Reinigungskraft muss keine Gastkonten sehen. Ein Nachtauditor muss keine Ratenpläne bearbeiten. Rollen geben jedem Mitglied genau den Zugriff, den es braucht, und nicht mehr.
Team und Rollen verwalten Sie auf der Seite Team, die in der Seitenleiste unter der Gruppe Unterkunft steht. Berechtigungen gelten immer nur für eine Unterkunft: Ein Mitglied, das Sie einer Unterkunft hinzufügen, bekommt nicht automatisch Zugriff auf eine andere.
Wer das Team verwalten darf
Mitglieder einzuladen, Rollen zu ändern und Rollen anzulegen oder zu bearbeiten erfordert die Berechtigungen Teammitglieder verwalten und Rollen und Berechtigungen verwalten. Die eingebauten Rollen Eigentümer der Unterkunft und Manager enthalten sie. Wenn Sie die hier beschriebenen Bedienelemente nicht sehen, erlaubt Ihre Rolle keine Teamverwaltung.
Beim Anlegen einer Unterkunft legt Veridien fünf eingebaute Rollen an. Sie können sie so zuweisen, wie sie sind, die unteren vier bearbeiten oder sie als Vorlage für eigene Rollen nutzen.
| Rolle | Was sie darf |
|---|---|
| Eigentümer der Unterkunft | Voller, uneingeschränkter Zugriff auf jedes Modul und jede Einstellung. Diese Rolle ist gesperrt und lässt sich nicht bearbeiten, umbenennen, entfernen oder neu vergeben. |
| Manager | Voller operativer Zugriff auf Reservierungen, Rezeption, Abrechnung, Housekeeping, Raten, Analysen und Teamverwaltung. |
| Rezeptionsmitarbeiter | Reservierungen und Gäste ansehen und anlegen, Gäste ein- und auschecken, Zimmer zuweisen, Gastkonten ansehen sowie Zimmer, Raten und Housekeeping-Status ansehen. |
| Housekeeping | Zimmer, Gäste und Reservierungen ansehen sowie den Zimmerstatus aktualisieren und Housekeeping-Zuweisungen bearbeiten. |
| Nachtauditor | Finanzielle Durchsicht zum Tagesende, Abrechnung und Auswertung: Reservierungen ansehen und anlegen, Gäste ein- und auschecken, Gebühren hinzufügen und Zahlungen erfassen sowie Auslastungs-, Finanz- und Umsatzberichte ansehen. |
Wer eine Unterkunft anlegt, bekommt automatisch die Rolle Eigentümer der Unterkunft. Jede Unterkunft hat genau einen Eigentümer, deshalb lässt sich diese Rolle weder entfernen noch an eine eigene Rolle übergeben.
Sie laden Personen per E-Mail ein. Veridien schickt ihnen einen Link zum Annehmen; sobald sie annehmen, werden sie Mitglied der Unterkunft mit der Rolle, die Sie gewählt haben.
- Öffnen Sie Team in der Gruppe Unterkunft der Seitenleiste.
- Scrollen Sie zum Abschnitt Teammitglied einladen.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein.
- Wählen Sie im Auswahlfeld eine Rolle. Die Rolle Eigentümer der Unterkunft wird hier bewusst nicht angeboten.
- Klicken Sie auf Einladung senden.
Die Einladung erscheint unter Offene Einladungen mit der zugewiesenen Rolle und einem Ablaufdatum. Einladungen gelten 7 Tage.
Kein separater Schritt zur Kontoeinrichtung
Sie geben nur E-Mail-Adresse und Rolle der eingeladenen Person ein, nicht ihren Namen oder ihr Passwort. Die Person legt Name und Zugangsdaten selbst fest, wenn sie die Einladung annimmt. Hat sie bereits ein Veridien-Konto, wird die Unterkunft beim Annehmen einfach zu diesem Konto hinzugefügt.
Jede offene Einladung hat zwei Aktionen:
- Erneut senden verschickt die Einladungs-E-Mail noch einmal und setzt die Frist von 7 Tagen zurück.
- Abbrechen widerruft die Einladung, sodass der Link nicht mehr genutzt werden kann.
Läuft eine Einladung ab, bevor sie angenommen wurde, wird sie mit dem Kennzeichen Abgelaufen angezeigt. Über Erneut senden stellen Sie einen frischen Link für 7 Tage aus.
Im Abschnitt Teammitglieder zeigt jedes Mitglied seinen Namen, seine E-Mail-Adresse, das Beitrittsdatum und ein Auswahlfeld für die Rolle. Um die Rolle zu ändern, wählen Sie darin eine neue Rolle. Die Änderung greift sofort beim nächsten Seitenaufruf der Person.
Der Eigentümer der Unterkunft wird statt eines Auswahlfelds mit einem festen Kennzeichen Eigentümer der Unterkunft angezeigt, weil diese Rolle nicht neu vergeben werden kann.
Um jemanden zu entfernen, klicken Sie auf das Papierkorbsymbol neben dem Eintrag unter Teammitglieder und bestätigen Sie. Die Person verliert sofort den Zugriff auf die Unterkunft. Sich selbst können Sie nicht entfernen, und den Eigentümer der Unterkunft auch nicht.
Berechtigungen sind in Veridien in Module gegliedert (zum Beispiel Reservierungen, Abrechnung und Gastkonten, Housekeeping, Raten und Preise). Innerhalb eines Moduls sind die Berechtigungen als Baum angeordnet: eine oberste Berechtigung zum Ansehen, darunter verschachtelt die spezielleren Aktionen.
Das Modul Abrechnung und Gastkonten sieht zum Beispiel so aus:
- Gastkonten und Gebühren ansehen
- Gebühren auf das Gastkonto buchen
- Zahlungen erfassen
- Preise überschreiben
- Gebühren stornieren
- Rechnungen erstellen und senden
Die untergeordneten Berechtigungen ergeben nur Sinn, wenn die übergeordnete Berechtigung zum Ansehen erteilt ist, erteilen Sie also zuerst die Ansehen-Berechtigung und aktivieren Sie dann die konkreten Aktionen, die eine Rolle braucht.
Der vollständige Satz an Modulen umfasst Unterkunft, Zimmer, Reservierungen, Gäste, Rezeption, Abrechnung und Gastkonten, Housekeeping, Raten und Preise, Analysen und Berichte, Services und Zusatzleistungen, Ausgaben und Gewinn, Gebühren, Audit-Log, Channel Manager, KI-Assistent, Restaurant, Revenue Intelligence, E-Mail-Vorlagen, Booking Engine, Zahlungen und Einstellungen.
Berechtigungen blockieren nicht nur Aktionen. Die Seitenleiste zeigt nur die Module, die eine Rolle ansehen darf, ein Mitglied im Housekeeping sieht also nie Gastkonten oder Ratenpläne, und ein Mitglied mit reinem Leserecht auf die Abrechnung sieht Gastkonten, aber nicht die Schaltflächen zum Buchen von Gebühren oder Erfassen von Zahlungen. So bleibt der Bildschirm jeder Person auf die Arbeit konzentriert, die sie tatsächlich macht.
Wenn die eingebauten Rollen nicht zu Ihrer Struktur passen (ein Duty Manager, ein Revenue Analyst, ein Reservierungsagent), bauen Sie sich eine eigene.
- Öffnen Sie Team und klicken Sie auf Eigene Rolle anlegen, oder gehen Sie in den eigenen Rolleneditor unter Einstellungen → Rollen und klicken Sie auf Neue Rolle.
- Geben Sie einen Rollennamen und optional eine Beschreibung ein.
- Beim Anlegen einer neuen Rolle können Sie über Aus Vorlage starten die Berechtigungen vorbelegen. Die Vorlagen sind Rezeption, Manager, Nur lesen und Voller Zugriff. Nehmen Sie die passendste und passen Sie sie an.
- Setzen Sie die Berechtigungen Modul für Modul. Jede Modulkarte hat einen Hauptschalter, der das ganze Modul ein- oder ausschaltet, und einzelne Kontrollkästchen für die verschachtelten Berechtigungen. Eine Berechtigungsübersicht ganz oben listet alles derzeit Aktivierte, sodass Sie die Rolle auf einen Blick prüfen können.
- Klicken Sie auf Rolle anlegen (oder beim Bearbeiten auf Änderungen speichern).
Eine Rolle darf nicht „Eigentümer der Unterkunft“ heißen; dieser Name ist reserviert, um Rechteausweitung zu verhindern.
Die Liste Rollen zeigt jede Rolle mit ihrer Beschreibung, der Anzahl aktivierter Berechtigungen, der Anzahl zugewiesener Mitglieder und einem Kennzeichen Standard für die eingebauten Rollen. Öffnen Sie jede Rolle außer Eigentümer der Unterkunft, um sie zu bearbeiten. Änderungen gelten für jedes Mitglied mit dieser Rolle.
Rollenänderungen betreffen alle mit dieser Rolle
Das Bearbeiten einer Rolle ändert den Zugriff für alle Mitglieder, die sie aktuell haben. Bevor Sie einer geteilten Rolle Berechtigungen nehmen, schauen Sie auf die Mitgliederzahl, damit Sie wissen, wen es trifft.
Eine kleine Unterkunft nimmt drei neue Mitarbeitende auf:
- Ein Rezeptionsmitarbeiter wird mit der Rolle Rezeptionsmitarbeiter eingeladen. Nach dem Annehmen sieht er das Dashboard der Rezeption, Reservierungen, Gäste und Gastkonten, aber keine Ratenpläne, Steuern oder Teameinstellungen.
- Eine Zimmerkraft wird mit der Rolle Housekeeping eingeladen und sieht nur Zimmer und Housekeeping-Status.
- Ein Duty Manager braucht alles, was die Rezeption hat, plus das Stornieren von Gebühren und das Bearbeiten von Raten, soll aber das Team nicht verwalten. Der Eigentümer überträgt die Manager-Vorlage in eine neue eigene Rolle, entfernt Teammitglieder verwalten und Rollen und Berechtigungen verwalten, speichert sie als „Duty Manager“ und weist sie zu.
Ändern sich Zuständigkeiten, stellen Sie die Rolle eines Mitglieds im Auswahlfeld um oder passen die Berechtigungen der Rolle an. Änderungen greifen beim nächsten Seitenaufruf des Mitglieds, ohne dass etwas neu eingerichtet werden muss.
- Unterkunftseinstellungen: Profil, Branding und Rechnungsangaben der Unterkunft konfigurieren.
- Grundbegriffe: wie Unterkünfte, Mitglieder und Rollen zusammenpassen.
- Erste Anmeldung: was ein neues Mitglied nach dem Annehmen einer Einladung sieht.