Rechnungsstellung
Eine Rechnung ist das formale Dokument, das Sie einem Gast oder einer Firma für den Aufenthalt geben. Das Gastkonto ist das laufende Arbeitskonto, die Rechnung ist der vorzeigbare Nachweis, der daraus entsteht. Sie legen Rechnungen nicht von Hand an: Veridien erstellt für jede Reservierung automatisch eine. Verwaltet werden sie unter Rezeption > Rechnungen.
Sobald eine Reservierung ein Gastkonto hat, erstellt Veridien dafür automatisch genau eine Rechnung. Es gibt keinen Schritt „Erzeugen“ und keinen Rechnungstyp zur Auswahl: Jede Rechnung ist eine vollständige Rechnung für den Aufenthalt. Sie wird als Entwurf angelegt und bekommt ihre Nummer im Moment der Erstellung.
Solange sie ein Entwurf ist, bleibt die Rechnung live: Ihr Inhalt wird bei jedem Öffnen neu aus dem Gastkonto berechnet, jede Gebühr und jede Zahlung, die Sie dem Gastkonto hinzufügen, ist also enthalten, ohne dass etwas neu erzeugt werden muss. Beim ersten Verlassen des Entwurfsstatus (Als versendet markieren oder Als bezahlt markieren) wird die Rechnung zu einem festen Beleg eingefroren. Ab da ändern sich ihre Zahlen nicht mehr, auch wenn das Gastkonto später bearbeitet wird.
Eine Rechnung pro Reservierung
Rechnungen entstehen nur, wenn die Rechnungsstellung für die Unterkunft aktiviert ist, und nie für ein Gastkonto, dessen Gebühren per Saldo ein Guthaben ergeben (ein Erstattungsfall). Sie haben immer höchstens eine Rechnung pro Reservierung.
Sie erreichen die Rechnung auf zwei Wegen:
- Rezeption > Rechnungen listet jede Rechnung der Unterkunft mit ihrem Status.
- Klicken Sie im Gastkonto der Reservierung in der Werkzeugleiste auf Rechnung ansehen, um die Rechnung für diesen Aufenthalt zu öffnen.
Jede Rechnung bekommt bei der Erstellung eine fortlaufende Nummer. Die Nummer wird automatisch vergeben und lässt sich nicht von Hand setzen, damit Ihre Nummerierung für steuerliche Zwecke lückenlos bleibt. Eine stornierte oder übersprungene Rechnung hinterlässt schlicht eine Lücke, das ist zulässig.
Standardmäßig ist die Nummer eine schlichte, mit Nullen aufgefüllte Folge: 0001, 0002, 0003 und so weiter. Das Format können Sie im Design Studio für Rechnungen anpassen (siehe unten):
- Ein Präfix ergänzen, zum Beispiel
INV. - Das Jahr aufnehmen, was Nummern wie
INV-2026-0001ergibt. Ist das Jahr enthalten, beginnt die Folge zu jedem Kalenderjahr neu; ohne Jahr läuft sie durch, damit schlichte Nummern über Jahre hinweg nie kollidieren. - Die Auffüllbreite der Folge ändern.
Eine Formatänderung wirkt nur auf danach erstellte Rechnungen. Eine bereits vergebene Nummer wird nie überschrieben.
Jede Rechnung hat einen Status, der in der Rechnungsliste angezeigt wird:
- Entwurf - erstellt, noch nicht versendet, noch live am Gastkonto.
- Versendet - an den Gast zugestellt oder von Hand als versendet markiert. Die Zahlen sind jetzt eingefroren.
- Bezahlt - als bezahlt markiert.
- Storniert - aufgehoben. Stornierte Rechnungen bleiben durchgestrichen in der Liste, damit der Nachweis nie verloren geht.
Den Status ändern Sie über das Aktionsmenü (das Drei-Punkte-Menü) in jeder Rechnungszeile: Als versendet markieren (aus Entwurf), Als bezahlt markieren (aus Entwurf oder Versendet) und Rechnung stornieren. Eine stornierte Rechnung lässt sich weder versenden noch ändern.
- Öffnen Sie in der Rechnungsliste das Aktionsmenü der Rechnung und wählen Sie E-Mail senden.
- Als Empfänger ist die hinterlegte E-Mail-Adresse des Gastes vorbelegt. Fehlt sie, erscheint ein Hinweis und Sie können eine Adresse eintippen.
- Klicken Sie auf Rechnung senden.
Veridien verschickt die Rechnung als PDF-Anhang. Der Versand hält außerdem Empfänger und Zeitpunkt fest und setzt eine Rechnung im Entwurf automatisch auf Versendet.
Über das Aktionsmenü jeder Rechnung können Sie außerdem:
- PDF ansehen - die gerenderte Rechnung öffnen.
- PDF herunterladen - eine Kopie auf Ihrem Rechner speichern.
- Drucken - das PDF zum Drucken öffnen, für Gäste, die beim Check-out eine Papierkopie möchten.
Öffnen Sie das Design Studio für Rechnungen, um das Aussehen der Rechnungen zu bestimmen. Die Einstellungen gelten für jede Rechnung, die die Unterkunft erstellt, Sie legen sie also einmal fest. Eine Live-Vorschau aktualisiert sich beim Bearbeiten und entspricht dem erzeugten PDF.
- Vorlage - wählen Sie Standard oder Klassisch.
- Farben und Schriften - legen Sie Akzentfarbe und Typografie fest.
- Layout - legen Sie die Dichte (Kompakt, Normal oder Luftig), den Seitenrand sowie Größe und Ausrichtung des Logos fest.
- Logo - laden Sie das Logo Ihrer Unterkunft hoch (PNG, JPG oder WebP, bis 2 MB).
- Abschnitte - schalten Sie ein, welche Blöcke auf der Rechnung erscheinen.
- Inhalt - bearbeiten Sie Titel, Fußzeile und Zahlungshinweise und setzen Sie Variablen wie den Gastnamen dort ein, wo sie je Rechnung gefüllt werden sollen.
- Rechnungseinstellungen - legen Sie die Zahlungsfrist und das oben beschriebene Format der Rechnungsnummer fest.
Bearbeitungskosten sind keine Zuschläge für den Gast
Die Bearbeitungskosten einer Zahlungsmethode (etwa eine Kartengebühr) sind eine Händlerausgabe, die bei der Erfassung auf der Zahlung eingefroren wird. Sie werden dem Gast nie als Rechnungszeile hinzugefügt. Siehe Zahlungen und Ausgleich.
Rechnungen zu versenden, zu markieren und zu stornieren erfordert die Berechtigung billing.createInvoice. Die Rechnungsliste und die PDFs anzusehen erfordert billing.view. Siehe Benutzer und Rollen.
- Gastkonten - das Konto, aus dem Rechnungen entstehen.
- Zahlungen und Ausgleich - die Zahlungen hinter einer Rechnung erfassen.