Check-out
Der Check-out schließt den Aufenthalt eines Gastes ab. In Veridien können Sie beim Auschecken das Gastkonto prüfen, eine Schlusszahlung erfassen und die Abreise abschließen. Damit geht die Reservierung auf ausgecheckt, und das Zimmer geht als Schmutzig zurück an das Housekeeping, damit es für die nächste Anreise hergerichtet werden kann.
Für Check-outs brauchen Sie die Berechtigung Rezeption Check-in (frontDesk.checkIn), dieselbe Berechtigung wie für Check-ins. Siehe Benutzer und Rollen.
Eine Reservierung lässt sich nur auschecken, wenn sie gerade eingecheckt ist. Der Check-out-Dialog öffnet sich aus der Reservierung des Gastes; die für heute erwarteten Abreisen stehen im Dashboard in der Spalte Abreisen, wo ein Gast im Haus die Markierung Abreise fällig zeigt.
Die Kopfzeile des Dialogs lautet Check-out - [Gastname] und ist in zwei Teile geteilt: die Übersicht des Gastkontos und den Abschnitt Zahlung erfassen.
Die Übersicht des Gastkontos listet jede Gebühr des Aufenthalts auf, damit Sie sie vor dem Ausgleich mit dem Gast durchgehen können.
- Positionen erscheinen in einer Tabelle mit Datum, einer Beschreibung (zum Beispiel „Zimmergebühr - Nacht 1“) und dem Betrag, nach Datum sortiert.
- Gebühren gesamt summiert alle Positionen.
- Zahlungen, die bereits erfasst sind, stehen darunter, jeweils mit Methode und Referenz, und werden von der Summe abgezogen. Zahlungen gesamt summiert sie.
- Saldo zeigt, was übrig bleibt. Er ist mit (Offen) beschriftet und rot dargestellt, solange noch Geld aussteht, oder mit (Ausgeglichen), wenn das Gastkonto vollständig bezahlt ist.
Hat die Reservierung noch kein Gastkonto, weist der Dialog darauf hin, dass keines gefunden wurde; besteht ein Gastkonto ohne Gebühren, zeigt er „Keine Gebühren auf diesem Gastkonto“.
Gehen Sie die Gebühren mit dem Gast durch, vor allem Nebenleistungen jenseits der Zimmerrate. Stellt ein Gast eine Gebühr infrage, sehen Sie nach, woher sie kommt, bevor Sie etwas ändern; Korrekturen und Beanstandungen werden auf dem Gastkonto geklärt, nicht dadurch, dass die Zahlung beim Check-out ausgelassen wird.
Erfassen Sie die Schlusszahlung des Gastes im Abschnitt Zahlung erfassen:
- Betrag: Tragen Sie den gezahlten Betrag ein. Das Feld nimmt eine Zahl mit bis zu zwei Nachkommastellen an (zum Beispiel
120.00). - Methode: Wählen Sie, wie der Gast zahlt. Solange Ihre Unterkunft keine eigenen Zahlungsmethoden eingerichtet hat, stehen hier die eingebauten Methoden Bar, Karte und Banküberweisung; sobald ein Inhaber eigene Zahlungsmethoden anlegt, ersetzen diese den eingebauten Satz.
- Referenz: optionaler Freitext für eine Belegnummer, die letzten Ziffern einer Karte oder eine Überweisungsreferenz.
Während Sie einen Betrag eintippen, rechnet der Dialog den verbleibenden Saldo gegen die Summe des Gastkontos neu. Für einen Check-out müssen Sie keine Zahlung erfassen (etwa bei einem vollständig vorausbezahlten Aufenthalt mit Saldo null), aber jeden offenen Saldo sollten Sie hier kassieren und erfassen.
Eine Zahlung wird nur gespeichert, wenn sowohl Betrag als auch Methode angegeben sind. Ein Betrag ohne gewählte Methode bucht keine Zahlung.
Klicken Sie auf Auschecken, um abzuschließen. Veridien erledigt dann in einem Schritt:
- Erfasst die Zahlung, falls Sie eine eingetragen haben.
- Setzt die Reservierung und ihre Unterbringung auf ausgecheckt.
- Setzt das Zimmer auf Schmutzig, damit das Housekeeping es herrichten kann, und protokolliert diesen Statuswechsel.
- Schreibt den Check-out in das Audit-Log und benachrichtigt das Rezeptionsteam.
Ist eine gültige E-Mail-Adresse des Gastes hinterlegt, versendet Veridien außerdem automatisch eine Bitte um eine Bewertung nach dem Aufenthalt. Das Zimmer erscheint danach als Schmutzig in der Zimmerverwaltung und in der Warteschlange des Housekeepings; siehe Zimmerkontrollen.
Deckt der erfasste Betrag den Saldo nicht vollständig, zeigt der Dialog eine Warnung:
Offener Saldo: [Betrag]. Der Gast reist mit unbezahlten Gebühren ab.
Die Schaltfläche Auschecken wird dann zu einer zweistufigen Bestätigung. Beim ersten Klick ändert sich die Beschriftung zu Auschecken mit Saldo bestätigen; zum Fortfahren müssen Sie erneut klicken. Diese Sicherung gibt es, damit nie versehentlich ein Gast mit unbezahlten Gebühren ausgecheckt wird.
Checken Sie einen Gast nicht mit offenem Saldo aus, solange Ihre Leitung das nicht genehmigt hat. Ist der Gast erst weg, wird der Rest deutlich schwerer einzutreiben. Kassieren oder erfassen Sie zuerst die volle Zahlung, oder holen Sie eine ausdrückliche Freigabe ein, bevor Sie mit Saldo bestätigen.
Ein Aufenthalt lässt sich auch auschecken, indem Sie auf der Detailseite der Reservierung den Buchungsstatus auf Ausgecheckt setzen. Diese Abkürzung wendet dieselben Regeln an wie der Dialog:
- Sie verlangt dasselbe ausgeglichene Gastkonto. Ein Gastkonto gilt erst dann als ausgeglichen, wenn jede Währung darauf auf null aufgeht, ein Restsaldo in einer Währung blockiert die Abkürzung also selbst dann, wenn eine andere Währung überzahlt ist.
- Sie löst dieselben Folgen aus: Reservierung und Unterbringung gehen auf ausgecheckt, das Zimmer wechselt auf Schmutzig mit einem Eintrag im Zimmerstatus-Protokoll, und der Zeitstempel des Check-outs wird gesetzt.
- Ein unzulässiger Statuswechsel wird strikt abgelehnt und lässt sich nicht übergehen.
Zwei Dinge unterscheiden sich. Die Bestätigung fühlt sich anders an: Der Dialog warnt sanft und beschriftet seine Schaltfläche in Auschecken mit Saldo bestätigen um, während das Statusmenü eine eigene Rückfrage Trotzdem auschecken? zeigt. Und das Statusmenü kann keine Zahlung erfassen, ein offenes Gastkonto muss also zuerst auf der Seite des Gastkontos bezahlt oder die Prüfung bewusst übergangen werden.
Die Saldowarnung aus Gewohnheit wegklicken. Die zweistufige Schaltfläche hat einen Grund. Wenn Sie „Auschecken mit Saldo bestätigen“ sehen, halten Sie inne und kassieren Sie den Rest, sofern die Leitung nicht zugestimmt hat, ihn offen zu lassen.
Einen Betrag ohne Methode erfassen. Ohne gewählte Methode wird keine Zahlung gespeichert, der Saldo bleibt also stehen. Wählen Sie vor dem Bestätigen immer eine Zahlungsmethode.
Das Gastkonto nicht mit dem Gast durchgehen. Nehmen Sie sich einen Moment, um die Positionen zu überfliegen, bevor Sie sie vorlegen. Eine falsch gebuchte Gebühr an der Rezeption zu bemerken ist weit einfacher, als nach der Abreise eine Beanstandung zu klären.